Liquiditätsprognose erstellen: Schritte, Beispiel und die Fallstricke

Die dritte Woche des Monats. Der Lohnlauf steht bereit, die Umsatzsteuervorauszahlung des Quartals ist nächste Woche fällig und Ihr größter Kunde hat die Rechnung vom letzten Monat noch nicht bezahlt. Sie öffnen die Banking-App und versuchen, im Kopf auszurechnen, ob es passt.

Meistens passt es. Manchmal knapp nicht, und das merken Sie erst, wenn es zu spät ist, um noch etwas zu verschieben. Eine Liquiditätsprognose nimmt Ihnen dieses Kopfrechnen ab. In diesem Artikel lesen Sie, wie Sie eine erstellen, mit einem ausgefüllten Beispiel über sechs Monate, wo es fast immer schiefgeht und wie Sie sie aus Ihrer Buchhaltung ziehen statt aus Excel.

Was eine Liquiditätsprognose ist und was nicht

Eine Liquiditätsprognose ist eine Übersicht darüber, was in den kommenden Monaten hereinkommt und was hinausgeht, mit dem Saldo pro Monat, der übrig bleibt. Sie betrifft das Geld auf dem Konto, nicht den Gewinn. Ihre Gewinn- und Verlustrechnung sagt, ob Sie Gewinn machen; Ihre Liquiditätsprognose sagt, ob Sie Ende Januar die Umsatzsteuer zahlen können.

Genau dieser Unterschied macht sie nötig. Ein profitables Unternehmen kann in einem schlechten Monat trotzdem unter null rutschen, zum Beispiel weil ein großer Kunde spät zahlt, während die Löhne einfach weiterlaufen.

Verwechseln Sie sie auch nicht mit einem Liquiditätsbudget. Das erstellen Sie einmal im Jahr, als Plan. Die Prognose aktualisieren Sie laufend auf Basis dessen, was jetzt tatsächlich offen ist: ein Ausblick über ein paar Monate, den Sie regelmäßig auffrischen.

Erstellen Sie sie in fünf Schritten

1. Beginnen Sie beim heutigen Saldo. Zählen Sie Ihre Bankkonten zusammen, einschließlich des Sparkontos. Ein G-Konto rechnen Sie nur für die Umsatzsteuer und Lohnsteuer mit, die Sie davon zahlen dürfen. Das ist Ihr Anfangssaldo für den ersten Monat.

2. Tragen Sie die Einnahmen pro Monat ein. Beginnen Sie mit dem, was Sie bereits wissen: die offenen Ausgangsrechnungen, in dem Monat, in dem Sie die Zahlung erwarten. Rechnen Sie mit Ihrer tatsächlichen Zahlungsfrist, nicht mit der Frist auf der Rechnung. Zahlen Ihre Kunden im Schnitt nach 41 Tagen, dann fällt eine Rechnung von Ende Oktober in den Dezember. Ergänzen Sie danach den Umsatz, den Sie noch in Rechnung stellen werden.

3. Tragen Sie die Ausgaben pro Monat ein. Offene Eingangsrechnungen zu ihrem Fälligkeitsdatum, die Löhne, die Fixkosten wie Miete, Versicherungen und Software und die Tilgungen auf Darlehen. Vergessen Sie die Steuern nicht: die Umsatzsteuer pro Quartal, die Lohnsteuer pro Monat und die Körperschaftsteuervorauszahlung.

4. Fügen Sie die einmaligen Posten hinzu. Eine Investition, das Urlaubsgeld im Mai, eine Dividendenausschüttung. Gerade diese Posten entscheiden über eine Prognose, weil Sie sie in den Monatszahlen des vergangenen Jahres nicht wiederfinden.

5. Rollen Sie den Saldo fort. Anfangssaldo plus Einnahmen minus Ausgaben ergibt den Endsaldo, und das ist der Anfangssaldo des nächsten Monats. Legen Sie eine Untergrenze fest, den Betrag, unter den Sie nicht kommen wollen, und schauen Sie, in welchem Monat Sie sie erreichen.

Ein ausgefülltes Beispiel

Ein Großhandel mit einem Anfangssaldo von 68.200 Euro, die kommenden sechs Monate, fiktive Zahlen. Die Umsatzsteuer läuft pro Quartal: Ende Oktober für das dritte Quartal, Ende Januar für das vierte.

Oktober und Januar sind beide Umsatzsteuermonate, doch sie enden ganz unterschiedlich. Der Oktober fängt die Zahlung auf. Im Januar fällt sie mit einem schwächeren Dezember zusammen, und der Saldo sinkt auf 28.200 Euro.

Wenn Sie eine Untergrenze von 30.000 Euro ansetzen, dann wissen Sie jetzt schon, im Oktober, dass der Januar knapp wird. Und dann ist noch Zeit, eine Zahlung zu verschieben, einen Kunden früher zahlen zu lassen oder den Kreditrahmen vorab zu regeln. Das ist der Wert einer Prognose. Nicht die Zahl selbst, sondern der Vorsprung von mehreren Monaten.

Wo es fast immer schiefläuft

Einen guten Monat fortschreiben. Im September kamen drei große Rechnungen gleichzeitig herein. Nehmen Sie diesen Monat als Grundlage für die kommenden sechs, dann rechnen Sie sich reich. Schauen Sie auf einen längeren Zeitraum und nehmen Sie die Ausreißer heraus.

Die Steuern vergessen. Die Umsatzsteuer ist kein Kostenposten, deshalb taucht sie in Ihren Monatszahlen nicht auf. Die Lohnsteuer steckt zwar in Ihren Lohnkosten, aber Sie zahlen sie einen Monat später. In Ihre Prognose gehören beide, zu dem Zeitpunkt, an dem Sie sie abführen. Das Beispiel oben zeigt, was eine einzige Quartalszahlung mit einem Saldo macht.

Gewinn und Geld durcheinanderbringen. Abschreibungen kosten kein Geld, eine Investition schon. Umsatz ist erst Geld, wenn die Rechnung bezahlt ist. Und Lagerbestand, den Sie einkaufen, ist Geld, das weg ist, auch wenn er noch im Lager liegt. Eine Prognose rechnet mit Zahlungen, nicht mit Buchungen.

Sie nur einmal erstellen. Die Prognose vom Oktober stimmt im Dezember schon nicht mehr, denn seitdem wurde fakturiert, bezahlt und bestellt. Eine Prognose, die Sie nicht aktualisieren, entfernt sich immer weiter von der Wirklichkeit. Deshalb landen so viele Excel-Prognosen nach drei Monaten in einer Schublade.

Holen Sie sie aus Ihrer Buchhaltung statt aus Excel

Alles, was Sie in den fünf Schritten eintragen, steht bereits in Ihrer Buchhaltung: der Bankbestand, die offenen Rechnungen mit ihren Fälligkeitsdaten, das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden und die Fixkosten der letzten Monate. Mit Exact AI Connect, oder der Variante für AFAS und Twinfield, macht Claude daraus eine Liquiditätsprognose als Dashboard.

Das Dashboard startet von Ihrem aktuellen Bestand und Ihren offenen Posten. Danach rechnet es sechs Monate voraus auf dem Niveau der letzten sechs vollständigen Monate, ohne diesen einen Ausreißer fortzuschreiben. Mit Reglern für Umsatzwachstum, Kosten, Zahlungsfrist und Investitionen rechnen Sie Ihre eigenen Szenarien durch.

Der größte Unterschied zu Excel liegt in Schritt fünf: dem Aktualisieren. Jedes Mal, wenn Sie das Dashboard öffnen, stehen die Zahlen des Moments darin. Was es nicht tut, ist ein Budget für Sie ausfüllen. Es rechnet mit dem, was in Ihrer Buchhaltung steht, und mit den Annahmen, die Sie selbst festlegen, und diese Annahmen stehen ausklappbar beim Rechenmodell.

Wie Sie eine solche Übersicht selbst abrufen und speichern, steht Schritt für Schritt in Dashboards erstellen in Claude. Die anderen Übersichten, wie die Checkliste für Ihren Monatsabschluss, finden Sie bei den Finanz-Dashboards.

Wir finden, dass eine Prognose erst dann etwas wert ist, wenn Sie sie im dritten Monat noch immer öffnen. Deshalb sollten die Zahlen aus der Buchhaltung kommen und nicht aus einer Datei, die jemand pflegen muss.

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Probieren Sie diese Fragen in Ihrem eigenen KI-Assistenten

• "Erstelle eine Liquiditätsprognose für die kommenden sechs Monate auf Basis meines Bankbestands, meiner offenen Rechnungen und meiner Fixkosten."
• "In welchem Monat sinkt mein Bestand unter 30.000 Euro, und wodurch?"
• "Was passiert mit der Prognose, wenn meine Kunden zehn Tage später zahlen?"
• "Welche offenen Verkaufsrechnungen gehen angesichts des Zahlungsverhaltens dieser Kunden wahrscheinlich erst nach dem Fälligkeitsdatum ein?"

Vorteile und Hinweise

Vorteile einer Prognose aus Ihrer Buchhaltung: Sie ist immer aktuell, sie rechnet mit dem tatsächlichen Zahlungsverhalten Ihrer Kunden statt mit der Frist auf der Rechnung, und Sie sehen einen knappen Monat kommen, während Sie noch etwas daran ändern können.

Hinweise: Die Prognose ist nur so gut wie das, was in Ihrer Buchhaltung steht, also sehen Sie eine Bank, die eine Woche hinterherhinkt, oder noch nicht verbuchte Rechnungen im Ergebnis wieder. Einmalige Posten, die noch nirgends stehen, wie eine geplante Investition, fügen Sie selbst mit den Reglern hinzu. Und das Dashboard setzt das Analytics-Abonnement sowie ein kostenpflichtiges Claude-Abonnement voraus, denn darauf läuft es. Mit Essentials stellen Sie wohl Fragen zu Ihrer Buchhaltung und erhalten die Antwort im Gespräch, ohne Dashboard.