Liquiditätsplanung: Beispiel, Aufbau und der Unterschied zur Prognose

Der November ist der Monat des Budgets. Der Umsatz für das kommende Jahr steht auf dem Papier, die Kosten sind durchgerechnet und unter dem Strich steht ein ordentlicher Gewinn.

Trotzdem hat die Bank, dein Steuerberater oder deine eigene Ruhe im März wenig von diesem Dokument. Dafür brauchst du eine Liquiditätsplanung: dieselben Pläne, übersetzt in das, was pro Monat auf deinem Bankkonto passiert. In diesem Artikel liest du, wie du sie aufstellst, mit einem ausgefüllten Beispiel, das du übernehmen kannst, den Posten, die fast immer vergessen werden, und wie du sie anschließend neben deine tatsächlichen Zahlen legst.

Der Unterschied zu einer Erfolgsplanung und einer Prognose

Eine Erfolgsplanung dreht sich um Umsatz und Kosten und endet mit einem Ergebnis. Eine Liquiditätsplanung dreht sich um Einnahmen und Ausgaben und endet mit einem Bankguthaben. Der Unterschied liegt im Zeitpunkt und in Posten, die zwar Geld kosten, aber keine Kosten sind.

Der Umsatz vom Januar kommt im Februar oder März herein. Eine Investition steht in der Erfolgsplanung nur als Abschreibung, geht aber in einem Mal vom Konto. Und die Umsatzsteuer kommt in der Erfolgsplanung gar nicht vor, während du sie jedes Quartal auf dem Konto wiedersiehst.

Eine Liquiditätsprognose ist wieder etwas anderes: die aktualisierte Erwartung für die kommenden Monate, auf Basis dessen, was aktuell tatsächlich offensteht. Die Planung erstellst du einmal, die Prognose aktualisierst du immer wieder. Dieser Artikel behandelt die Planung, den Jahresplan.

Von der Erfolgsplanung zum Bankkonto

Beginne mit deiner Erfolgsplanung pro Monat und lege drei Korrekturen darüber.

Verschiebe die Zahlungsfristen. Verschiebe den Umsatz um die Anzahl Tage, die deine Kunden im Durchschnitt zum Bezahlen brauchen, und den Einkauf um die Frist, die du bei deinen Lieferanten einhältst. Zahlen Kunden nach 40 Tagen, dann kommt der Großteil des Umsatzes vom Januar im Februar herein, und eine Rechnung von Ende Januar erst im März.

Füge hinzu, was zwar Geld ist, aber keine Kosten. Investitionen zu dem Zeitpunkt, an dem du sie bezahlst, Tilgungen von Darlehen, die Umsatzsteuerabführung pro Quartal, die vorläufige Veranlagung der Körperschaftsteuer und eine mögliche Dividendenausschüttung oder Privatentnahme.

Nimm heraus, was zwar Kosten sind, aber kein Geld. Abschreibungen fallen weg. Das Urlaubsgeld verschiebt sich: In deiner Gewinn- und Verlustrechnung reservierst du jeden Monat ein Zwölftel, auf dem Konto geht es in einem Mal im Mai ab.

Was übrig bleibt, ist pro Monat eine Liste mit Einnahmen und Ausgaben, eine Nettoveränderung und ein Endsaldo, der in den nächsten Monat übergeht.

Ein ausgefülltes Beispiel, erstes Halbjahr

Ein Großhandel mit einem Anfangssaldo von 40.000 Euro am 1. Januar, fiktive Zahlen. In der Erfolgsplanung steht ein gesunder Gewinn. Schau, was auf dem Konto passiert.

Der Umsatz wächst jeden Monat und das Unternehmen ist profitabel. Trotzdem steht das Konto von April bis Juni im Minus. Drei Posten fallen zusammen: der Lieferwagen im März, die Umsatzsteuerabführung im April und das Urlaubsgeld im Mai. Keiner der drei ist eine Überraschung, aber ohne Liquiditätsplanung siehst du sie erst, wenn sie vom Konto abgehen.

Deshalb erstellst du sie im November. Jetzt kannst du noch wählen: den Lieferwagen im Juli statt im März, einen Kreditrahmen von 25.000 Euro einrichten, bevor du ihn brauchst, oder die Zahlungsfrist deiner größten Kunden verschärfen. Im April gibt es diese Wahl nicht mehr.

Die Posten, die fast jeder vergisst

• Umsatzsteuer pro Quartal. Viermal im Jahr ein Ausreißer, und im Januar fällt er mit einem oft trägen Dezember zusammen.
• Urlaubsgeld im Mai. Etwa 8 Prozent des Bruttolohns über ein ganzes Jahr, in einem einzigen Monat.
• Vorläufiger Körperschaftsteuerbescheid. Pro Monat oder auf einmal, je nachdem wie du zahlst.
• Jährliche Prämien und Lizenzen. Versicherungen, Softwareverträge und Mitgliedschaften, die auf einmal abgebucht werden.
• Dividende und Privatentnahmen. Stehen in keiner Betriebsplanung, wohl aber auf dem Konto.
• Tilgungen. Die Zinsen sind ein Kostenposten, die Tilgung nicht, und gerade Letztere ist oft der größere Betrag.

Vergleiche die Planung mit der Wirklichkeit

Eine Planung, die du im November erstellst und im Dezember weglegst, hat wenig Sinn. Der Wert liegt im Vergleich: jeden Monat die tatsächlichen Zahlen neben dem Plan, und schauen, wo es abweicht.

Läuft der Umsatz der Planung voraus, aber das Saldo hinterher, dann zahlen deine Kunden langsamer als du angenommen hattest. Das ist ein Signal, auf das du reagieren solltest, und nicht etwas, das du am Jahresende feststellst.

In Ihrem Buchhaltungsprogramm steht das Budget meistens pro Sachkonto pro Periode, also als Betriebsbudget. Steht es dort, dann stellt das Liquiditätsdashboard Budget und Ist-Werte nebeneinander, nur für die Monate, für die Sie ein Budget eingegeben haben. Außerdem zeigt es die Prognose Ihres Saldos für die kommenden Monate. So sehen Sie in einer Übersicht, ob das Ergebnis planmäßig läuft und was das Geld macht.

Das Dashboard läuft in Claude, verbunden über Exact AI Connect oder die Variante für AFAS und Twinfield. Steht kein Budget in Ihrem Programm, dann bleibt die Budgetkarte leer mit einer Erklärung dazu, statt mit Nullen.

Dieser Vergleich ist natürlich nur so gut wie die Zahlen darunter. Wollen Sie sich dessen sicher sein, bevor Sie vergleichen, dann prüft die Checkliste für Ihren Monatsabschluss, ob der Monat vollständig ist und ob die Bilanz stimmt. Beide Übersichten finden Sie bei den Finanzdashboards.

Wir finden, dass ein Budget kein Jahresdokument ist, sondern ein Maßstab. Wer es jeden Monat neben die Zahlen legt, steuert im März nach, statt sich im Dezember zu wundern.

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• "Stelle mein Budget für dieses Jahr pro Monat neben die tatsächlichen Zahlen und zeige die größten Abweichungen oben an."
• "Welche einmaligen Ausgaben der vergangenen zwölf Monate sollte ich in das Budget für nächstes Jahr aufnehmen?"
• "Wie viel Umsatzsteuer habe ich im vergangenen Jahr pro Quartal abgeführt und wie viel Urlaubsgeld im Mai?"
• "Wie lang ist die durchschnittliche Zahlungsfrist meiner Kunden und meiner Lieferanten über die letzten sechs Monate?"

Vorteile und Hinweise

Vorteile eines Liquiditätsbudgets: Sie sehen knappe Monate ein halbes Jahr im Voraus, Sie können eine Investition oder einen Kreditantrag begründen und Sie haben einen Maßstab, den Sie dem Rest des Jahres gegenüberstellen können.

Hinweise: Ein Budget ist so gut wie die Annahmen dahinter, besonders die Zahlungsfrist Ihrer Kunden. Nehmen Sie diese aus Ihrer Buchhaltung statt aus Ihren allgemeinen Geschäftsbedingungen. Der Vergleich mit der Wirklichkeit funktioniert nur, wenn Ihr Budget pro Periode in Ihrem Buchhaltungsprogramm steht. Und für das Dashboard benötigen Sie das Analytics-Abonnement und ein kostenpflichtiges Claude-Abonnement.