ChatGPT zet je cijfers om in een grafiek of overzicht, direct in het gesprek. Zo zie je je openstaande posten, cashflow of marge in één oogopslag, zonder zelf iets in te richten. Je vraagt het in gewone taal en stuurt bij tot het klopt.
Van antwoord naar grafiek
Een losse vraag of analyse geeft je een antwoord in het gesprek. Een grafiek of overzicht gaat een stap verder: ChatGPT zet je cijfers om in een beeld dat je in één oogopslag begrijpt, zoals je openstaande posten per ouderdom, je cashflow per maand of je marge per productgroep. Je vraagt het in gewone taal, zonder zelf iets in te richten of te exporteren.
Een grafiek is een momentopname van het moment dat je hem opvraagt. Wil je verse cijfers, dan vraag je ChatGPT om hem opnieuw te maken met je actuele administratie.
Zo maak je een grafiek of overzicht
Je hoeft niets in te richten of te programmeren. Je beschrijft in gewone taal wat je wilt zien, en stuurt daarna bij tot het klopt.
1Vraag het in gewone taal. Bijvoorbeeld: "Maak een grafiek van mijn openstaande debiteuren, verdeeld naar ouderdom."
2ChatGPT maakt de grafiek. Die verschijnt in het gesprek, met de cijfers die op dat moment uit je administratie komen.
3Stuur bij in gewone taal. "Maak er een staafdiagram van", "voeg een tweede periode toe" of "toon alleen posten ouder dan 30 dagen". ChatGPT maakt een nieuwe versie.
4Vraag om verse cijfers wanneer je wilt. Een grafiek is een momentopname; vraag ChatGPT om hem opnieuw te maken met je actuele cijfers.
Zo ziet het eruit
Ter illustratie: je vraagt om een grafiek en ChatGPT zet hem in het gesprek, met de cijfers uit je administratie op dat moment.
Voorbeeld met fictieve cijfers.
Maak een grafiek van mijn openstaande debiteuren, verdeeld naar ouderdom.
Hier is je grafiek van de openstaande debiteuren per ouderdomscategorie. Het grootste deel is niet vervallen; ruim 5.000 euro staat 90 dagen of langer open.
Openstaande debiteuren naar ouderdom
€ 42.100
€ 12.400
€ 6.800
€ 5.500
Niet vervallen
1 tot 30 dgn
31 tot 60 dgn
90+ dgn
✓ Bron: live opgehaald uit Exact Online
Wat je kunt laten maken
Een paar grafieken en overzichten die goed werken. Je vraagt ze in gewone taal en past ze aan naar je eigen periodes, landen of productgroepen.
Openstaande posten
Je openstaande debiteuren verdeeld naar ouderdom of per land, zodat je in één oogopslag ziet waar het betaalrisico zit.
Voorbeeld: "Maak een grafiek van mijn openstaande debiteuren, verdeeld naar ouderdom en per land."
Cashflow-overzicht
Je verwachte in- en uitgaande geldstromen per maand in beeld, zodat je snel ziet waar het krap kan worden.
Voorbeeld: "Maak een overzicht van mijn verwachte cashflow per maand op basis van openstaande debiteuren en crediteuren."
Marge per productgroep
Je brutomarge per productgroep in een overzicht, zodat je snel ziet welke groepen sterk presteren en welke achterblijven.
Voorbeeld: "Maak een grafiek van mijn brutomarge per productgroep over dit jaar."
Van overzicht naar actie
Een grafiek of overzicht is niet alleen om naar te kijken. In hetzelfde gesprek kun je ChatGPT vragen om iets bij te werken of aan te maken in Exact Online. Hoe dat aanmaken en goedkeuren precies werkt, lees je in gegevens aanmaken en aanpassen in ChatGPT. Een paar voorbeelden vanuit een debiteurenoverzicht:
→"Zet voor de drie oudste openstaande posten een betalingsherinnering klaar."
→"Werk de betaaltermijn van De Vries Techniek bij naar 14 dagen."
→"Blokkeer Bakker Metaal voor nieuwe orders tot de openstaande facturen betaald zijn."
Zulke acties worden niet zomaar uitgevoerd. ChatGPT zet ze klaar als concept en jij keurt ze goed voordat er iets in je administratie verandert.
Goed om te weten: een grafiek of overzicht leest standaard alleen je cijfers. Een actie die iets bijwerkt of aanmaakt, komt altijd eerst als concept dat jij goedkeurt.
Veelgestelde vragen
Blijft mijn grafiek automatisch actueel?
Nee. Een grafiek is een momentopname van het moment dat je hem opvraagt. Wil je verse cijfers, dan vraag je ChatGPT om de grafiek opnieuw te maken met je actuele administratie.
Moet ik iets instellen of programmeren?
Nee. Je beschrijft in gewone taal wat je wilt zien en ChatGPT maakt de grafiek of het overzicht. Aanpassen doe je ook door het te vragen, bijvoorbeeld een andere periode of een ander type grafiek.
Kan ik de grafiek aanpassen nadat hij klaar is?
Ja. Vraag om een aanpassing, bijvoorbeeld "toon alleen posten ouder dan 30 dagen" of "maak er een staafdiagram van", en ChatGPT maakt een nieuwe versie.
Kan een grafiek iets wijzigen in mijn administratie?
Nee, een grafiek of overzicht leest alleen je cijfers. Wil je iets laten bijwerken of aanmaken, dan vraag je dat apart, en dat komt eerst als concept dat jij goedkeurt voordat het wordt vastgelegd.
Nog geen Exact AI Connect?
Koppel je Exact Online administratie aan je AI-assistent en stel je eerste vraag binnen een paar minuten. Je houdt bij elke actie zelf de controle.
.png){kind=icon}
.png?width=46&height=46&name=vecteezy_artificial-intelligence-ai-processor-chip-vector-icon-symbol_6662139%20(1).png){kind=icon}
