ChatGPT kan meer dan opvragen: je laat er ook facturen, boekingen en relaties mee aanmaken of aanpassen. Elke schrijfactie komt eerst als concept dat jij goedkeurt, dus er verandert nooit iets zonder jouw akkoord.
Lezen én laten doen
De meeste vragen aan je administratie lezen alleen: je vraagt iets op of laat iets analyseren, en er verandert niets. Maar je kunt ChatGPT ook iets laten aanmaken of aanpassen, denk aan een verkoopfactuur, een boeking of een nieuwe relatie. Dat noemen we een schrijfactie.
Het verschil zit in de controle. Een schrijfactie voert ChatGPT niet zomaar uit. ChatGPT zet eerst een concept klaar, dat jij bekijkt en goedkeurt. Pas daarna wordt het in Exact Online vastgelegd.
Er verandert nooit iets in je administratie zonder dat jij het eerst hebt gezien en goedgekeurd. Jij zet altijd de laatste stap.
Hoe een schrijfactie werkt
Van je vraag tot een vastgelegde boeking doorloop je steeds dezelfde vier stappen:
1Je vraagt het in gewone taal. Bijvoorbeeld: "Maak een verkoopfactuur voor klant Janssen BV."
2ChatGPT zet een concept klaar. Je ziet precies wat er zou worden vastgelegd: welke klant, welke regels, welke bedragen.
3Jij controleert het. Klopt het? Dan keur je het goed. Klopt er iets niet? Dan laat je het aanpassen of wijs je het af.
4Pas na jouw akkoord wordt het vastgelegd. Het concept wordt definitief in Exact Online geboekt.
Wat je kunt laten aanmaken of aanpassen
Hieronder voorbeelden van schrijfacties per onderwerp. Neem ze letterlijk over of pas ze aan naar je eigen klanten, artikelen en bedragen. Elk van deze acties komt eerst als concept klaar dat jij goedkeurt.
Boekingen
"Zet een inkoopboeking klaar voor een binnengekomen factuur."
Bereidt een inkoopboeking voor die jij goedkeurt.
"Verwerk mijn creditcardafschrift tot boekingen."
Zet je creditcardkosten klaar als boeking die jij goedkeurt.
"Boek de factuur van Van Dijk op grootboekrekening 4400."
Zet een inkoopboeking klaar op de door jou gekozen grootboekrekening.
"Zet een correctie klaar voor de laatste bankboeking van vandaag."
Bereidt een correctieboeking voor die jij goedkeurt.
Klanten en leveranciers
"Voeg bij Janssen BV een afleveradres toe: Industrieweg 5, Rotterdam."
Legt een extra adres vast bij een relatie.
"Wijzig de betalingstermijn van Janssen BV naar 30 dagen."
Past de betalingsconditie van een relatie aan.
"Leg een nieuwe leverancier vast met naam en adresgegevens."
Zet een nieuwe leverancier op in Exact Online.
"Wijzig het e-mailadres van De Vries naar info@devries.nl."
Werkt de contactgegevens van een relatie bij.
Verkoop- en inkooporders
"Zet een verkoopfactuur klaar voor Janssen BV."
Bereidt een verkoopfactuur voor die jij goedkeurt.
"Voeg artikel A1001 toe aan de offerte van De Vries."
Werkt een bestaande offerte bij met een extra regel.
"Zet een geaccepteerde offerte om naar een verkooporder."
Maakt in één keer een order van een offerte.
"Zet een inkooporder klaar bij Metaalhandel Bakker."
Bereidt een inkooporder voor die jij goedkeurt.
Voorraad en magazijn
"Leg een nieuw artikel vast: code SCH-M10, Schroef M10x30."
Maakt een nieuw artikel aan in Exact Online.
"Zet de minimumvoorraad van A1001 op 250 in magazijn Amsterdam."
Past de minimumvoorraad per magazijn aan.
"Wijzig de verkoopprijs van A1001 naar 24,95."
Past de verkoopprijs van een artikel aan.
"Boek een voorraadcorrectie voor A1001: 5 stuks eraf wegens breuk."
Zet een voorraadmutatie klaar die jij goedkeurt.
Tip: je kunt opvragen en aanmaken combineren in één vraag, bijvoorbeeld "Controleer de minimumvoorraad en zet de inkooporders klaar voor wat tekortschiet." ChatGPT doet de check en zet de bestellingen als concept klaar.
Jij houdt de controle
Bij elke schrijfactie bepaal jij wat er gebeurt. Een concept is precies dat: een voorstel dat pas telt als jij akkoord geeft.
Goedkeuren
Klopt het concept? Met je akkoord wordt het vastgelegd in Exact Online.
Aanpassen
Klopt er iets niet? Vraag om een aanpassing en ChatGPT maakt een nieuw concept.
Afwijzen
Wil je het toch niet? Dan wijs je het af en wordt er niets vastgelegd.
In je controlepaneel zie je in de activiteitenlogs precies terug wat er is aangemaakt of gewijzigd, en wanneer. Ook stel je daar in wat gebruikers mogen: je kunt per gebruiker bepalen welke acties zijn toegestaan. Meer over hoe we met je gegevens en rechten omgaan lees je in veilig werken met AI Connect.
Daarnaast vraagt ChatGPT je bij een schrijfactie steeds eerst om bevestiging voordat er iets wordt vastgelegd. Zo houd je bij elke stap zelf de regie over wat er in je administratie gebeurt.
Goed om te weten: de koppeling is zo gebouwd dat ChatGPT nooit zelfstandig definitief boekt. Elke schrijfactie wacht op jouw goedkeuring.
Veelgestelde vragen
Boekt ChatGPT zelf definitief in mijn administratie?
Nee. Bij een schrijfactie zet ChatGPT altijd eerst een concept klaar. Pas nadat jij het hebt goedgekeurd, wordt het vastgelegd in Exact Online.
Kan ik een concept nog aanpassen voordat ik het goedkeur?
Ja. Vraag gewoon om een wijziging, bijvoorbeeld een ander bedrag of een extra regel, en ChatGPT maakt een bijgewerkt concept dat je opnieuw kunt beoordelen.
Wat gebeurt er als ik een concept afwijs?
Dan wordt er niets vastgelegd. Een afgewezen concept verandert niets aan je administratie.
Zie ik terug wat er is aangemaakt of gewijzigd?
Ja. In je controlepaneel zie je in de activiteitenlogs precies welke acties er zijn uitgevoerd en wanneer.
Kan ik instellen wie schrijfacties mag uitvoeren?
Ja. In je controlepaneel bepaal je per gebruiker welke acties zijn toegestaan, zodat schrijfacties beperkt blijven tot wie ze mag uitvoeren.
Wat als ChatGPT iets verkeerd voorstelt?
Dan keur je het simpelweg niet goed. Omdat elke schrijfactie eerst als concept klaarkomt, gaat er nooit iets fout de administratie in zonder dat jij het hebt gezien.
Nog geen Exact AI Connect?
Koppel je Exact Online administratie aan je AI-assistent en stel je eerste vraag binnen een paar minuten. Je houdt bij elke actie zelf de controle.
.png){kind=icon}
.png?width=46&height=46&name=vecteezy_artificial-intelligence-ai-processor-chip-vector-icon-symbol_6662139%20(1).png){kind=icon}
