ChatGPT wandelt deine Zahlen in ein Diagramm oder eine Übersicht um, direkt im Gespräch. So siehst du deine offenen Posten, den Cashflow oder die Marge auf einen Blick, ohne selbst etwas einrichten zu müssen. Du fragst in normaler Sprache und passt an, bis es stimmt.
Von der Antwort zur Grafik
Eine einzelne Frage oder Analyse gibt dir eine Antwort im Gespräch. Eine Grafik oder Übersicht geht einen Schritt weiter: ChatGPT wandelt deine Zahlen in ein Bild um, das du auf einen Blick verstehst, etwa deine offenen Posten nach Alter, deinen Cashflow pro Monat oder deine Marge pro Produktgruppe. Du fragst danach in normaler Sprache, ohne selbst etwas einzurichten oder zu exportieren.
Eine Grafik ist eine Momentaufnahme des Zeitpunkts, an dem du sie abrufst. Möchtest du frische Zahlen, dann bittest du ChatGPT, sie mit deiner aktuellen Buchhaltung neu zu erstellen.
So erstellst du eine Grafik oder Übersicht
Du musst nichts einrichten oder programmieren. Du beschreibst in normaler Sprache, was du sehen möchtest, und passt danach nach, bis es stimmt.
1Frag danach in normaler Sprache. Zum Beispiel: "Erstelle eine Grafik meiner offenen Debitoren, aufgeteilt nach Alter."
2ChatGPT erstellt die Grafik. Sie erscheint im Gespräch, mit den Zahlen, die in diesem Moment aus deiner Buchhaltung kommen.
3Passe in normaler Sprache nach. "Mach ein Balkendiagramm daraus", "füge einen zweiten Zeitraum hinzu" oder "zeige nur Posten, die älter als 30 Tage sind". ChatGPT erstellt eine neue Version.
4Frag nach frischen Zahlen, wann immer du möchtest. Eine Grafik ist eine Momentaufnahme; bitte ChatGPT, sie mit deinen aktuellen Zahlen neu zu erstellen.
So sieht es aus
Zur Veranschaulichung: Du bittest um eine Grafik und ChatGPT stellt sie ins Gespräch, mit den Zahlen aus deiner Buchhaltung in diesem Moment.
Beispiel mit fiktiven Zahlen.
Erstelle eine Grafik meiner offenen Debitoren, aufgeteilt nach Alter.
Hier ist deine Grafik der offenen Debitoren pro Alterskategorie. Der größte Teil ist nicht fällig; gut 5.000 Euro stehen 90 Tage oder länger offen.
Offene Debitoren nach Alter
€ 42.100
€ 12.400
€ 6.800
€ 5.500
Nicht fällig
1 bis 30 Tage
31 bis 60 Tage
90+ Tage
✓ Quelle: live abgerufen aus Exact Online
Was du erstellen lassen kannst
Ein paar Grafiken und Übersichten, die gut funktionieren. Du fragst sie in normaler Sprache ab und passt sie an deine eigenen Zeiträume, Länder oder Produktgruppen an.
Offene Posten
Deine offenen Debitoren aufgeteilt nach Alter oder pro Land, sodass du auf einen Blick siehst, wo das Zahlungsrisiko liegt.
Beispiel: "Erstelle eine Grafik meiner offenen Debitoren, aufgeteilt nach Alter und pro Land."
Cashflow-Übersicht
Deine erwarteten ein- und ausgehenden Geldströme pro Monat im Bild, sodass du schnell siehst, wo es knapp werden kann.
Beispiel: "Erstelle eine Übersicht meines erwarteten Cashflows pro Monat auf Basis offener Debitoren und Kreditoren."
Marge pro Produktgruppe
Deine Bruttomarge pro Produktgruppe in einer Übersicht, sodass du schnell siehst, welche Gruppen stark abschneiden und welche zurückbleiben.
Beispiel: "Erstelle eine Grafik meiner Bruttomarge pro Produktgruppe für dieses Jahr."
Von der Übersicht zur Aktion
Eine Grafik oder Übersicht ist nicht nur zum Ansehen da. Im selben Gespräch kannst du ChatGPT bitten, etwas in Exact Online zu aktualisieren oder anzulegen. Wie das Anlegen und Genehmigen genau funktioniert, liest du in Daten anlegen und anpassen in ChatGPT. Ein paar Beispiele aus einer Debitorenübersicht:
→"Bereite für die drei ältesten offenen Posten eine Zahlungserinnerung vor."
→"Aktualisiere die Zahlungsfrist von De Vries Techniek auf 14 Tage."
→"Sperre Bakker Metaal für neue Aufträge, bis die offenen Rechnungen bezahlt sind."
Solche Aktionen werden nicht einfach ausgeführt. ChatGPT bereitet sie als Entwurf vor und du genehmigst sie, bevor sich etwas in deiner Buchhaltung ändert.
Gut zu wissen: Eine Grafik oder Übersicht liest standardmäßig nur deine Zahlen. Eine Aktion, die etwas aktualisiert oder anlegt, kommt immer zuerst als Entwurf, den du genehmigst.
Häufig gestellte Fragen
Bleibt meine Grafik automatisch aktuell?
Nein. Eine Grafik ist eine Momentaufnahme des Zeitpunkts, an dem du sie abrufst. Möchtest du frische Zahlen, dann bittest du ChatGPT, die Grafik mit deiner aktuellen Buchhaltung neu zu erstellen.
Muss ich etwas einstellen oder programmieren?
Nein. Du beschreibst in normaler Sprache, was du sehen möchtest, und ChatGPT erstellt die Grafik oder die Übersicht. Anpassen geht ebenfalls durch Fragen, zum Beispiel einen anderen Zeitraum oder einen anderen Grafiktyp.
Kann ich die Grafik anpassen, nachdem sie fertig ist?
Ja. Bitte um eine Anpassung, zum Beispiel "zeige nur Posten, die älter als 30 Tage sind" oder "mach ein Balkendiagramm daraus", und ChatGPT erstellt eine neue Version.
Kann eine Grafik etwas in meiner Buchhaltung ändern?
Nein, eine Grafik oder Übersicht liest nur deine Zahlen. Möchtest du etwas aktualisieren oder anlegen lassen, dann fragst du das separat, und das kommt zuerst als Entwurf, den du genehmigst, bevor es festgehalten wird.
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