Manche Übersichten möchtest du nicht jeden Tag aufs Neue abrufen. Mit einer geplanten Aufgabe lässt du ChatGPT deine offenen Posten, Aufträge oder andere Übersichten in einem festen Rhythmus zusammenfassen, sodass sie bereitstehen, wenn du beginnst.
Arbeit, die sich selbst vorbereitet
Manche Übersichten möchtest du nicht jedes Mal aufs Neue abrufen. Deine offenen Posten jeden Morgen, eine Auftragsübersicht jeden Montag: Mit einer geplanten Aufgabe lässt du ChatGPT das in einem von dir gewählten Rhythmus automatisch zusammenfassen. Wenn du mit der Arbeit beginnst, steht es schon für dich bereit.
Geplante Aufgaben (in ChatGPT heißen sie Tasks) stellst du einmal ein, und ChatGPT führt sie danach von selbst zum gewählten Zeitpunkt aus: Informationen abrufen, eine Übersicht zusammenfassen oder etwas für dich im Auge behalten. Der Unterschied zu einer einzelnen Frage ist, dass es in einem festen Rhythmus geschieht, ohne dass du es jedes Mal anstößt. Möchtest du das Ergebnis lieber einmalig als Grafik sehen statt in einem Rhythmus? Dann schau bei Grafiken und Übersichten in ChatGPT erstellen.
Geplante Aufgaben funktionieren mit einem kostenpflichtigen ChatGPT-Plan. Sie laufen in der Cloud, also auch wenn dein Computer ausgeschaltet oder die App geschlossen ist.
Was eine geplante Aufgabe leistet und was nicht
Eine geplante Aufgabe ist dazu da, dich zu informieren, nicht um deine Buchhaltung selbstständig zu aktualisieren. Sie liest und fasst zusammen; möchtest du etwas erfassen oder versenden lassen, dann machst du das in einem normalen Gespräch, in dem du es freigibst.
Geschieht automatisch
Informationen abrufen, Übersichten zusammenfassen und etwas für dich überwachen. Das liest und bereitet vor und ändert nichts in deiner Buchhaltung.
Machst du in einem normalen Gespräch
Etwas in deiner Buchhaltung erfassen oder eine Mail versenden. Da eine geplante Aufgabe unbeaufsichtigt läuft, hältst du Schreibaktionen in einem Live-Gespräch, in dem du sie freigibst.
Du musst nichts programmieren. Du beschreibst in normaler Sprache, was geschehen soll und in welchem Rhythmus.
1Teste die Frage zuerst. Stelle die Frage einmal in einem normalen Gespräch, um zu sehen, ob die Übersicht stimmt. So weißt du sicher, dass auch die geplante Version gut läuft.
2Plane sie ein. Gehe zur Scheduled-Seite in der Seitenleiste und wähle den Typ: eine einmalige Aufgabe, eine wiederkehrende Aufgabe oder eine Überwachungsaufgabe. Danach wählst du den Rhythmus, von täglich oder wöchentlich bis zu einem Zeitfenster wie dem Morgen.
3ChatGPT führt sie automatisch aus. Zum gewählten Zeitpunkt ruft ChatGPT die angeforderten Informationen ab und schickt dir das Ergebnis per Benachrichtigung, auch wenn du nichts geöffnet hast.
4Verwalte alles auf der Scheduled-Seite. Dort siehst du deine anstehenden und abgeschlossenen Aufgaben und pausierst, bearbeitest oder löschst sie, wann immer du willst.
Was du einplanen lassen kannst
Ein paar Aufgaben, die in einem festen Rhythmus gut funktionieren. Du fragst sie in normaler Sprache ab und passt sie an deinen eigenen Zeitpunkt und Inhalt an.
Morgenübersicht offene Posten
Jeden Arbeitstag eine frische Übersicht deiner offenen Debitoren, sodass du den Tag mit einem Blick darauf beginnst, was hereinkommen soll.
Beispiel: "Stelle mir jeden Arbeitstag um 8:00 Uhr eine Übersicht meiner offenen Debitoren bereit."
Wöchentliche Auftragsübersicht
Jede Woche eine Übersicht deiner offenen Verkaufsaufträge und der erwarteten Lieferdaten, sodass du die Woche geplant beginnst.
Beispiel: "Erstelle jeden Montagmorgen eine Übersicht meiner offenen Verkaufsaufträge mit ihrem erwarteten Lieferdatum."
Signal bei überfälligen Rechnungen
Eine Überwachungsaufgabe, die täglich mitschaut und dir nur dann eine Benachrichtigung schickt, wenn eine große Rechnung das Fälligkeitsdatum überschreitet. So erfährst du es rechtzeitig, ohne selbst nachzuschauen.
Beispiel: "Gib mir täglich Bescheid, sobald eine offene Rechnung über 1.000 Euro das Fälligkeitsdatum überschreitet."
So legst du los
Beginne mit einer Übersicht, die du jetzt jeden Tag oder jede Woche manuell abrufst, zum Beispiel deine Morgenübersicht der offenen Posten. Stelle die Frage zuerst einmal, um zu sehen, ob das Ergebnis stimmt, plane sie dann ein und erweitere danach. Läuft eine Aufgabe nicht ganz so, wie du möchtest, dann passt du sie auf der Scheduled-Seite an.
Tipp: Du bist dir nicht sicher, was sinnvoll einzuplanen ist? Frag einfach, zum Beispiel "Welche wiederkehrenden Übersichten aus meiner Buchhaltung kann ich als geplante Aufgabe einrichten?"
Häufig gestellte Fragen
Wo richte ich geplante Aufgaben ein?
Auf der Scheduled-Seite in der Seitenleiste von ChatGPT, im Web und in der mobilen App. Geplante Aufgaben funktionieren mit einem kostenpflichtigen ChatGPT-Plan.
Muss mein Computer eingeschaltet sein, damit eine Aufgabe läuft?
Nein. Geplante Aufgaben laufen in der Cloud, also laufen sie in ihrem Rhythmus auch dann, wenn dein Computer ausgeschaltet oder die App geschlossen ist.
Kann eine geplante Aufgabe selbst etwas erfassen oder versenden?
Nein. Eine geplante Aufgabe liest deine Daten und fasst sie zusammen. Eine Schreibaktion hältst du in einem normalen Gespräch, in dem du sie freigibst, denn eine geplante Aufgabe läuft unbeaufsichtigt und dann ist niemand da, der zu diesem Zeitpunkt zustimmt.
Bekomme ich aktuelle Zahlen in einer geplanten Aufgabe?
Ja. Jeder Durchlauf ruft die Informationen zu dem Zeitpunkt ab, an dem die Aufgabe läuft, deine Übersicht ist also immer aktuell.
Kann ich eine Aufgabe anpassen oder stoppen?
Ja. Auf der Scheduled-Seite siehst du all deine Aufgaben und die früheren Durchläufe. Dort passt du den Rhythmus oder den Inhalt an oder stoppst eine Aufgabe.
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