Een betrouwbare boekhouding begint met een automatische verwerking van je webshoptransacties. Met de WooCommerce & Exact Online koppeling worden klanten en verkoopboekingen automatisch gesynchroniseerd, zodat je financiële administratie altijd actueel is en handmatig invoerwerk tot een minimum wordt beperkt. In dit artikel ontdek je hoe de financiële koppeling werkt en welke gegevens automatisch worden verwerkt.
Wat doet de koppeling precies?
Onze WooCommerce – Exact Online Financieel-koppeling zorgt voor een foutloze uitwisseling van gegevens tussen je webshop en je administratie. Dit gebeurt volledig automatisch, waardoor je altijd up-to-date blijft en tijd bespaart.
1. Klanten & contactpersonen
Wanneer een klant een bestelling plaatst in je WooCommerce-shop, worden alle relevante klantgegevens direct als relatie én contactpersoon in Exact Online vastgelegd. Denk aan:
- Bedrijfsnaam, naam en adresgegevens
- E-mail en telefoonnummer
Voordeel:
Je beschikt altijd over een compleet en actueel klantbestand, zonder handmatige invoer. Dit voorkomt fouten en versnelt je facturatie- en rapportageprocessen.
2. Verkoopfacturen
Wanneer een order in WooCommerce wordt aangemaakt, wordt automatisch een verkoopboeking aangemaakt in Exact Online:
- Alle orderregels, omschrijvingen, hoeveelheden en totaalprijs worden overgenomen
- Automatische koppeling met de juiste klant en het juiste afleveradres
- Automatische koppeling aan het juiste dagboek en grootboekrekening
- Automatische toewijzing van de juiste btw-code (ook ICP/export mogelijk)
Voordeel:
Je verkopen staan direct klaar voor verdere verwerking in je boekhouding. Geen handmatige invoer meer, minimale kans op fouten en een sluitende administratie.
3. Btw, betalingscondities & meer
De koppeling ondersteunt alle gangbare btw-scenario’s: nationaal, binnen de EU (ICP), buiten de EU (export) en nultarief. Dit wordt automatisch geregeld op basis van het afleveradres en het btw-nummer van de klant.
Ook betalingscondities, referenties en andere administratieve velden worden correct overgenomen.
Technische details
Wil je precies weten welke WooCommerce-velden naar welke velden in Exact Online worden overgezet? Bekijk de volledige technische handleiding.
Technische handleiding WooCommerce – Exact Online Financieel (PDF)
Past de financieel-koppeling bij jouw webshop?
Van de drie WooCommerce-koppelingen met Exact Online is dit de lichtste. Hij is bedoeld voor webshops die Exact Online puur als boekhouding gebruiken en hun productbeheer in WooCommerce houden.
Je klanten worden als relatie in Exact Online vastgelegd en elke bestelling wordt een verkoopfactuur. Daarmee klopt je omzet, je debiteurenpositie en je btw-aangifte.
Wat je hiermee niet krijgt: er komen geen artikelen in Exact Online en er wordt geen voorraad uitgewisseld. Je productgegevens blijven volledig in WooCommerce.
Wil je je artikelen wél in Exact Online hebben, dan is de facturen-koppeling de volgende stap. Werk je met voorraad die vanuit Exact Online moet worden bijgewerkt, dan heb je de handel-koppeling nodig.
Zo koppel je WooCommerce aan Exact Online
Voor alle drie de varianten is het installeren hetzelfde: een API-sleutel aanmaken in WooCommerce, je Exact Online-administratie verbinden, zeven stappen doorlopen. Binnen tien minuten staat het. Alleen de abonnementskeuze in stap 1 verschilt.
De volledige uitleg, inclusief de eisen waaraan je webshop moet voldoen, staat in de handleiding bij de handel-koppeling.
Samengevat
De koppeling zorgt ervoor dat klantgegevens en verkopen altijd gesynchroniseerd zijn tussen je WooCommerce-webshop en Exact Online. Zo werk je efficiënter, foutloos en houd je meer tijd over voor je bedrijf.
Belangrijkste voordelen
- Nooit meer dubbele invoer: Klant-, artikel- en factuurgegevens één keer invoeren, altijd overal actueel
- 100% automatische synchronisatie:Geen omkijken meer naar je administratie
- Slimme btw-afhandeling: Ondersteuning van alle gangbare btw-scenario’s, ook voor internationale groei
- Schaalbaar en flexibel: Breid eenvoudig uit met extra modules wanneer je meer wilt automatiseren
- Controle via het iWeb Controlepaneel: Zelf je instellingen en mappings beheren, zonder technische kennis
Extra modules & uitbreidingsopties
Maak je koppeling nog krachtiger met onze uitbreidingsmodules voor Exact Online, bijvoorbeeld:
- Groepeermodule:Koppel alle verkopen aan particuliere klanten aan één vaste relatie in Exact Online, zodat je administratie overzichtelijk blijft.
- OSS / btw-module:Koppel EU-transacties automatisch aan de juiste btw-codes en vereenvoudig je administratie voor de One Stop Shop (OSS)-regeling.
- Aflettermodule:Automatiseer het afletteren van webshopverkopen en houd grip op openstaande posten.
Bekijk alle modules op onze modules-pagina.
Support & SLA's
- Snelle implementatie:Installatie en configuratie in heldere stappen, met de mogelijkheid om eerst te testen.
- Support & SLA's: Ons team staat klaar om je te ondersteunen, van supporttickets tot telefonische hulp en proactief beheer – kies het SLA-niveau dat bij jou past. Meer informatie: SLA-contracten.
- Persoonlijk advies:We denken graag mee over de optimale inrichting voor jouw bedrijf.
Meer weten of een vrijblijvende demo?
Neem direct contact op of vraag een demo aan. Ontdek zelf het gemak van de WooCommerce – Exact Online koppeling en laat je administratie voor je werken!
.png){kind=icon}
