Hoe werkt de Exact Online - WooCommerce handel koppeling?

WooCommerce geeft je alle vrijheid om je WordPress-webshop volledig naar wens in te richten. Naarmate je webshop groeit, wordt het echter steeds belangrijker om administratieve processen te automatiseren. Met onze WooCommerce & Exact Online koppeling worden orders, klanten, artikelen en voorraad automatisch gesynchroniseerd, zodat je efficiënter werkt en fouten voorkomt. In dit artikel lees je precies welke gegevens er heen en weer gaan, en hoe je de koppeling zelf installeert. 

Wat doet de koppeling precies?

Onze WooCommerce – Exact Online Handel-koppeling zorgt voor een volledige en foutloze uitwisseling van gegevens tussen je webshop en je administratie. Dit gebeurt volledig automatisch, waardoor je altijd up-to-date blijft en tijd bespaart.

1. Klanten & contactpersonen

Wanneer een klant een bestelling plaatst in je WooCommerce-shop, worden alle relevante klantgegevens direct als relatie én contactpersoon in Exact Online vastgelegd. Denk aan:

• Bedrijfsnaam, naam en adresgegevens
• E-mail en telefoonnummer

Voordeel:
Je beschikt altijd over een compleet en actueel klantbestand, zonder handmatige invoer. Dit voorkomt fouten en versnelt je facturatie- en rapportageprocessen.

2. Artikelen & productinformatie

Nieuwe producten en productvarianten die je in WooCommerce toevoegt, verschijnen automatisch in Exact Online. Wijzigingen in productinformatie of prijzen worden eveneens gesynchroniseerd. Bij de eerste bestelling met verzendkosten wordt automatisch een verzendartikel (“Shipment”) aangemaakt.

• SKU en product-ID → artikelcode
• Omschrijving, prijzen en artikelgroepen
• Altijd de juiste prijzen en voorraadposities

Voordeel:
Je hoeft productgegevens niet dubbel in te voeren en voorkomt verschillen tussen webshop en administratie. Prijzen en omschrijvingen zijn overal consistent.

3. Orders & verkooporders

Wanneer een bestelling in WooCommerce is voltooid, wordt deze automatisch als verkooporder aangemaakt in Exact Online:

• Alle orderregels, producten en hoeveelheden worden overgenomen
• Automatische koppeling met de juiste klant en het juiste afleveradres
• Prijzen, verzendkosten en eventuele kortingen volledig meegenomen
• Automatische toewijzing van de juiste btw-code

Voordeel:
Je orders staan direct klaar voor verdere verwerking in je boekhouding. Geen handmatige invoer meer, minimale kans op fouten en een sluitende administratie.

4. Voorraad & beschikbaarheid

Exact Online bepaalt altijd de actuele voorraadpositie van ieder artikel. Elke wijziging in de voorraad (door verkoop, inkoop of correctie) wordt automatisch gesynchroniseerd naar WooCommerce, meestal binnen enkele minuten.

• Je webshop toont altijd de juiste voorraad
• Geen kans op nee-verkoop door verouderde voorraadstanden

Voordeel:
Je klanten zien altijd de actuele voorraad, wat zorgt voor betere klanttevredenheid en minder kans op teleurstellingen of misgelopen omzet.

5. Btw, betalingscondities & meer

De koppeling ondersteunt alle gangbare btw-scenario’s: nationaal, binnen de EU (ICP), buiten de EU (export) en nultarief. Dit wordt automatisch geregeld op basis van het afleveradres en het btw-nummer van de klant. Ook betalingscondities, referenties en andere administratieve velden worden correct overgenomen.

Zo koppel je WooCommerce aan Exact Online

De installatie duurt ongeveer tien minuten. Je hebt geen plugin en geen technische kennis nodig. Je start op install.iwebdevelopment.com en kunt tussentijds stoppen en later verdergaan.

Voordat je begint

• WooCommerce 3.0 of hoger. Oudere versies hebben de REST API niet die de koppeling gebruikt.
• Permalinks staan aan. In WordPress onder Instellingen → Permalinks. Staat dit op ‘Standaard’, dan is de REST API niet bereikbaar.
• Een Exact Online-account. Beschikbaar voor Exact Online in Nederland, België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten.

Stap 1. Kies je abonnement

Je kiest het abonnement dat past bij je Exact Online-pakket. Dat bepaalt of een bestelling in Exact landt als verkoopboeking, verkoopfactuur of verkooporder. Twijfel je? Bekijk de abonnementen op de koppelingspagina.

Stap 2. Koppel Exact Online

Vul je e-mailadres in en kies het land van je Exact Online-omgeving. Daarna log je in bij Exact en geef je toestemming. Je wachtwoord komt nooit bij ons terecht: de toegang loopt via OAuth en je kunt hem in Exact op elk moment intrekken.

Stap 3. Koppel WooCommerce

Hiervoor maak je in WooCommerce een API-sleutel aan:

1. Log in op het beheerpaneel van je WooCommerce-webshop.
2. Ga in het menu naar WooCommerce → Instellingen.
3. Open het tabblad Geavanceerd en klik op REST API.
4. Klik op Sleutel toevoegen.
5. Vul bij omschrijving Exact Connector in.
6. Zet Rechten op Lezen/Schrijven.
7. Klik op API-sleutel genereren.
8. Kopieer de Consumer key en de Consumer secret.

Let op: WooCommerce toont de Consumer secret één keer. Sluit je het scherm zonder te kopiëren, dan moet je een nieuwe sleutel aanmaken.

In het installatiescherm vul je daarna drie velden in: het webadres van je WordPress-installatie, de Consumer key en de Consumer secret.

Stap 4. Instellingen en administratie

Je kiest eerst in welke Exact Online-administratie de gegevens terechtkomen. Werk je met meerdere administraties, dan zie je ze hier allemaal. Daarna stel je de koppeling in, gescheiden per kant: wat de koppeling uit WooCommerce haalt, en hoe het in Exact Online wordt weggeschreven.

Stap 5. Modules

Optionele uitbreidingen, elk met een eigen maandprijs. Kies je er een, dan nemen we na de installatie contact op om hem samen met je in te richten. Later toevoegen kan ook.

Stap 6. Facturatiegegevens

Bedrijfsnaam, adres, btw-nummer en het e-mailadres voor de factuur. Deze gegevens zijn voor ná je proefperiode van 30 dagen. Wil je daarna niet verder, laat het ons weten.

Stap 7. Bevestigen

Je krijgt een overzicht van alles wat je hebt ingesteld. Klopt het, dan bevestig je en is de koppeling actief. Vanaf dat moment synchroniseert hij iedere vijf minuten, zonder dat je er iets voor hoeft te doen.

Samengevat

De koppeling zorgt ervoor dat klant-, product-, order- én voorraadgegevens altijd gesynchroniseerd zijn tussen je webshop en Exact Online. Zo werk je efficiënter, foutloos en houd je meer tijd over voor je bedrijf.

Belangrijkste voordelen

• Nooit meer dubbele invoer: Klant-, order- en artikelgegevens één keer invoeren, altijd actueel
• 100% automatische synchronisatie: Geen omkijken meer naar je administratie
• Realtime voorraadbeheer: Altijd het juiste aantal in je webshop, minder kans op teleurstellingen
• Slimme btw-afhandeling: Ondersteuning van alle gangbare btw-scenario’s, ook internationaal
• Schaalbaar en flexibel: Breid eenvoudig uit met extra modules
• Controle via het iWeb Controlepaneel: Zelf instellingen en mappings beheren, zonder technische kennis

Extra modules & uitbreidingsopties

Maak je koppeling nog krachtiger met onze uitbreidingsmodules voor Exact Online, bijvoorbeeld:

• OSS / btw-module: Koppel EU-transacties automatisch aan de juiste btw-codes en vereenvoudig je administratie voor de One Stop Shop (OSS)-regeling.
• Magazijnmodule:Optimaliseer de order- en voorraadverwerking als je met meerdere magazijnen werkt.
• Automatisch leveren:Maak bij de import van een order direct een goederenlevering aan, zodat je voorraad en boekhouding actueel blijven.
• Aflettermodule: Automatiseer het afletteren van je webshopverkopen en houd grip op openstaande posten.

Bekijk alle modules op onze modules-pagina.

Support & SLA's

• Snelle implementatie: Installatie en configuratie in duidelijke stappen, met mogelijkheid om eerst te testen.
• Support & SLA's: Ons team staat klaar om je te ondersteunen – van supporttickets tot telefonische hulp en proactief beheer. Kies het SLA-niveau dat bij jou past. Meer informatie: SLA-contracten.
• Persoonlijk advies: We denken graag mee over de optimale inrichting voor jouw bedrijf.

Meer weten of een vrijblijvende demo?

Neem direct contact op of vraag een demo aan. Ontdek zelf het gemak van de WooCommerce – Exact Online koppeling en laat je administratie voor je werken!