Het handmatig verwerken van webshopbestellingen in je administratie kost onnodig veel tijd. Door WooCommerce te koppelen aan Exact Online worden verkoopfacturen automatisch aangemaakt op basis van nieuwe bestellingen. Zo blijft je administratie up-to-date en houd je meer tijd over voor je webshop. Benieuwd wat onze WooCommerce & Exact Online koppeling voor jouw organisatie kan betekenen? In dit artikel leggen we uit hoe de facturen-koppeling werkt.
Wat doet de koppeling precies?
Onze WooCommerce – Exact Online Facturen-koppeling zorgt voor een volledige en foutloze uitwisseling van gegevens tussen je webshop en je administratie. Dit gebeurt volledig automatisch, waardoor je altijd up-to-date blijft en tijd bespaart.
1. Klanten & contactpersonen
Wanneer een klant een bestelling plaatst in je WooCommerce-shop, worden alle relevante klantgegevens direct als relatie én contactpersoon in Exact Online vastgelegd. Denk aan:
- Bedrijfsnaam, naam en adresgegevens
- E-mail en telefoonnummer
- Btw-nummer (inclusief automatische validatie)
Voordeel:
Je beschikt altijd over een compleet en actueel klantbestand in Exact Online, zonder handmatige invoer. Dit voorkomt fouten en versnelt je facturatie- en rapportageprocessen.
2. Artikelen & productinformatie
Nieuwe producten en productvarianten die je in WooCommerce toevoegt, verschijnen automatisch in Exact Online. Wijzigingen in productinformatie of prijzen worden eveneens gesynchroniseerd. Bij de eerste bestelling met verzendkosten wordt automatisch een verzendartikel (“Shipment”) aangemaakt.
- SKU en product-ID → artikelcode
- Omschrijving, prijzen en artikelgroepen
- Altijd de juiste prijzen
Voordeel:
Je hoeft productgegevens niet dubbel in te voeren en voorkomt verschillen tussen webshop en administratie. Prijzen en omschrijvingen zijn overal consistent.
3. Verkoopfacturen
Wanneer een verkoopfactuur in WooCommerce wordt aangemaakt, wordt deze automatisch ook aangemaakt in Exact Online:
- Alle orderregels, producten en hoeveelheden worden overgenomen
- Automatische koppeling met de juiste klant en het juiste afleveradres
- Prijzen en eventuele kortingen volledig meegenomen
- Automatische toewijzing van de juiste BTW-code (ook ICP/export mogelijk)
Voordeel:
Je facturen staan direct klaar voor verdere verwerking in je boekhouding. Geen handmatige invoer meer, minimale kans op fouten en een sluitende administratie.
4. Btw, betalingscondities & meer
De koppeling ondersteunt alle gangbare btw-scenario’s: nationaal, binnen de EU (ICP), buiten de EU (export) en nultarief. Dit wordt automatisch geregeld op basis van het afleveradres en het btw-nummer van de klant.
Ook betalingscondities, referenties en andere administratieve velden worden correct overgenomen.
Technische details
Wil je precies weten welke WooCommerce-velden naar welke velden in Exact Online worden overgezet? Bekijk de volledige technische handleiding.
Technische handleiding WooCommerce – Exact Online Facturen (PDF)
Past de facturen-koppeling bij jouw webshop?
Er bestaan drie WooCommerce-koppelingen met Exact Online. Het verschil zit in wat een bestelling aan de Exact-kant wordt, en welk Exact-pakket daarbij hoort.
Bij deze variant wordt elke bestelling een verkoopfactuur in Exact Online. Je klanten worden als relatie vastgelegd en je producten komen mee als artikel, waarbij bestaande artikelen op artikelcode worden gematcht in plaats van dubbel aangemaakt.
Wat je hiermee niet krijgt: voorraadbeheer. WooCommerce blijft leidend voor je voorraad; er wordt niets uit Exact Online teruggeschreven en er ontstaan geen verkooporders. Voer je je handelsproces in Exact Online, dan is de handel-koppeling de juiste.
Heb je geen artikelbestand in Exact Online nodig en gaat het je puur om een kloppende omzet en btw? Dan volstaat de financieel-koppeling.
Zo koppel je WooCommerce aan Exact Online
Het installeren verloopt bij alle drie de varianten identiek: je maakt in WooCommerce een API-sleutel met lees- en schrijfrechten aan, verbindt je Exact Online-administratie en doorloopt zeven stappen. Wat je in stap 1 als abonnement kiest, bepaalt welke variant je krijgt.
Alle stappen staan uitgeschreven in de handleiding bij de handel-koppeling, inclusief het aanmaken van de sleutel en de vereisten waar je webshop aan moet voldoen.
Samengevat
De koppeling zorgt ervoor dat klant-, product- en factuurgegevens altijd gesynchroniseerd zijn tussen je webshop en Exact Online. Zo werk je efficiënter, foutloos en houd je meer tijd over voor je bedrijf.
Belangrijkste voordelen
- Nooit meer dubbele invoer: Klant-, artikel- en factuurgegevens één keer invoeren, altijd overal actueel
- 100% automatische synchronisatie: Geen omkijken meer naar je administratie
- Slimme btw-afhandeling:Ondersteuning van alle gangbare btw-scenario’s, ook voor internationale groei
- Schaalbaar en flexibel:Breid eenvoudig uit met extra modules wanneer je meer wilt automatiseren
- Controle via het iWeb Controlepaneel: Zelf je instellingen en mappings beheren, zonder technische kennis
Extra modules & uitbreidingsopties
Maak je koppeling nog krachtiger met onze uitbreidingsmodules voor Exact Online, bijvoorbeeld:
- OSS / btw-moduleKoppel EU-transacties automatisch aan de juiste btw-codes en vereenvoudig je administratie voor de One Stop Shop (OSS)-regeling.
- Automatische facturatie: Maak automatisch facturen aan in Exact Online bij import van een webshopfactuur.
- Aflettermodule: Automatiseer het afletteren van je webshopverkopen en houd grip op je openstaande posten.
Bekijk alle modules op onze modules-pagina.
Support & SLA's
- Snelle implementatie:Installatie en configuratie in duidelijke stappen, met mogelijkheid om eerst te testen.
- Support & SLA's: Ons team staat klaar om je te ondersteunen – van supporttickets tot telefonische hulp en proactief beheer. Kies het SLA-niveau dat bij jou past. Meer informatie: SLA-contracten.
- Persoonlijk advies: We denken graag mee over de optimale inrichting voor jouw bedrijf.
Meer weten of een vrijblijvende demo?
Neem direct contact op of vraag een demo aan. Ontdek zelf het gemak van de WooCommerce – Exact Online koppeling en laat je administratie voor je werken!
.png){kind=icon}
