Je AI-assistent kan meer dan alleen meekijken. Hij kan facturen, boekingen en relaties voor je klaarzetten en bijwerken. Het verschil met opvragen: bij een schrijfactie komt er eerst een concept klaar dat jij controleert en goedkeurt. Er verandert dus nooit iets in je administratie zonder jouw akkoord.
Lezen én laten doen
De meeste vragen aan je administratie lezen alleen: je vraagt iets op of laat iets analyseren, en er verandert niets. Maar je kunt de koppeling ook iets laten aanmaken of aanpassen, denk aan een verkoopfactuur, een boeking of een nieuwe relatie. Dat noemen we een schrijfactie.
Het verschil zit in de controle. Een schrijfactie voert de assistent niet zomaar uit. Hij zet eerst een concept klaar, dat jij bekijkt en goedkeurt. Pas daarna wordt het in Exact Online vastgelegd.
Er verandert nooit iets in je administratie zonder dat jij het eerst hebt gezien en goedgekeurd. Jij zet altijd de laatste stap.
Hoe een conceptactie werkt
Van je vraag tot een vastgelegde boeking doorloop je steeds dezelfde vier stappen:
1Je vraagt het in gewone taal. Bijvoorbeeld: "Maak een verkoopfactuur voor klant Janssen BV."
2De assistent zet een concept klaar. Je ziet precies wat er wordt vastgelegd: welke klant, welke regels, welke bedragen.
3Jij controleert het. Klopt het? Dan keur je het goed. Klopt er iets niet? Dan pas je het aan of wijs je het af.
4Pas na jouw akkoord wordt het vastgelegd. Het concept wordt definitief in Exact Online geboekt.
De assistent zet de actie klaar als concept. Jij bepaalt of je het weigert, eenmalig toestaat of voortaan direct laat uitvoeren.
Wat je kunt laten aanmaken of aanpassen
Hieronder voorbeelden van schrijfacties per onderwerp. Je kunt ze letterlijk overnemen of aanpassen naar je eigen klanten, artikelen en bedragen. Elk van deze acties komt eerst als concept klaar dat jij goedkeurt.
Boekingen
"Maak een nieuwe inkoopboeking."
Zet een inkoopboeking klaar die jij zelf goedkeurt.
"Maak een bankboeking voor mijn creditcardafschrift."
Verwerkt je creditcardafschrift tot een boeking die jij goedkeurt.
"Boek deze inkoopfactuur op grootboekrekening 4400."
Zet een inkoopboeking klaar op de door jou gekozen grootboekrekening.
"Corrigeer de laatste bankboeking van vandaag."
Zet een correctieboeking klaar die jij goedkeurt.
Klanten en leveranciers
"Voeg een afleveradres toe aan Janssen BV: Industrieweg 5, Rotterdam."
Legt een extra adres vast bij een relatie.
"Zet klant Janssen BV op een betalingstermijn van 30 dagen."
Wijzigt de betalingsconditie van een relatie.
"Maak een nieuwe leverancier aan met naam en adresgegevens."
Zet een nieuwe leverancier op in Exact Online.
"Werk het e-mailadres van klant De Vries bij naar info@devries.nl."
Wijzigt de contactgegevens van een relatie.
Verkoop- en inkooporders
"Maak een nieuwe verkoopfactuur voor klant Janssen BV."
Zet een verkoopfactuur klaar die jij zelf goedkeurt.
"Pas de offerte voor De Vries aan en voeg artikel A1001 toe."
Werkt een bestaande offerte bij met een extra regel.
"Maak van een geaccepteerde offerte een verkooporder."
Zet de offerte in één keer om naar een order.
"Maak een nieuwe inkooporder aan bij leverancier Metaalhandel Bakker."
Zet een inkooporder klaar die jij zelf goedkeurt.
Voorraad en magazijn
"Maak een nieuw artikel aan: code SCH-M10, omschrijving Schroef M10x30."
Legt een nieuw artikel vast in Exact Online.
"Zet de minimumvoorraad van artikel A1001 op 250 in magazijn Amsterdam."
Wijzigt de minimumvoorraad per magazijn.
"Pas de verkoopprijs van artikel A1001 aan naar 24,95."
Wijzigt de verkoopprijs van een artikel.
"Boek een voorraadcorrectie voor artikel A1001: 5 stuks eraf wegens breuk."
Zet een voorraadmutatie klaar die jij goedkeurt.
Tip: je kunt ook opvragen en aanmaken combineren in één vraag, bijvoorbeeld "Controleer de minimumvoorraad en zet de inkooporders klaar voor wat tekortschiet." De assistent doet de check en zet de bestellingen als concept klaar.
Jij houdt de controle
Bij elke schrijfactie bepaal jij wat er gebeurt. Een concept is precies dat: een voorstel dat pas telt als jij akkoord geeft.
Goedkeuren
Klopt het concept? Met je akkoord wordt het vastgelegd in Exact Online.
Aanpassen
Klopt er iets niet? Vraag om een aanpassing en de assistent maakt een nieuw concept.
Afwijzen
Wil je het toch niet? Dan wijs je het af en wordt er niets vastgelegd.
In je controlepaneel zie je in de activiteitenlogs precies terug wat er is aangemaakt of gewijzigd, en wanneer. Ook stel je daar in wat gebruikers mogen: je kunt per gebruiker bepalen welke acties zijn toegestaan. Meer over hoe we met je gegevens en rechten omgaan lees je in veilig werken met AI Connect.
Daarnaast bepaal je in je AI-assistent zelf hoeveel vrijheid die krijgt. Zoals je hieronder ziet, kies je per actie of je hem weigert, eenmalig toestaat of voortaan direct laat uitvoeren. Zo bepaal je zelf of je bij elke stap om akkoord wordt gevraagd of alleen bij de acties die er echt toe doen.
Per actie kies je zelf hoeveel vrijheid de assistent krijgt: weigeren, eenmalig toestaan of voortaan direct laten uitvoeren.
Goed om te weten: de koppeling is zo gebouwd dat de assistent nooit zelfstandig definitief boekt. Elke schrijfactie wacht op jouw goedkeuring.
Veelgestelde vragen
Boekt de assistent zelf definitief in mijn administratie?
Nee. Bij een schrijfactie zet de assistent altijd eerst een concept klaar. Pas nadat jij het hebt goedgekeurd, wordt het vastgelegd in Exact Online.
Kan ik een concept nog aanpassen voordat ik het goedkeur?
Ja. Vraag gewoon om een wijziging, bijvoorbeeld een ander bedrag of een extra regel, en de assistent maakt een bijgewerkt concept dat je opnieuw kunt beoordelen.
Wat gebeurt er als ik een concept afwijs?
Dan wordt er niets vastgelegd. Een afgewezen concept verandert niets aan je administratie.
Zie ik terug wat er is aangemaakt of gewijzigd?
Ja. In je controlepaneel zie je in de activiteitenlogs precies welke acties er zijn uitgevoerd en wanneer.
Kan ik instellen wie schrijfacties mag uitvoeren?
Ja. In je controlepaneel bepaal je per gebruiker welke acties zijn toegestaan, zodat schrijfacties beperkt blijven tot wie ze mag uitvoeren.
Wat als de assistent iets verkeerd voorstelt?
Dan keur je het simpelweg niet goed. Omdat elke schrijfactie eerst als concept klaarkomt, gaat er nooit iets fout de administratie in zonder dat jij het hebt gezien.
Nog geen Exact AI Connect?
Koppel je Exact Online administratie aan je AI-assistent en stel je eerste vraag binnen een paar minuten. Je houdt bij elke actie zelf de controle.
.png){kind=icon}
.png?width=46&height=46&name=vecteezy_artificial-intelligence-ai-processor-chip-vector-icon-symbol_6662139%20(1).png){kind=icon}
