ChatGPT kann mehr als nur abfragen: Du kannst damit auch Rechnungen, Buchungen und Kontakte erstellen oder anpassen. Jede Schreibaktion liegt zuerst als Entwurf vor, den du freigibst, also ändert sich nie etwas ohne deine Zustimmung.
Lesen und ausführen lassen
Die meisten Anfragen an deine Buchhaltung sind reine Lesevorgänge: Du rufst etwas ab oder lässt etwas analysieren, und es ändert sich nichts. Du kannst ChatGPT aber auch etwas erstellen oder anpassen lassen, zum Beispiel eine Verkaufsrechnung, eine Buchung oder einen neuen Kontakt. Das nennen wir eine Schreibaktion.
Der Unterschied liegt in der Kontrolle. Eine Schreibaktion führt ChatGPT nicht einfach so aus. ChatGPT legt zuerst einen Entwurf an, den du prüfst und freigibst. Erst danach wird er in Exact Online festgehalten.
In deiner Buchhaltung ändert sich nie etwas, ohne dass du es zuvor gesehen und freigegeben hast. Den letzten Schritt machst immer du.
So funktioniert eine Schreibaktion
Von deiner Frage bis zur festgehaltenen Buchung durchläufst du immer dieselben vier Schritte:
1Du fragst in normaler Sprache. Zum Beispiel: "Erstelle eine Verkaufsrechnung für den Kunden Janssen BV."
2ChatGPT legt einen Entwurf an. Du siehst genau, was festgehalten würde: welcher Kunde, welche Zeilen, welche Beträge.
3Du prüfst es. Stimmt alles? Dann gibst du es frei. Stimmt etwas nicht? Dann lässt du es anpassen oder weist es ab.
4Erst nach deiner Freigabe wird es festgehalten. Der Entwurf wird endgültig in Exact Online gebucht.
Was du erstellen oder anpassen lassen kannst
Nachfolgend Beispiele für Schreibaktionen nach Thema. Übernimm sie wörtlich oder passe sie an deine eigenen Kunden, Artikel und Beträge an. Jede dieser Aktionen wird zuerst als Entwurf angelegt, den du freigibst.
Buchungen
"Bereite eine Einkaufsbuchung für eine eingegangene Rechnung vor."
Bereitet eine Einkaufsbuchung vor, die du genehmigst.
"Verarbeite meine Kreditkartenabrechnung zu Buchungen."
Bereitet deine Kreditkartenkosten als Buchung vor, die du genehmigst.
"Buche die Rechnung von Van Dijk auf das Sachkonto 4400."
Bereitet eine Einkaufsbuchung auf dem von dir gewählten Sachkonto vor.
"Bereite eine Korrektur für die letzte Bankbuchung von heute vor."
Bereitet eine Korrekturbuchung vor, die du genehmigst.
Kunden und Lieferanten
"Füge bei Janssen BV eine Lieferadresse hinzu: Industrieweg 5, Rotterdam."
Erfasst eine zusätzliche Adresse bei einer Beziehung.
"Ändere die Zahlungsfrist von Janssen BV auf 30 Tage."
Passt die Zahlungsbedingung einer Beziehung an.
"Erfasse einen neuen Lieferanten mit Namen und Adressdaten."
Legt einen neuen Lieferanten in Exact Online an.
"Ändere die E-Mail-Adresse von De Vries auf info@devries.nl."
Aktualisiert die Kontaktdaten einer Beziehung.
Verkaufs- und Einkaufsaufträge
"Bereite eine Verkaufsrechnung für Janssen BV vor."
Bereitet eine Verkaufsrechnung vor, die du genehmigst.
"Füge Artikel A1001 zum Angebot von De Vries hinzu."
Aktualisiert ein bestehendes Angebot mit einer zusätzlichen Zeile.
"Wandle ein akzeptiertes Angebot in einen Verkaufsauftrag um."
Erstellt in einem Schritt einen Auftrag aus einem Angebot.
"Bereite eine Bestellung bei Metaalhandel Bakker vor."
Bereitet eine Bestellung vor, die du genehmigst.
Bestand und Lager
"Lege einen neuen Artikel an: Code SCH-M10, Schraube M10x30."
Legt einen neuen Artikel in Exact Online an.
"Setze den Mindestbestand von A1001 im Lager Amsterdam auf 250."
Passt den Mindestbestand pro Lager an.
"Ändere den Verkaufspreis von A1001 auf 24,95."
Passt den Verkaufspreis eines Artikels an.
"Buche eine Bestandskorrektur für A1001: 5 Stück abziehen wegen Bruch."
Bereitet eine Bestandsbuchung vor, die du genehmigst.
Tipp: Du kannst Abfragen und Erstellen in einer Frage kombinieren, zum Beispiel "Prüfe den Mindestbestand und lege die Bestellungen für alles vor, was fehlt." ChatGPT führt die Prüfung durch und legt die Bestellungen als Entwurf an.
Du behältst die Kontrolle
Bei jeder Schreibaktion entscheidest du, was passiert. Ein Entwurf ist genau das: ein Vorschlag, der erst zählt, wenn du zustimmst.
Genehmigen
Stimmt der Entwurf? Mit deiner Zustimmung wird er in Exact Online festgehalten.
Anpassen
Stimmt etwas nicht? Bitte um eine Anpassung und ChatGPT erstellt einen neuen Entwurf.
Ablehnen
Willst du es doch nicht? Dann lehnst du es ab und es wird nichts festgehalten.
In deinem Kontrollpanel siehst du in den Aktivitätsprotokollen genau, was erstellt oder geändert wurde und wann. Dort legst du auch fest, was Nutzer dürfen: Du kannst pro Nutzer bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind. Mehr darüber, wie wir mit deinen Daten und Rechten umgehen, liest du in sicher arbeiten mit AI Connect.
Außerdem fragt ChatGPT dich bei einer Schreibaktion immer zuerst um Bestätigung, bevor etwas festgehalten wird. So behältst du bei jedem Schritt selbst die Regie darüber, was in deiner Buchhaltung passiert.
Gut zu wissen: Der Connector ist so gebaut, dass ChatGPT niemals eigenständig endgültig bucht. Jede Schreibaktion wartet auf deine Genehmigung.
Noch kein Exact AI Connect?
Verbinden Sie Ihre Exact Online Buchhaltung mit Ihrem KI-Assistenten und stellen Sie Ihre erste Frage innerhalb weniger Minuten. Bei jeder Aktion behalten Sie selbst die Kontrolle.
Nein. Bei einer Schreibaktion legt ChatGPT immer zuerst einen Entwurf an. Erst nachdem du ihn freigegeben hast, wird er in Exact Online gespeichert.
Ja. Bitte einfach um eine Änderung, zum Beispiel einen anderen Betrag oder eine zusätzliche Zeile, und ChatGPT erstellt einen aktualisierten Entwurf, den du erneut prüfen kannst.
Dann wird nichts gespeichert. Ein abgelehnter Entwurf ändert nichts an deiner Buchhaltung.
Ja. In deinem Kontrollpanel siehst du in den Aktivitätsprotokollen genau, welche Aktionen ausgeführt wurden und wann.
Ja. In deinem Kontrollpanel legst du pro Benutzer fest, welche Aktionen erlaubt sind, sodass Schreibaktionen auf die Personen beschränkt bleiben, die sie ausführen dürfen.
Dann gibst du ihn einfach nicht frei. Da jede Schreibaktion zuerst als Entwurf vorliegt, gelangt nie etwas Falsches in die Buchhaltung, ohne dass du es gesehen hast.
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