Umsatzsteuernummer deines Kunden prüfen: wann verpflichtend und wie

Du verkaufst an einen Großhändler in Antwerpen und stellst die Rechnung mit 0 % Mehrwertsteuer aus. Zu Recht, denn es handelt sich um eine Lieferung an einen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat. Aber wusstest du, dass das Finanzamt diesen Nulltarif verweigern kann, wenn die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer dieses Großhändlers zum Zeitpunkt der Lieferung nicht gültig war? Nicht, wenn die Nummer auf deiner Rechnung fehlte, sondern wenn sie nicht stimmte. In diesem Artikel erfährst du, wann du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer prüfen musst, wie oft und was eine solche Prüfung belegt und was nicht.

Seit 2020 ist es keine Formalität mehr

Bis Ende 2019 war eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf der Rechnung vor allem eine administrative Anforderung. Mit den europäischen "Quick Fixes" vom 1. Januar 2020 änderte sich das. Für eine innergemeinschaftliche Lieferung, also einen Verkauf von Waren an einen umsatzsteuerpflichtigen Abnehmer in einem anderen Mitgliedstaat, gelten seitdem zwei materielle Voraussetzungen: Dein Abnehmer hat eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aus einem anderen Mitgliedstaat als dem, aus dem die Waren verschickt werden, und du nimmst die Lieferung korrekt in deine Zusammenfassende Meldung (ZM) auf.

Materiell bedeutet hier: Ist die Voraussetzung nicht erfüllt, entfällt der Anspruch auf 0 % und du hättest einfach 21 % berechnen müssen. Das kommt bei einer Prüfung als Nachforderung zurück, inklusive Steuerzinsen und oft einer Geldbuße. Dass du in gutem Glauben gehandelt hast, hilft wenig, wenn du nirgendwo nachweisen kannst, dass du die Nummer geprüft hast.

Bei Dienstleistungen an EU-Unternehmer liegt die Sache etwas anders: Dort ist die Mehrwertsteuer meist auf deinen Abnehmer verlagert, und auch dann willst du sicher sein, dass du an einen Unternehmer lieferst und nicht an eine Privatperson. Eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist dafür der übliche Nachweis.

Wann prüfst du?

Das Gesetz nennt keine Häufigkeit. Die Praxis schon, und sie läuft auf vier Zeitpunkte hinaus:

1. Bei einem neuen Kunden, vor der ersten Rechnung. Dies ist der Zeitpunkt, an dem eine falsche Nummer am günstigsten zu korrigieren ist.
2. Bei einer Änderung. Ein Kunde, der die Rechtsform wechselt, fusioniert oder in einen anderen Mitgliedstaat umzieht, bekommt oft eine neue Nummer. Die alte "existiert" manchmal noch eine Weile in deiner Verwaltung.
3. Vor jeder ZM. Prüfe die Nummern aller Kunden in der Meldung durch. Eine inzwischen widerrufene Nummer führt zu einer Ablehnung der Meldung oder zu nachträglichen Rückfragen.
4. Bei großen Beträgen. Für eine einmalige fünfstellige Bestellung ist eine zusätzliche Prüfung von zwei Minuten kein Übermaß.

Pro Rechnung zu prüfen ist nicht nötig, sofern du nachweisen kannst, dass du die Nummer zu einem einigermaßen aktuellen Zeitpunkt geprüft hast. Was "einigermaßen aktuell" ist, steht nirgends fest; vierteljährlich, gekoppelt an deine ZM, ist ein Rhythmus, den du bei einer Prüfung gut erklären kannst.

Wo prüfst du?

Alle Prüfungen laufen letztlich über VIES, das System der Europäischen Kommission, das eine Nummer bei der Finanzverwaltung des Landes prüft, das sie ausgestellt hat. Das kannst du manuell auf der VIES-Website machen, und für eine einzelne Nummer ist das problemlos.

Schwieriger wird es, wenn Sie den Nachweis aufbewahren möchten oder zwanzig Kunden auf einmal überprüfen wollen. Ein Screenshot ist kein starker Nachweis, und VIES liefert nur dann eine Bestätigungsnummer, wenn Sie Ihre eigene USt-IdNr. als Anfragender mitschicken. Deshalb haben wir einen kostenlosen Connector entwickelt, mit dem Sie das über Ihren KI-Assistenten erledigen: Sie fragen "überprüfe die USt-IdNr. dieses Kunden", der Connector befragt VIES in diesem Moment und Sie erhalten das Ergebnis, das Datum und die Bestätigungsnummer zurück. Wie dieser Nachweis funktioniert und warum ein Screenshot nicht ausreicht, lesen Sie in <a href="https://www.iwebdevelopment.com/blog/btw-nummer-controleren-verificatienummer">Sie haben die USt-IdNr. überprüft. Beweisen Sie es doch mal</a>.

Was eine gültige Nummer beweist und was nicht

"Gültig" bedeutet: Die Nummer existiert, ist aktiv und wurde für innergemeinschaftliche Transaktionen vergeben. Es bedeutet nicht automatisch, dass sie zu Ihrem Kunden gehört. Jemand kann eine gültige Nummer eines anderen Unternehmens auf ein Bestellformular setzen.

Deshalb überprüfen Sie neben der Nummer auch den Namen und die Adresse. Manche Mitgliedstaaten geben diese Daten bei einer VIES-Prüfung zurück, andere nicht, die Niederlande zum Beispiel nicht. Bei einer niederländischen Nummer können Sie Namen und Adresse aus dem Handelsregister abrufen und mit der Registrierung abgleichen. Der Connector erledigt das auf Anfrage automatisch und sagt ehrlich dazu, wenn ein Mitgliedstaat die Daten nicht prüft. Das ist besser als ein grünes Häkchen, das mehr verspricht, als es hält.

Ebenfalls gut zu wissen: Eine Nummer, die heute gültig ist, kann nächsten Monat zurückgezogen sein. Die Prüfung gilt für das Datum der Prüfung. Daher der Rhythmus pro Quartal.

Was, wenn die Nummer ungültig ist?

Bitten Sie den Kunden zuerst, die Nummer erneut anzugeben, denn die meisten Fehler sind Tippfehler oder eine Verwechslung der Umsatzsteuernummer mit der USt-IdNr. Bleibt sie ungültig, behandeln Sie den Kunden als Privatperson und berechnen niederländische Umsatzsteuer. Will der Kunde das nicht, dann ist das sein Problem, das er bei seiner eigenen Steuerbehörde lösen muss, nicht Ihres, das Sie übernehmen müssen. Wir finden das eine harte, aber faire Regel: Das Risiko des Nullsatzes liegt beim Verkäufer.

Und ist VIES selbst nicht erreichbar, was häufiger vorkommt, als Sie denken, dann ist "nicht prüfbar" nicht dasselbe wie "ungültig". Halten Sie fest, dass Sie es versucht haben, und versuchen Sie es später erneut.

So machen Sie eine Routine daraus

Setzen Sie die Prüfung an drei Stellen ein: beim Anlegen eines neuen Kunden, in Ihrer Quartalscheckliste vor der ZM-Meldung und als feste Frage bei einem Auftrag über einem Betrag, den Sie selbst festlegen. Mit dem Connector kostet jede Prüfung einen Satz in Ihrem KI-Assistenten, und der Nachweis kommt von ganz allein dazu. Hundert Prüfungen pro Monat sind kostenlos, für die meisten Unternehmer ist das mehr als genug.

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Probieren Sie diese Fragen in Ihrem eigenen KI-Assistenten aus

• "Überprüfe die USt-IdNr. DE123456789 und gib mir die Bestätigungsnummer."
• "Ist diese USt-IdNr. gültig, und gehört sie zu einem Unternehmen an dieser Adresse?"
• "Überprüfe die USt-IdNrn. dieser fünf Kunden, bevor ich die ZM-Meldung mache."