Complexe vragen stellen: data combineren uit meerdere tabellen

Een factuuroverzicht vertelt maar de helft van het verhaal

Je wilt weten welke klanten het langst wachten met betalen en of dat correleert met hun omzet. Dat antwoord zit niet in een enkele tabel. Je hebt openstaande posten nodig, gecombineerd met factuurbedragen en klantgegevens. Handmatig koppel je dat in Excel. Met de  Exact AI-koppeling stel je gewoon de vraag.

Dit artikel bouwt voort op de basisvragen die je aan de AI-koppeling kunt stellen. Ben je daar nog niet bekend mee, begin dan bij wat kun je wel en niet vragen aan de AI. Hier gaan we een stap verder: vragen die meerdere tabellen combineren.

Hoe de AI tabellen combineert

De koppeling heeft toegang tot tientallen tabellen in je Exact Online administratie: facturen, klanten, transacties, artikelen, openstaande posten en meer. Bij een complexe vraag doorzoekt de AI automatisch de juiste tabellen en legt verbanden.

Maar automatisch betekent niet foutloos. Hoe specifieker je aangeeft waar de AI moet zoeken, hoe betrouwbaarder het resultaat.

Voorbeeldprompts voor veelgebruikte scenario's

Openstaande posten met betaalconditie

"Toon alle openstaande debiteuren met hun betaalconditie en het aantal dagen dat de factuur openstaat. Gebruik de receivables-tabel en koppel de betaalconditie uit de klantgegevens."

Dit combineert de receivables (openstaande posten) met accountgegevens (betaalcondities) en berekent de ouderdom per factuur.

Omzet per klant met artikeldetails

"Geef de top 10 klanten op omzet van dit kwartaal, met per klant de drie meest verkochte artikelen. Gebruik SalesInvoiceLines voor de factuurrregels en koppel artikelnamen uit de Items-tabel."

Hier combineert de AI factuurregels met artikelgegevens en groepeert op klant.

Marge-analyse

"Bereken de brutowinst per productgroep: omzet uit SalesInvoiceLines minus kostprijs uit Items. Toon de top 10 op marge."

Dit vereist een join tussen factuurregels en artikelen, met een berekening bovenop.

Betaalgedrag versus omzet

"Vergelijk per klant de gemiddelde betaaltermijn (uit receivables) met hun jaaromzet (uit SalesInvoices). Sorteer op langste betaaltermijn."

Transacties bij een specifieke klant

"Toon alle transactieregels van klant De Vries Trading uit de transactietabel, gegroepeerd per grootboekrekening. Voeg de grootboekrekeningnaam toe uit GLAccounts."

Tips voor betrouwbare resultaten

Noem de tabellen expliciet

De AI kent de tabelstructuur van Exact Online, maar bij ambigue vragen kan hij de verkeerde tabel kiezen. "Openstaande facturen" kan leiden tot SalesInvoices (alle facturen) in plaats van Receivables (alleen openstaande posten).

Specificeer de velden voor bedragen

Exact Online kent twee soorten bedragen:

• AmountDCDivision Currency: bedrag in je administratie-valuta (meestal euro)
• AmountFCForeign Currency: bedrag in de originele factuurvaluta

Voor rapportages en optellingen gebruik je vrijwel altijd AmountDC. Anders tel je euro's en dollars bij elkaar op.

"Tel de omzet op met het veld AmountDC, niet AmountFC."

Let op de 60-records-grens

Standaard haalt de koppeling maximaal 60 records per verzoek op. Bij grote datasets is dat onvoldoende. Je hebt dan twee opties:

• Filter specifieker: voeg een datumbereik of klantnaam toe
• Gebruik het Analytics-abonnement: hiermee analyseer je volledige datasets zonder limiet, inclusief joins tussen tabellen

Bouw stap voor stap op

Begin met een eenvoudige vraag en breid uit:

• "Toon de openstaande debiteuren" (basislijst)
• "Voeg de betaalconditie toe per klant" (eerste join)
• "Groepeer op betaalconditie en tel het totaal openstaand bedrag" (aggregatie)

Zo controleer je bij elke stap of de AI de juiste data gebruikt.

Essentials vs. Analytics voor complexe vragen

Met het Essentials-abonnement kun je eenvoudige combinaties maken, maar loop je bij grotere datasets tegen de recordlimiet aan. Het Analytics-abonnement is ontworpen voor precies dit soort analyses. Lees het artikel Essentials of Analytics voor een uitgebreide vergelijking.

Wil je het zelf proberen? Start gratis met Exact AI Connect →