Bol.com-facturen en Exact Online: hoe automatiseer je de factuurplicht?

Verkopen via Bol.com voelt als uitbesteden: het platform regelt de etalage, de bestelling en de betaling. Maar er is één ding dat Bol.com nadrukkelijk niét voor je doet, en dat veel ondernemers verrast. De facturen naar je klanten maak en lever je zelf.

Zolang je een paar bestellingen per maand hebt, valt dat mee. Maar zodra je volume groeit, of als de eerste zakelijke koper een correcte factuur opvraagt, wordt het een dagelijkse klus die je er niet bij wilt hebben. In dit artikel leggen we uit wat Bol.com precies van je verwacht, wat handmatig factureren je kost, en hoe je het hele proces automatiseert vanuit Exact Online.

Bol.com regelt de betaling, niet je facturen

Een veelgemaakte aanname: "Bol.com int het geld, dus die factuur komt ook wel goed." Dat klopt niet. Bol.com verzorgt het betaaloverzicht, niet de factuur richting je klant. De factuurplicht ligt bij jou als verkoper.

Concreet betekent dat een paar dingen:

• Je bent verantwoordelijk voor een correcte, complete factuur per bestelling
• Vraagt een klant een factuur op, dan moet die snel beschikbaar zijn (Bol.com hanteert een termijn van 24 uur)
• Bij zakelijke (B2B) bestellingen gelden extra eisen aan wat er op de factuur moet staan

Niet voldoen aan die eisen is meer dan een administratieve slordigheid. Het raakt je klanttevredenheid, je beoordeling op het platform en in het slechtste geval je verkoopstatus.

Wat handmatig factureren je kost

De standaardroute zonder automatisering ziet er zo uit: je maakt de factuur in je boekhouding, je downloadt de PDF, je logt in op je Bol.com-verkoopaccount en je uploadt het bestand bij de juiste order. Per bestelling. Elke dag opnieuw.

De nadelen daarvan zijn voorspelbaar:

• Tijdrovend Een paar minuten per order lijkt weinig, maar bij tientallen bestellingen per dag loopt dat hard op.
• Foutgevoelig Verkeerde PDF bij de verkeerde order, een vergeten upload, een typefout in de gegevens.
• Opstapeling Factuuraanvragen die je "straks" doet, blijven liggen tot je over de 24-uurstermijn heen bent.

Het is precies het soort werk dat niemand leuk vindt en dat als eerste blijft liggen op een drukke dag.

Hoe de koppeling met Exact Online werkt

De koppeling tussen Exact Online en Bol.com haalt die handmatige stap volledig weg. Het idee is simpel: jij blijft gewoon factureren in Exact Online, de koppeling doet de rest.

Zodra een factuur in Exact Online wordt aangemaakt, stuurt de koppeling de PDF via de Bol.com-API automatisch terug naar het platform. De factuur staat dan meteen klaar in het account van de koper. Komt er een factuuraanvraag binnen, dan is die in de meeste gevallen al afgehandeld voordat je er zelf naar zou kijken.

Het proces draait volledig op de achtergrond en sluit aan op je bestaande administratie. Je hoeft je werkwijze in Exact Online niet om te gooien; je voegt er een automatische schakel aan toe.

De voordelen op een rij

• Geen handmatige uploads meer Facturen worden direct vanuit Exact Online teruggekoppeld naar Bol.com.
• Altijd op tijd Factuuraanvragen worden automatisch afgehandeld, ruim binnen de 24-uurstermijn.
• Compliant, ook voor B2B Zakelijke bestellingen krijgen een correcte en complete factuur zonder extra controle.
• Eén bron van waarheid Klant-, order- en factuurgegevens blijven gesynchroniseerd tussen Exact Online en Bol.com.
• Veilige verwerking De overdracht van factuurgegevens verloopt volgens vaste, beveiligde standaarden.

Waar je op moet letten

Een eerlijk verhaal hoort er ook bij. Een koppeling is geen wondermiddel, en in deze gevallen is het goed om je verwachtingen scherp te hebben:

• Je hebt Exact Online nodig als basis De koppeling automatiseert de verzending, maar de factuur zelf maak je nog steeds in Exact Online. Factureer je nu buiten Exact om, dan moet je Exact eerst inrichten.
• Het is een extra schakel in je proces Daar staat een tijdsbesparing tegenover, maar het is wel een component dat onderhouden en gemonitord wordt. Daar zijn onze SLA's voor.
• Eenmalige inrichting Reken op een korte implementatie waarin we de koppeling instellen en testen voordat hij live gaat.

Voor de meeste Bol.com-verkopers die met Exact Online werken weegt de tijdwinst ruimschoots op tegen die punten. Zodra je meer dan een half uur per week kwijt bent aan facturen uploaden, verdient de automatisering zichzelf snel terug.

Aan de slag: implementatie, support en SLA

We richten de koppeling in heldere stappen in, met de mogelijkheid om eerst in een testomgeving te draaien. Daarna staat ons team klaar om je te ondersteunen, van support-tickets tot telefonische hulp en proactief beheer. Je kiest zelf het SLA-niveau dat bij je bedrijf past. We denken graag mee over de optimale inrichting voor jouw situatie.

Conclusie

De factuurplicht bij Bol.com ligt bij jou, maar dat betekent niet dat je er dagelijks tijd in hoeft te steken. Met de koppeling tussen Exact Online en Bol.com worden facturen automatisch aangemaakt, teruggekoppeld en op tijd geleverd. Compliant, foutloos en zonder handwerk. Jij houdt tijd over voor het werk dat er wél toe doet.

Benieuwd of dit bij jouw webshop past? Neem direct contact op of vraag een vrijblijvende demo aan. Bekijk ook al onze Bol.com-koppelingen met Exact Online.