Pipedrive en Exact Online: van lead tot factuur in één flow

Een deal wordt gewonnen in Pipedrive, iemand roept "mooi!" in de groeps-app, en dan begint het echte werk pas. Klantgegevens overzetten naar Exact Online, factuur aanmaken, bedragen controleren. Een Pipedrive Exact Online integratie neemt dat werk uit handen. Maar welke koppeling past bij jouw team?

Salesteams van drie tot vijf personen die Pipedrive gebruiken, hebben meestal geen IT-afdeling. Ze willen verkopen, niet administreren. Toch kost het handmatig overzetten van deals naar facturen al snel een tot twee uur per week, zeker bij twintig tot vijftig deals per maand.

Het goede nieuws: je hebt daar tegenwoordig geen developer meer voor nodig. Pipedrive heeft een nieuwe API uitgerold en daarmee de no-code integratiemarkt is flink gegroeid. De drempel om twee systemen aan elkaar te knopen is lager dan ooit.

Wat er precies gesynchroniseerd wordt

Pipedrive en Exact Online spreken een andere taal. De koppeling vertaalt tussen die twee.

Persons en Organizations in Pipedrive worden Relaties en Contactpersonen in Exact Online. Naam, e-mailadres, telefoonnummer, KvK-nummer: alles stroomt automatisch mee. Maak je een nieuwe klant aan in Pipedrive? Dan staat die binnen minuten ook in je boekhouding.

Deals worden Verkooporders of Facturen. Zodra een deal een bepaalde fase bereikt (bijvoorbeeld "Won"), maakt de koppeling automatisch een factuur aan in Exact Online. De dealwaarde, valuta en klantgegevens zijn dan al ingevuld.

Products in Pipedrive worden Artikelen in Exact Online. Prijzen, omschrijvingen en btw-codes blijven consistent over beide systemen.

En de andere kant op: de betaalstatus uit Exact Online vloeit terug naar Pipedrive. Je salesteam ziet in hun eigen omgeving of een factuur betaald is, zonder eerst in te loggen bij de boekhouding.

De ingebouwde facturatie van Pipedrive is niet genoeg

Pipedrive heeft een ingebouwde facturatiefunctie waarmee je direct vanuit een deal een factuur kunt aanmaken bij een gekoppelde facturatie-app. Je kunt daarin templates beheren, facturen aanmaken en statussen bijhouden. Voor eenvoudige situaties is dat prima.

Maar die facturatie staat volledig los van je boekhouding. Er is geen koppeling met Exact Online, geen BTW-aangifte, geen grootboekrekeningen. Voor een bedrijf dat serieus met zijn financiële administratie bezig is, blijft Pipedrive's ingebouwde facturatie een tussenoplossing.

Hoe werkt de koppeling technisch?

Een deal bevat gestructureerde velden die direct vertaalbaar zijn naar verkoopfacturen in Exact Online. De koppeling synchroniseert klantgegevens, producten en prijzen met Exact Online.r al in. Je hebt geen data export of handmatig overtypen meer nodig. Alle gegevens zijn meteen beschikbaar in Exact Online. 

Pipedrive stuurt bij elke stage-verandering van een deal een signaal naar de koppeling. Verplaats je een deal naar "Offerte verstuurd"? Dan maakt de koppeling een conceptfactuur. Gaat de deal naar "Gewonnen"? Dan wordt de factuur definitief geboekt in Exact Online. Dat werkt real-time, zonder polling of handmatige triggers.

Vier manieren om Pipedrive te koppelen aan Exact Online

1. Commercient (middleware)

Commercient is een middleware-platform dat zich richt op ERP-integraties. Ze bieden een Pipedrive-Exact Online connector als onderdeel van hun bredere platform.

Het voordeel is dat je diepgaande mapping-mogelijkheden hebt en ondersteuning voor complexe scenario's. Daar staat tegenover dat de prijs hoger ligt en de implementatie langer duurt. Voor een team van drie tot vijf personen is dit vaak meer dan je nodig hebt.

2. Skyvia (data-integratie)

Skyvia is een cloudgebaseerd data-integratieplatform waarmee je data tussen Pipedrive en Exact Online synchroniseert via visuele flows.

Skyvia is sterk in bulkdata en periodieke syncs, maar minder geschikt voor real-time triggers en specifieke boekhoudlogica. Je moet zelf nadenken over btw-codes, grootboekrekeningen en betaalcondities.

3. Zapier of Make (no-code)

De bekendste no-code platforms. Je bouwt zelf een "zap" of "scenario" dat bij een deal-update in Pipedrive een actie triggert in Exact Online.

De drempel is laag, maar de beperkingen worden bij groei snel zichtbaar. Foutafhandeling is minimaal, complexere logica vereist meerdere stappen, en je betaalt per taak. Bij vijftig deals per maand met elk drie tot vier stappen lopen de kosten op.

4. iWebDevelopment (directe koppeling)

iWebDevelopment biedt een directe koppeling tussen Pipedrive en Exact Online, gebouwd als officieel Exact Online partner. De synchronisatie draait op de achtergrond: deals, klanten, producten en betaalstatussen worden automatisch gesynchroniseerd.

Je hoeft geen flows te bouwen of stappen te configureren. Koppel de twee systemen en de sync loopt. Met Nederlandse support, ISO 27001-certificering en een onafhankelijke pentest.

De vergelijking op een rij

Het typische scenario

Stel: je hebt een salesteam van vier personen. Jullie sluiten dertig deals per maand in Pipedrive. Er is geen IT-afdeling, de office manager regelt de boekhouding in Exact Online.

Zonder koppeling kost het overzetten van deals naar facturen minimaal een uur per week. Fouten sluipen erin: een verkeerd bedrag, een ontbrekende BTW-code, een klant die dubbel wordt aangemaakt. De boekhouder corrigeert, de salesmanager snapt niet waarom de cijfers niet kloppen.

Met een koppeling verdwijnt dat handwerk. Een deal die naar "Gewonnen" gaat, wordt automatisch een factuur. De klantgegevens kloppen, de producten staan er al in, de btw-code is correct. En zodra de klant betaalt, ziet het salesteam dat in Pipedrive, zonder te vragen.

Dat is geen luxe. Dat is basisinvoer die je niet zelf hoeft te doen.

Waar let je op bij je keuze?

Eenrichtingsverkeer of tweeweg: Sommige koppelingen sturen alleen data van Pipedrive naar Exact Online. Je wilt ook de betaalstatus terug, anders blijft je salesteam in het ongewisse.

BTW-afhandeling: Nederland kent meerdere BTW-tarieven. Een koppeling die daar geen rekening mee houdt, levert werk op voor je boekhouder.

Foutafhandeling: Wat gebeurt er als een synchronisatie mislukt? Krijg je een melding? Wordt het automatisch opnieuw geprobeerd? Bij no-code tools moet je dit zelf regelen.

Support in het Nederlands: Als je boekhouder een vraag heeft over de koppeling, wil je geen Engelstalig ticketsysteem met drie dagen responstijd.

Conclusie

Een Pipedrive Exact Online integratie is geen groot IT-project meer. De tools zijn er, de API's zijn volwassen, en je hebt geen developer nodig. De vraag is niet of je moet koppelen, maar welke koppeling past bij jouw team.

Voor salesteams die snel willen schakelen zonder technische overhead, is een directe koppeling de meest pragmatische keuze. Geen flows bouwen, geen stappen configureren, geen per-taak kosten die oplopen.

Wil je het zelf proberen? Bekijk de Pipedrive-koppeling →

Liever een ander CRM? HubSpot-koppeling → | Salesforce-koppeling →