Hoe werkt de Exact Online - Shopify handel koppeling?

Shopify maakt het eenvoudig om een succesvolle webshop te starten en op te schalen. Naarmate het aantal bestellingen groeit, neemt ook de administratieve druk toe. Met onze Shopify & Exact Online koppeling worden orders, klanten, artikelen en voorraad automatisch gesynchroniseerd, zodat je processen efficiënt blijven verlopen. In dit artikel lees je hoe de handel-koppeling werkt en welke gegevens automatisch worden uitgewisseld. 

Wat doet de koppeling precies?

Wanneer een klant op Shopify een bestelling plaatst, worden alle relevante klantgegevens direct als relatie én contactpersoon in Exact Online vastgelegd. Denk aan:

1. Klanten & contactpersonen

Wanneer een klant op Shopify een bestelling plaatst, worden alle relevante klantgegevens direct als relatie én contactpersoon in Exact Online vastgelegd. Denk aan:

• Bedrijfsnaam, naam en adresgegevens
• E-mail en telefoonnummer

Voordeel:
Je beschikt altijd over een compleet en actueel klantbestand in Exact Online, zonder handmatige invoer. Dit voorkomt fouten en versnelt je facturatie- en rapportageprocessen.

2. Artikelen & productinformatie

Nieuwe producten die je in Shopify toevoegt, verschijnen automatisch in Exact Online. Wijzigingen in productinformatie of prijzen worden eveneens gesynchroniseerd. Bij de eerste bestelling met verzendkosten wordt automatisch een verzendartikel (“Shipment”) aangemaakt.

• SKU en product-ID → artikelcode
• Omschrijving, prijzen en artikelgroepen
• Altijd de juiste prijzen en voorraadposities

Voordeel:
Je hoeft productgegevens niet dubbel in te voeren en voorkomt verschillen tussen je webshop en administratie. Prijzen en omschrijvingen zijn overal consistent.

3. Orders & verkooporders

Wanneer een bestelling in Shopify is voltooid, wordt deze automatisch als verkooporder aangemaakt in Exact Online:

• Alle orderregels, producten en hoeveelheden worden overgenomen
• Automatische koppeling met de juiste klant en het afleveradres
• Prijzen, verzendkosten en eventuele kortingen volledig meegenomen
• Automatische toewijzing van de juiste btw-code

Voordeel:
Je orders staan direct klaar voor verdere verwerking in je boekhouding – geen handmatige invoer meer, minimale kans op fouten en een sluitende administratie

4. Voorraad & beschikbaarheid

Exact Online bepaalt altijd de actuele voorraadpositie van ieder artikel. Elke wijziging in de voorraad (door verkoop, inkoop of correctie) wordt automatisch gesynchroniseerd naar Shopify, meestal binnen enkele minuten.

• Je webshop toont altijd de juiste voorraad
• Geen kans op nee-verkoop door verouderde voorraadstanden

Voordeel:
Je klanten zien altijd de actuele voorraad, wat zorgt voor betere klanttevredenheid en minder kans op teleurstellingen of misgelopen omzet.

5. Btw, betalingscondities & meer

De koppeling ondersteunt alle gangbare btw-scenario’s: nationaal, binnen de EU (ICP), buiten de EU (export) en nultarief. Dit wordt automatisch geregeld op basis van het afleveradres en het btw-nummer van de klant. Ook betalingscondities, referenties en andere administratieve velden worden correct overgenomen.

Zo koppel je Shopify aan Exact Online

De installatie duurt ongeveer tien minuten. Je installeert niets in je thema en hebt geen technische kennis nodig. Je start op install.iwebdevelopment.com en kunt tussentijds stoppen en later verdergaan.

Stap 1. Kies je abonnement

Je kiest het abonnement dat past bij je Exact Online-pakket. Dat bepaalt of een bestelling in Exact landt als verkoopboeking, verkoopfactuur of verkooporder. Twijfel je? Bekijk de abonnementen op de koppelingspagina.

Stap 2. Koppel Exact Online

Vul je e-mailadres in en kies het land van je Exact Online-omgeving. Beschikbaar voor Nederland, België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten. Daarna log je in bij Exact en geef je toestemming via OAuth; je wachtwoord komt nooit bij ons terecht.

Stap 3. Koppel Shopify

Je vult je Shopify-domeinnaam in en klikt op Volgende. Je wordt doorgestuurd naar Shopify, waar je onze app autoriseert met de rechten die de koppeling nodig heeft. Daarna gaat de installatie automatisch verder.

De koppeling draait volledig buiten je webshop en communiceert met Shopify via de officiële API. Je autorisatie kun je op elk moment intrekken vanuit je Shopify-beheeromgeving.

Stap 4. Instellingen en administratie

Je kiest in welke Exact Online-administratie de gegevens terechtkomen. Werk je met meerdere administraties, dan zie je ze hier allemaal.

Belangrijk voor Shopify: je kiest hier ook de Shopify-locatie waar de voorraad uit Exact Online naartoe wordt geschreven. Werk je met meerdere locaties of magazijnen, dan bepaal je hier welke leidend is.

Stap 5. Modules

Optionele uitbreidingen, elk met een eigen maandprijs. Kies je er een, dan nemen we na de installatie contact op om hem samen met je in te richten. Later toevoegen kan ook.

Stap 6. Facturatiegegevens

Bedrijfsnaam, adres, btw-nummer en het e-mailadres voor de factuur. Deze gegevens zijn voor ná je proefperiode van 30 dagen. Wil je daarna niet verder, laat het ons weten.

Stap 7. Bevestigen

Je krijgt een overzicht van alles wat je hebt ingesteld. Klopt het, dan bevestig je en is de koppeling actief. Daarna beheer je alles vanuit het iWeb-controlepaneel, waar je de koppeling ook opnieuw kunt installeren als dat ooit nodig is.

Samengevat

De koppeling zorgt ervoor dat klant-, product-, order- én voorraadgegevens altijd gesynchroniseerd zijn tussen je webshop en Exact Online. Zo werk je efficiënter, foutloos en houd je meer tijd over voor je bedrijf.

Belangrijkste voordelen

• Nooit meer dubbele invoer: Klant-, order- en artikelgegevens één keer invoeren, altijd overal actueel
• 100% automatische synchronisatie: Geen omkijken meer naar je administratie
• Realtime voorraadbeheer: Altijd het juiste aantal in je webshop, minder kans op teleurstellingen bij klanten
• Slimme btw-afhandeling: Ondersteuning van alle gangbare btw-scenario’s, ook voor internationale groei
• Schaalbaar en flexibel: Breid eenvoudig uit met extra modules wanneer je meer wilt automatiseren
• Controle via het iWeb Controlepaneel: Zelf je instellingen en mappings beheren, zonder technische kennis

Extra modules & uitbreidingsopties

Maak je koppeling nog krachtiger met onze uitbreidingsmodules voor Exact Online, bijvoorbeeld:

• OSS / btw-module: Koppel transacties in de EU automatisch aan de juiste btw-codes in Exact Online en vereenvoudig je administratie voor de One Stop Shop (OSS)-regeling.
• Magazijnmodule:Optimaliseer de order- en voorraadverwerking als je met meerdere magazijnen werkt.
• Automatisch leveren:Maak bij de import van een order direct een goederenlevering aan, zodat je voorraad en boekhouding actueel blijven.
• Aflettermodule: Automatiseer het afletteren van je webshopverkopen en houd grip op je openstaande posten.

Bekijk alle modules op onze modules-pagina.

Support & SLA's

• Snelle implementatie: Installatie en configuratie in heldere stappen, met mogelijkheid om eerst te testen.
• Support & SLA's: Ons team staat klaar om je te ondersteunen – van support-tickets tot telefonische hulp en proactief beheer. Kies het SLA-niveau dat bij jou past. Meer informatie: SLA-contracten.
• Persoonlijk advies: We denken graag mee over de optimale inrichting voor jouw bedrijf.

Meer weten over andere Shopify-Exact Online koppelingen?

De handel koppeling automatiseert de uitwisseling van producten, klanten, orders en voorraad. Voor automatische facturatie kun je gebruikmaken van de facturenkoppeling. Wil je financiële gegevens verwerken in Exact Online? Bekijk dan ook de financiële koppeling.

Meer weten of een vrijblijvende demo?

Neem direct contact op of vraag een demo aan. Ontdek zelf het gemak van de Shopify – Exact Online koppeling en laat je administratie voor je werken!