Een groeiende Shopify-webshop betekent ook meer verkoopfacturen om te verwerken. Door Shopify te koppelen aan Exact Online worden facturen automatisch aangemaakt en verwerkt, waardoor je minder handmatig werk hebt en de kans op fouten afneemt. Benieuwd wat onze Shopify & Exact Online koppeling voor jouw webshop kan betekenen? In dit artikel leggen we uit hoe de facturen-koppeling werkt.
Wat doet de koppeling precies?
Onze Shopify – Exact Online Facturen-koppeling zorgt voor een volledige en foutloze uitwisseling van gegevens tussen je webshop en je administratie. Dit gebeurt volledig automatisch, waardoor je altijd up-to-date blijft en tijd bespaart.
1. Klanten & contactpersonen
Wanneer een klant een bestelling plaatst, worden alle relevante gegevens direct als relatie én contactpersoon in Exact Online vastgelegd. Denk aan:
- Bedrijfsnaam, naam en adresgegevens
- E-mail en telefoonnummer
- Btw-nummer (inclusief automatische validatie)
Voordeel:
Je beschikt altijd over een compleet en actueel klantbestand in Exact Online, zonder handmatige invoer. Dit voorkomt fouten en versnelt je facturatie- en rapportageprocessen.
2. Artikelen & productinformatie
Nieuwe producten die je in Shopify toevoegt, verschijnen automatisch in Exact Online. Wijzigingen in productinformatie of prijzen worden eveneens gesynchroniseerd.
- SKU en product-ID → artikelcode
- Omschrijving, prijzen en artikelgroepen
- Altijd de juiste prijzen
Voordeel:
Je hoeft productgegevens niet dubbel in te voeren en voorkomt verschillen tussen webshop en administratie. Prijzen en omschrijvingen zijn overal consistent.
3. Verkoopfacturen
Wanneer een bestelling in Shopify is voltooid, wordt deze automatisch als verkoopfactuur aangemaakt in Exact Online:
- Alle orderregels, producten en hoeveelheden worden overgenomen
- Automatische koppeling met de juiste klant en het juiste afleveradres
- Prijzen en eventuele kortingen volledig meegenomen
- Automatische toewijzing van de juiste btw-code (ook ICP/export mogelijk)
Voordeel:
Je facturen staan direct klaar voor verdere verwerking in je boekhouding. Geen handmatige invoer meer, minimale kans op fouten en een sluitende administratie.
4. Btw, betalingscondities & meer
De koppeling ondersteunt alle gangbare btw-scenario’s: nationaal, binnen de EU (ICP), buiten de EU (export) en nultarief. Dit wordt automatisch geregeld op basis van het afleveradres en het btw-nummer van de klant.
Ook betalingscondities, referenties en andere administratieve velden worden correct overgenomen.
Is de facturen-koppeling de juiste keuze?
Er zijn drie Shopify-koppelingen met Exact Online. Ze verschillen in wat een bestelling in Exact Online wordt, en welk Exact-pakket je daarvoor nodig hebt.
Deze variant maakt van elke Shopify-bestelling een verkoopfactuur. Je klanten komen mee als relatie, inclusief btw-nummer met automatische validatie, en je artikelen worden aangemaakt of gematcht op artikelcode.
Wat deze variant niet doet: je voorraad blijft in Shopify. Er wordt geen voorraad uit Exact Online teruggeschreven en er worden geen verkooporders aangemaakt. Heb je dat wel nodig, kijk dan naar de handel-koppeling.
Wil je juist minder en heb je alleen een kloppende omzet en btw-aangifte nodig, zonder artikelen? Dan is de financieel-koppeling genoeg.
Zo koppel je Shopify aan Exact Online
Het installeren gaat voor alle drie de varianten hetzelfde: je vult je Shopify-domeinnaam in, autoriseert onze app en doorloopt zeven stappen. Binnen tien minuten staat het. Alleen het abonnement dat je in stap 1 kiest verschilt, want dat bepaalt welke variant je krijgt.
De volledige stap-voor-stap uitleg staat in de handleiding bij de handel-koppeling en geldt onverkort voor deze variant.
Samengevat
De koppeling zorgt ervoor dat klant-, product- en factuurgegevens altijd gesynchroniseerd zijn tussen je webshop en Exact Online. Zo werk je efficiënter, foutloos en houd je meer tijd over voor je bedrijf.
Belangrijkste voordelen
- Nooit meer dubbele invoer: Klant-, artikel- en factuurgegevens één keer invoeren, altijd overal actueel
- 100% automatische synchronisatie: Geen omkijken meer naar je administratie
- Slimme btw-afhandeling:Ondersteuning van alle gangbare btw-scenario’s, ook voor internationale groei
- Schaalbaar en flexibel:Breid eenvoudig uit met extra modules wanneer je meer wilt automatiseren
- Controle via het iWeb Controlepaneel: Zelf je instellingen en mappings beheren, zonder technische kennis
Extra modules & uitbreidingsopties
Maak je koppeling nog krachtiger met onze uitbreidingsmodules voor Exact Online, bijvoorbeeld:
- OSS / btw-module: Koppel transacties binnen de EU automatisch aan de juiste btw-codes in Exact Online en vereenvoudig je administratie voor de One Stop Shop (OSS)-regeling.
- Automatische facturatie: Maak automatisch facturen aan in Exact Online wanneer een factuur vanuit de webshop wordt geïmporteerd.
- Aflettermodule: Automatiseer het afletteren van je webshopverkopen en houd grip op je openstaande posten.
Bekijk alle modules op onze modules-pagina.
Support & SLA's
- Snelle implementatie:Installatie en configuratie in heldere stappen, met de mogelijkheid om eerst te testen.
- Support & SLA's: Ons team staat klaar om je te ondersteunen – van supporttickets tot telefonische hulp en proactief beheer. Kies het SLA-niveau dat bij jou past. Meer informatie: SLA-contracten.
- Persoonlijk advies: We denken graag mee over de optimale inrichting voor jouw bedrijf.
Meer weten over andere Shopify-Exact Online koppelingen?
Naast het automatisch verwerken van facturen kun je ook producten, klanten, orders en voorraad synchroniseren via de handelkoppeling. Wil je daarnaast financiële transacties automatisch verwerken in Exact Online? Bekijk dan ook de financiële koppeling.
Meer weten of een vrijblijvende demo?
Neem direct contact op of vraag een demo aan. Ontdek zelf het gemak van de Shopify – Exact Online koppeling en laat je administratie voor je werken!
.png){kind=icon}
