Comptabiliser automatiquement les factures d'achat dans Exact Online : voici comment ça marche

Une facture d'achat vous coûte vite trois à cinq minutes dans Exact Online. Ouvrir, chercher le fournisseur, retaper les montants, choisir le code TVA, choisir le compte du grand livre, joindre le pdf, enregistrer. Avec cinquante factures par mois, cela représente une demi-journée de travail, et vous n'avez encore rien vérifié. Depuis cet automne, les choses peuvent se faire autrement : vous transférez la facture par mail, l'IA la lit, la contrôle et prépare la proposition d'écriture. Vous approuvez ce qui demande de l'attention, le reste s'enregistre tout seul. Dans cet article, je parcours avec vous toute la chaîne, de la boîte mail à l'écriture comptable, y compris ce que cela coûte et ce à quoi cela n'est pas destiné.

Étape 1 : la facture arrive

Chaque administration reçoit sa propre adresse mail. Les factures qui y arrivent sont traitées immédiatement, que vous les transfériez depuis votre propre boîte mail ou que vous laissiez l'adresse chez vos fournisseurs. Si vous avez une facture sous forme de fichier sur votre bureau, vous pouvez aussi la fournir via votre assistant IA : "voici une facture de notre nettoyeur, traite-la dans l'administration X".

Le module lit deux types de factures. Les pdf, car c'est ce que la plupart des fournisseurs envoient encore. Et les factures électroniques structurées en UBL, le format échangé via Peppol et qui, à partir de 2030, deviendra la norme aux Pays-Bas pour les factures professionnelles. Avec un fichier UBL, il n'y a rien à lire ; les données s'y trouvent déjà.

Étape 2 : l'IA lit la facture et cherche le fournisseur

Du pdf, l'IA extrait ce qu'un comptable en extrait aussi : le fournisseur, le numéro de facture, la date de facture, la date d'échéance, les lignes, la TVA par ligne, le total et la période de prestation si elle y figure. Ensuite, le fournisseur est recherché dans votre administration Exact, par nom, numéro de TVA, numéro de registre du commerce et IBAN. S'il correspond, la facture est rattachée au bon créancier. Si la correspondance est douteuse, elle n'est pas devinée mais soumise à vous, avec les candidats proposés.

Ce dernier point est un choix délibéré. Rattacher une facture au mauvais créancier est l'erreur que vous découvrez en dernier, généralement seulement lors d'un rappel de paiement.

Étape 3 : les contrôles

Avant qu'une proposition d'écriture apparaisse, chaque facture passe par une série de contrôles. C'est la partie qui distingue vraiment le module d'une simple fonction de scan et reconnaissance :

• Calcul. Le sous-total plus la TVA correspond-il au total ? Une ligne arrondie ou un chiffre mal lu se repère ici immédiatement.
• Facture en double. Ce fichier exact a-t-il déjà été traité auparavant ? Le même numéro de facture du même fournisseur figure-t-il déjà dans Exact ? Y a-t-il une facture avec le même montant et la même date ? Également à travers vos autres administrations.
• Numéro de compte. L'IBAN figurant sur la facture diffère-t-il de ce que vous connaissez de ce fournisseur ? C'est le signal classique de la fraude à la facture, et précisément le contrôle que la plupart des processeurs de factures omettent.
• TVA. Le code TVA correspond-il au pourcentage et au pays du fournisseur ? S'il s'agit d'un fournisseur de l'UE avec TVA autoliquidée, le numéro de TVA est vérifié en direct auprès de VIES et le code d'autoliquidation est déjà correctement défini.
• Date et période. La date de facture est-elle plausible, et y a-t-il une période de prestation du et au ? Cette dernière est transmise à Exact, qui répartit alors les coûts sur les mois lui-même.

Un contrôle qui échoue ne bloque pas immédiatement la facture. La plupart affichent un avertissement que vous voyez dans l'aperçu ; seule une facture manifestement en double est retenue jusqu'à ce que quelqu'un la libère.

Étape 4 : la proposition d'écriture

Pour chaque ligne, l'IA propose un compte du grand livre, un code TVA et le cas échéant un centre de coûts ou un porteur de coûts, avec la raison. Cette proposition devient plus intelligente à mesure que vous enregistrez davantage : une fois qu'un fournisseur est associé à un compte, c'est le point de départ la fois suivante.

Si vous voulez fixer une règle, vous le faites en français courant. "Les factures de notre fournisseur télécom vont au 4530 Téléphone, TVA élevée" suffit ; le module traduit cela en une règle qu'il applique désormais. Pas d'arbre de décision, pas d'écran de paramètres avec dix onglets.

Étape 5 : approuver et enregistrer

Ici, c'est vous qui décidez de ce que vous voulez voir. Vous définissez un barème par montant : les factures sous un seuil sont enregistrées automatiquement par le module dès que tous les contrôles sont au vert, au-dessus il demande un accord, et au-delà d'une seconde limite un second accord. L'approbation se fait en un clic depuis l'e-mail, votre approbateur n'a donc à se connecter nulle part. Si une facture reste trop longtemps en attente, elle passe à l'approbateur suivant.

Après l'accord, une écriture d'achat ordinaire est créée dans Exact Online, avec le pdf en pièce jointe. Pas d'archive séparée, pas de couche intermédiaire : elle figure dans votre comptabilité comme si vous l'aviez saisie vous-même.

Essayer et résilier

Le module Factures d'achat fonctionne au sein d'Exact AI Connect et n'est pour l'instant disponible que pour Exact Online. Vous l'essayez gratuitement pendant 30 jours et résiliez chaque mois ; le prix actuel figure sur la page produit.

Avantages et points d'attention

Les avantages sont clairs : plus de ressaisie, des contrôles que vous ne feriez jamais vous-même de façon systématique, et un circuit d'approbation qui ne dépend pas de qui se trouve au bureau ce jour-là.

Soyez honnête sur les limites. Le module lit des factures, pas des tickets de carte carburant. Il enregistre dans Exact Online et non dans Twinfield ou AFAS. Un fournisseur qui ne figure pas encore dans votre comptabilité n'est pas créé en silence ; ce choix reste le vôtre. Et l'IA ne lit pas un pdf mal scanné mieux qu'un humain : une photo de travers d'une facture vous revient avec la demande d'un meilleur exemplaire. Nous trouvons cela plus raisonnable qu'une supposition qui a l'air correcte.

Voici comment commencer

Vous activez le module dans votre compte sous Modules, choisissez la comptabilité et recevez votre adresse e-mail. Envoyez-y trois factures que vous deviez de toute façon enregistrer, et regardez les propositions. En général, cela suffit pour savoir si cela vous convient.

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Essayez ces questions dans votre propre assistant IA

• "Quelles factures d'achat attendent mon approbation, et pourquoi n'ont-elles pas été enregistrées automatiquement ?"
• "Montre les factures pour lesquelles le numéro de compte du fournisseur a changé."
• "Enregistre cette facture de notre hébergeur sur le même compte que le mois dernier."
• "Quels fournisseurs ont envoyé plus de trois factures ce mois-ci ?"