Pourquoi votre équipe commerciale et votre comptabilité disposent de données clients différentes

Près d'un quart de tous les fichiers clients dans les systèmes d'entreprise contiennent des erreurs. Adresses incorrectes, numéros de TVA manquants ou contacts obsolètes. Le problème de synchronisation entre le CRM et la comptabilité ne réside pas dans les données elles-mêmes, mais dans le fait que deux services gèrent les mêmes données clients dans deux systèmes, sans que ces systèmes communiquent entre eux.

Le même client, deux versions de la vérité

Votre équipe commerciale travaille dans HubSpot, Salesforce ou Pipedrive. Elle y enregistre des prospects, met à jour des affaires et note les coordonnées. Pendant ce temps, la finance travaille dans Exact Online. Factures, paiements et gestion des débiteurs, le tout sur la base de relations créées là-bas.

Le problème commence petit. Accountants BV déménage et communique la nouvelle adresse à votre gestionnaire de compte. Celui-ci la modifie dans HubSpot. Mais dans Exact Online figure encore l'ancienne adresse. La facture suivante part vers un bâtiment où votre client n'est plus.

Ou l'inverse. La finance corrige le nom de l'entreprise de "Accountants BV" en "Accountants B.V." avec un point parce que le registre du commerce l'indique ainsi. Les commerciaux n'en savent rien. Vous vous retrouvez alors avec deux fichiers portant un nom légèrement différent pour le même client.

"J'ai déjà payé" et personne ne peut le vérifier

Voici un scénario que presque toutes les entreprises reconnaissent. Un client appelle votre service commercial et dit : "Cette facture a été payée la semaine dernière." Votre gestionnaire de compte ouvre le CRM. On y trouve des affaires, des notes et des comptes rendus d'entretien. Mais le statut de paiement ? Il se trouve dans Exact Online. Et les commerciaux n'y ont pas accès.

La conséquence : votre gestionnaire de compte dit "Je vérifie ça avec la finance" et envoie un courriel interne. La finance recherche l'information et répond par mail. Le client attend. Parfois une heure, parfois une journée.

Pendant ce temps, ce client ne se sent pas pris au sérieux. Car dans son esprit, il s'agit d'une information simple que votre entreprise devrait connaître.

Le contact parti

Un autre problème classique. Votre contact chez un client s'en va. Le client le signale peut-être à la finance par mail lors de la facture suivante. Ou les commerciaux l'apprennent via LinkedIn. Mais l'information atteint rarement les deux systèmes.

Le résultat : un devis envoyé à quelqu'un qui n'y travaille plus. Ou une facture de rappel adressée à une personne partie depuis des mois. Ce n'est pas seulement inefficace, cela donne aussi une impression peu professionnelle.

Où cela coince techniquement

Les systèmes CRM utilisés par la plupart des entreprises néerlandaises comme HubSpot, Salesforce et Pipedrive, ont chacun leur propre structure de données pour les informations clients.

HubSpot organise les données clients autour de Contacts et Companies. Salesforce fonctionne avec Accounts et Contacts. Pipedrive avec Persons et Organizations. Chaque système possède ses propres champs, ses propres règles de validation et ses propres façons d'établir des relations.

Exact Online utilise encore un autre modèle : CRM/Accounts comme table de relations centrale, avec des champs tels que numéro de débiteur, numéro de TVA, numéro de chambre de commerce et conditions de paiement. Des informations qui souvent n'existent même pas dans votre CRM.

Sans connector, ce sont des mondes séparés. Une modification d'adresse dans HubSpot n'atteint pas Exact Online. Un nouveau numéro de débiteur dans Exact Online reste invisible dans Pipedrive. Et un numéro de TVA que la finance ajoute ? Salesforce n'en sait rien.

Les chiffres : combien cela coûte-t-il ?

Des études montrent qu'environ 23 % des fiches clients dans les systèmes d'entreprise contiennent des erreurs. Cela semble abstrait jusqu'à ce que vous le rameniez à votre travail quotidien.

Une facture erronée avec de mauvaises coordonnées d'entreprise prend en moyenne 30 à 60 minutes à corriger. Vous devez repérer l'erreur, créer un avoir, établir une nouvelle facture et informer le client.

Avec dix erreurs de ce type par mois, cela représente 5 à 10 heures de travail supplémentaire. Uniquement pour rectifier des données qui figuraient déjà correctement dans un autre système.

Et il ne s'agit que du temps direct. Les coûts indirects, comme les paiements retardés à cause de factures qui n'arrivent pas, les clients qui abandonnent à cause d'une communication peu professionnelle ou les entretiens commerciaux qui bloquent parce qu'il manque des informations de paiement, sont plus difficiles à mesurer mais souvent plus importants.

Le vrai problème n'est pas la donnée

Il est tentant de voir cela comme un problème de données. Mais ce n'en est pas un. Les données existent bel et bien, mais seulement au mauvais endroit. Votre équipe commerciale a le bon numéro de téléphone. La finance a le bon numéro de TVA. Le problème, c'est que ces informations ne circulent pas.

La synchronisation manuelle ne fonctionne pas. Toute personne qui a essayé le sait désormais. Un export Excel mensuel de HubSpot vers Exact ? Au bout de deux mois, plus personne ne le fait. Un tableur partagé dans lequel les deux équipes consignent leurs modifications ? Au bout d'une semaine, les conflits apparaissent déjà.

Ce qui fonctionne, c'est un connector direct entre votre CRM et votre comptabilité. Un connector qui transmet les modifications automatiquement, dans les deux sens. Ainsi, un changement d'adresse dans HubSpot est immédiatement visible dans Exact Online. Et un statut de paiement dans Exact Online revient automatiquement dans votre CRM.

Quel que soit votre CRM

La solution diffère selon le CRM, mais le principe reste le même.

Avec HubSpot, un connector synchronise vos Companies et Contacts vers les relations Exact Online, y compris les coordonnées, les numéros de TVA et les conditions de paiement. Les Deals deviennent automatiquement des commandes ou des factures. Et les statuts de paiement reviennent, pour que votre équipe commerciale puisse voir dans HubSpot si un client a payé. Vous en apprendrez davantage dans notre article sur le connector HubSpot Exact Online.

Avec Salesforce, cela fonctionne de manière similaire. Les Accounts et Contacts sont synchronisés, les Opportunities deviennent des commandes, et le statut de paiement revient dans Salesforce. Avec Agentforce et Data 360, l'ensemble des données devient encore plus riche, mais sans connector avec votre comptabilité, il subsiste une lacune. Découvrez-en plus sur le connector Salesforce Exact Online.

Et avec Pipedrive, populaire auprès des équipes commerciales des PME, un connector synchronise les Organizations et Persons avec les relations Exact Online. Les Deals deviennent des factures, et le statut de paiement est visible dans Pipedrive via la timeline. Consultez les détails dans notre article sur l'intégration Pipedrive Exact Online.

Un client, une seule vérité

L'objectif est simple : peu importe où vous regardez, CRM ou comptabilité, vous voyez les mêmes données client. La même adresse, le même numéro de TVA, le même interlocuteur. Fini les "je vérifie vite avec la finance". Fini les factures envoyées à de mauvaises adresses. Fini les devis adressés à des personnes qui n'y travaillent plus.

La technologie est là. Les connecteurs existent. Il ne reste plus qu'à franchir le pas.

Envie d'essayer par vous-même ? Découvrez le connecteur HubSpot →