Lettrage automatique dans Exact Online : banque, Mollie, Adyen et Stripe

Les paiements ordinaires sont parfaitement rapprochés, et pourtant le livre de banque reste ouvert. Ce qui reste, c'est la pile que connaît chaque boutique en ligne : des versements de Mollie qui ne correspondent à aucun montant de facture, un virement Stripe dont les frais ont été retirés, un client qui a payé en deux fois. Du coup, le lettrage dans Exact Online est reporté à lundi. Encore une fois.

Cette pile, c'est précisément là que le lettrage fait mal : pas sur les paiements simples, mais sur tout ce qui passe par un prestataire de paiement. Pourquoi ce sont justement ces lignes qui restent en suspens ? Et surtout : comment les traiter malgré tout en quelques minutes avec un assistant IA, sans abandonner le contrôle ?

Pourquoi les versements de Mollie, Adyen et Stripe ne se rapprochent jamais sans accroc

Un prestataire de paiement ne verse pas par commande, mais de façon groupée. Une seule ligne bancaire couvre toute une série de commandes d'une journée ou d'une semaine. Avant que l'argent n'arrive sur votre compte, les frais de transaction en ont déjà été déduits, et un éventuel remboursement est compensé dans le même lot. Le montant figurant sur votre relevé bancaire ne correspond donc pas à une facture, ni à la somme de vos factures.

Manuellement, cela veut dire : sortir le récapitulatif des versements de votre prestataire, additionner les transactions, filtrer les frais et relier chaque poste un par un. Pour un comptable, c'est un travail de routine sans gloire ; pour un entrepreneur, c'est la tâche qui reste en suspens. Et plus elle traîne, moins votre livre de banque dit quoi que ce soit sur qui a réellement payé.

Voici comment fonctionne le lettrage via le connector IA

Avec Exact AI Connect, vous reliez votre propre assistant IA, comme Claude ou ChatGPT, directement à Exact Online. Cela passe par le Model Context Protocol (MCP), qui permet aux assistants IA d'accéder à votre logiciel en toute sécurité. Pour savoir comment cela fonctionne sous le capot, consultez notre explication sur le connector.

Le lettrage lui-même donne l'impression de concerter avec un collègue. Vous demandez quelles lignes bancaires de ce mois ne sont pas encore lettrées. Ensuite, vous laissez l'IA placer, pour chaque paiement, les postes ouverts en regard : quelles factures correspondent à ce versement du 12 juillet ? L'IA propose un rapprochement, signale ce qui ne colle pas, et c'est vous qui jugez.

Important pour tous ceux qui froncent maintenant les sourcils : rien n'est comptabilisé sans votre accord explicite. Chaque action d'écriture, donc aussi une écriture de lettrage, passe d'abord par une étape de confirmation. Si vous ne dites rien, rien ne se passe. Vous conservez ainsi le rythme de l'automatisation et le contrôle du travail manuel.

Traitez aussi les paiements partiels et les petits écarts

Si un client paie une facture en deux fois, vous lettrez la partie reçue et le reste demeure simplement ouvert. S'il subsiste un petit écart après le rapprochement, par exemple à cause d'un arrondi ou de frais retenus, vous le comptabilisez comme écart de paiement sur le compte que vous utilisez à cet effet. Là aussi, il s'agit d'une proposition que vous confirmez, pas d'une écriture silencieuse en arrière-plan.

Le connector peut à cette occasion relier différents types de lignes : des lignes de facture, des lignes bancaires et des écritures d'opérations diverses. C'est justement nécessaire avec les prestataires de paiement, car le paiement et les frais atterrissent rarement au même endroit dans votre comptabilité.

L'IA propose, vous décidez

Toutes les règles bancaires ne se résolvent pas avec une bonne proposition de rapprochement. Un chargeback qui revient des mois plus tard, un versement qui ne correspond plus à l'aperçu du prestataire à cause de remboursements, un ancien poste en attente sans contrepartie claire : voilà du travail de reconstruction pour une personne qui connaît le dossier. L'IA prépare les pièces et fait le calcul, mais la décision sur ce que vous comptabilisez vous revient, à vous ou à votre comptable.

Si vous voulez fixer cette limite de façon stricte, c'est possible. Vous restreignez les droits d'écriture par rôle, mettez un utilisateur en lecture seule ou définissez une limite journalière. Vous découvrez comment configurer cela dans notre article sur la prévention des actions d'IA indésirables. Pour le comptable qui suit : le connector est certifié ISO 27001 et testé en pentest indépendant, et nous ne stockons les données financières qu'avec l'abonnement Analytics, dans un environnement d'analyse sécurisé au sein de l'UE que nous supprimons dès que vous arrêtez.

Exemples de prompts pour votre première session de rapprochement

Copiez ces questions dans votre assistant IA connecté et remplacez les montants par vos propres chiffres :

Quelles règles bancaires de ce mois ne sont pas encore rapprochées ?

Quelles factures ouvertes correspondent au paiement du 12 juillet de 1 250 euros ?

Rapproche la facture 2026-0142 avec ce paiement.

Comptabilise l'écart résiduel de 0,02 euro sur le compte des écarts de paiement.

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