Rapprochement automatique dans Exact Online : banque, Mollie, Adyen et Stripe

Les paiements courants sont bien rapprochés, et pourtant le livre de banque reste ouvert. Ce qui reste, c'est la pile que connaît chaque boutique en ligne : des versements de Mollie qui ne correspondent à aucun montant de facture, un virement Stripe dont les frais ont été déduits, un client qui a payé en deux fois. Du coup, le lettrage dans Exact Online est reporté à lundi. Encore.

Cette pile, c'est précisément là où le lettrage fait mal : pas sur les paiements simples, mais sur tout ce qui passe par un prestataire de paiement. Pourquoi ces lignes-là restent-elles en suspens ? Et surtout : comment les traiter malgré tout en quelques minutes avec un assistant IA, sans perdre le contrôle ?

Pourquoi les versements de Mollie, Adyen et Stripe ne se rapprochent jamais sans accroc

Un prestataire de paiement ne verse pas par commande, mais de façon groupée. Une seule ligne bancaire couvre toute une série de commandes d'une journée ou d'une semaine. Avant que l'argent n'arrive sur votre compte, les frais de transaction en ont déjà été déduits, et un éventuel remboursement est compensé dans le même lot. Le montant sur votre relevé bancaire ne correspond donc pas à une facture, ni à la somme de vos factures.

Manuellement, cela veut dire : sortir le relevé des versements de votre prestataire, additionner les transactions, filtrer les frais et rapprocher poste par poste. Pour un comptable, c'est un travail de routine sans gloire ; pour un entrepreneur, c'est la tâche qui reste en souffrance. Et plus elle traîne, moins votre livre de banque indique qui a vraiment payé.

Voici comment fonctionne le lettrage via le connector IA

Avec Exact AI Connect, vous reliez votre propre assistant IA, comme Claude ou ChatGPT, directement à Exact Online. Cela passe par le Model Context Protocol (MCP), grâce auquel les assistants IA peuvent accéder en toute sécurité à votre logiciel. Pour savoir comment cela fonctionne en coulisses, lisez notre explication sur le connector.

Le lettrage lui-même ressemble à une concertation avec un collègue. Vous demandez quelles lignes bancaires de ce mois-ci ne sont pas encore lettrées. Ensuite, vous laissez l'IA placer les postes ouverts en regard de chaque paiement : quelles factures correspondent à ce versement du 12 juillet ? L'IA propose un rapprochement, signale ce qui ne colle pas, et vous l'évaluez.

Important pour tous ceux qui froncent les sourcils : rien n'est comptabilisé sans votre accord explicite. Chaque action d'écriture, donc aussi une écriture de lettrage, passe d'abord par une étape de confirmation. Si vous ne dites rien, rien ne se passe. Vous gardez ainsi le rythme de l'automatisation et le contrôle du travail manuel.

Traitez aussi les paiements partiels et les petits écarts

Si un client paie une facture en deux fois, vous lettrez la partie reçue et le reste demeure simplement ouvert. S'il subsiste un petit écart après le rapprochement, par exemple à cause d'un arrondi ou de frais retenus, vous le comptabilisez comme différence de paiement sur le compte que vous utilisez à cet effet. Là aussi, c'est une proposition que vous confirmez, pas une écriture silencieuse en arrière-plan.

Le connector peut relier différents types de lignes entre elles : lignes de facture, lignes bancaires et écritures de journal d'opérations diverses. C'est justement nécessaire avec les prestataires de paiement, car le paiement et les frais atterrissent rarement au même endroit dans votre comptabilité.

L'IA propose, vous décidez

Toutes les règles bancaires ne se résolvent pas avec une bonne proposition de rapprochement. Un chargeback qui revient des mois plus tard, un versement qui ne correspond plus à l'aperçu du prestataire à cause de remboursements, un vieux poste en souffrance sans contrepartie claire : voilà du travail de reconstruction pour une personne qui connaît le dossier. L'IA prépare les éléments et calcule avec vous, mais la décision de ce que vous comptabilisez vous revient, à vous ou à votre comptable.

Vous voulez fixer cette limite de façon stricte, c'est possible. Vous limitez les droits d'écriture par rôle, mettez un utilisateur en lecture seule ou définissez une limite journalière. Comment procéder, vous le lisez dans notre article sur la prévention des actions indésirables de l'IA. Pour le comptable qui suit : le connector est certifié ISO 27001 avec des résultats de pentest publics, et les données financières, nous ne les stockons qu'avec l'abonnement Analytics, dans un environnement d'analyse sécurisé au sein de l'UE que nous supprimons dès que vous arrêtez.

Questions fréquentes

L'IA peut-elle effectuer le lettrage automatiquement dans Exact Online ?

Presque. L'IA cherche les correspondances, y compris pour les versements groupés des prestataires de paiement, et prépare l'écriture. La comptabilisation effective n'a lieu qu'après votre confirmation. Un fonctionnement entièrement automatique sans contrôle humain, ce n'est volontairement pas le cas.

Comment effectuer le lettrage d'un versement Mollie dans Exact Online ?

Demandez à l'IA quelles factures ouvertes correspondent au versement. Comme Mollie verse de façon groupée et retient des frais, l'IA examine des combinaisons de postes plutôt qu'un seul montant. Un écart résiduel se comptabilise ensuite, avec confirmation, comme écart de paiement.

Est-ce que cela fonctionne aussi avec Adyen et Stripe ?

Oui. Pour le lettrage, le prestataire de paiement n'a pas d'importance : l'IA travaille avec les règles bancaires et les postes ouverts présents dans Exact Online, peu importe qui effectue le versement.

L'IA comptabilise-t-elle elle-même les écarts de paiement ?

Non. L'IA propose la régularisation, avec le montant et la contrepartie, et ne comptabilise qu'après votre accord. Si vous ne voulez aucune action d'écriture, vous mettez le connector en lecture seule.

Combien coûte l'essai ?

Vous commencez par 30 jours gratuits, avec toutes les fonctionnalités et jusqu'à 3 administrations pendant la période d'essai. Ensuite, Essentials coûte 29 € par utilisateur par mois et Analytics 79 €, résiliable mensuellement et sans frais de démarrage.

Exemples de prompts pour votre première session de lettrage

Copiez ces questions dans votre assistant IA connecté et remplacez les montants par vos propres chiffres :

Quelles règles bancaires de ce mois ne sont pas encore lettrées ?

Quelles factures ouvertes correspondent au paiement du 12 juillet de 1 250 euros ?

Lettre la facture 2026-0142 contre ce paiement.

Comptabilise l'écart résiduel de 0,02 euro sur le compte des écarts de paiement.

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