Inkoopfacturen automatisch boeken in Exact Online: zo werkt het

Een inkoopfactuur kost je in Exact Online al snel drie tot vijf minuten. Openen, leverancier opzoeken, bedragen overtypen, btw-code kiezen, grootboekrekening kiezen, pdf erbij hangen, opslaan. Bij vijftig facturen per maand is dat een halve werkdag, en dan heb je nog niets gecontroleerd. Sinds dit najaar kan dat anders: je mailt de factuur door, AI leest hem, controleert hem en zet het boekingsvoorstel klaar. Jij keurt goed wat aandacht vraagt, de rest boekt vanzelf. In dit artikel loop ik de hele keten met je door, van mailbox tot boeking, inclusief wat het kost en waar het níét voor bedoeld is.

Stap 1: de factuur komt binnen

Elke administratie krijgt een eigen mailadres. Facturen die daar binnenkomen worden meteen opgepakt, of je ze nu doorstuurt vanuit je eigen mailbox of het adres bij je leveranciers achterlaat. Heb je een factuur als bestand op je bureaublad staan, dan kun je hem ook via je AI-assistent aanleveren: "hier is een factuur van onze schoonmaker, verwerk hem in administratie X".

De module leest twee soorten facturen. Pdf's, want dat is wat de meeste leveranciers nog sturen. En gestructureerde e-facturen in UBL, het formaat dat via Peppol wordt uitgewisseld en dat vanaf 2030 in Nederland de norm wordt voor zakelijke facturen. Bij een UBL-bestand hoeft er niets gelezen te worden; de gegevens staan er al in.

Stap 2: AI leest de factuur en zoekt de leverancier

Uit de pdf haalt AI wat een boekhouder er ook uit haalt: leverancier, factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum, de regels, de btw per regel, het totaal en de dienstperiode als die erop staat. Daarna wordt de leverancier opgezocht in je Exact-administratie, op naam, btw-nummer, KVK-nummer en IBAN. Komt hij overeen, dan hangt de factuur aan de juiste crediteur. Twijfelt de match, dan wordt hij niet gegokt maar aan jou voorgelegd, met de kandidaten erbij.

Dat laatste is een bewuste keuze. Een factuur aan de verkeerde crediteur hangen is de fout die je het laatst ontdekt, meestal pas bij een betalingsherinnering.

Stap 3: de controles

Voordat er een boekingsvoorstel komt, loopt elke factuur langs een rij controles. Dit is het onderdeel waar de module echt verschilt van een simpele scan-en-herken-functie:

• Rekensom. Klopt subtotaal plus btw met het totaal? Een afgeronde regel of een verkeerd gelezen cijfer valt hier meteen op.
• Dubbele factuur. Is exact dit bestand al eerder verwerkt? Staat hetzelfde factuurnummer van dezelfde leverancier al in Exact? Is er een factuur met hetzelfde bedrag en dezelfde datum? Ook over je andere administraties heen.
• Rekeningnummer. Wijkt het IBAN op de factuur af van wat je van deze leverancier kent? Dat is het klassieke signaal van factuurfraude, en precies de check die de meeste factuurverwerkers overslaan.
• Btw. Past de btw-code bij het percentage en bij het land van de leverancier? Staat er een EU-leverancier op met verlegde btw, dan wordt het btw-nummer live gecontroleerd bij VIES en de verleggingscode alvast goed gezet.
• Datum en periode. Is de factuurdatum aannemelijk, en is er een dienstperiode van en tot? Die laatste gaat mee naar Exact, dat de kosten dan zelf over de maanden spreidt.

Een controle die faalt, blokkeert de factuur niet meteen. De meeste geven een waarschuwing die je in het overzicht ziet; alleen een aantoonbaar dubbele factuur wordt tegengehouden tot iemand hem vrijgeeft.

Stap 4: het boekingsvoorstel

Per regel stelt AI een grootboekrekening, een btw-code en waar van toepassing een kostenplaats of kostendrager voor, met de reden erbij. Dat voorstel wordt slimmer naarmate je meer boekt: heb je een leverancier eenmaal op een rekening gezet, dan is dat de volgende keer het uitgangspunt.

Wil je iets vastleggen, dan doe je dat in gewoon Nederlands. "Facturen van onze telecomleverancier gaan naar 4530 Telefoon, btw hoog" is genoeg; de module vertaalt dat naar een regel die hij voortaan toepast. Geen beslisboom, geen instellingenscherm met tien tabbladen.

Stap 5: goedkeuren en boeken

Hier bepaal jij hoeveel je zelf wilt zien. Je stelt een staffel in per bedrag: facturen onder een drempel boekt de module automatisch zodra alle controles groen zijn, daarboven vraagt hij om een akkoord, en boven een tweede grens om een tweede akkoord. Goedkeuren kan met één klik vanuit de mail, dus je goedkeurder hoeft nergens in te loggen. Blijft een factuur te lang liggen, dan gaat hij door naar de volgende goedkeurder.

Na het akkoord ontstaat in Exact Online een gewone inkoopboeking, met de pdf als bijlage eraan. Geen apart archief, geen tussenlaag: het staat in je administratie zoals je het zelf zou hebben ingevoerd.

Proberen en opzeggen

De module Inkoopfacturen werkt binnen Exact AI Connect en is er op dit moment alleen voor Exact Online. Je probeert hem 30 dagen gratis en zegt maandelijks op; de actuele prijs staat op de productpagina.

Voordelen en aandachtspunten

De voordelen zijn duidelijk: geen overtypen, controles die je zelf nooit consequent doet, en een goedkeuringsroute die niet afhangt van wie er toevallig op kantoor is.

Wees eerlijk over de grenzen. De module leest facturen, geen bonnetjes van de tankpas. Hij boekt in Exact Online en niet in Twinfield of AFAS. Een leverancier die nog niet in je administratie staat, wordt niet stilzwijgend aangemaakt; die keuze blijft van jou. En AI leest een slecht gescande pdf niet beter dan een mens: een schuine foto van een factuur komt bij je terug met de vraag om een beter exemplaar. Wij vinden dat verstandiger dan een gok die er goed uitziet.

Zo begin je

Je activeert de module in je account onder Modules, kiest de administratie en krijgt je mailadres. Stuur er drie facturen naartoe die je toch al moest boeken, en bekijk de voorstellen. Meestal is dat genoeg om te weten of het bij je past.

Wil je het zelf proberen? Start gratis met Exact AI Connect →

Probeer deze vragen in je eigen AI-assistent

• "Welke inkoopfacturen wachten op mijn goedkeuring, en waarom zijn ze niet automatisch geboekt?"
• "Laat de facturen zien waarbij het rekeningnummer van de leverancier is veranderd."
• "Boek deze factuur van onze hostingpartij op dezelfde rekening als vorige maand."
• "Welke leveranciers hebben deze maand meer dan drie facturen gestuurd?"