Frag deinen Bestand, was los ist, mit KI in Exact Online

"Welche Artikel sind fast ausverkauft, und was verkaufte sich diesen Monat eigentlich am besten?" Wer einen Webshop betreibt, stellt sich diese Fragen ständig. Die Antwort zu finden ist eine andere Geschichte, denn sie steckt verstreut in Ihren Verkaufskanälen, Ihrer Auftragsübersicht und Ihrer Bestandsliste in Exact Online.

Diese Suchen können verschwinden. Mit einem KI-Connector auf Ihrer Buchhaltung stellen Sie solche Fragen einfach auf Deutsch, und die KI liest Ihre Artikel, Bestandspositionen und Verkaufsaufträge direkt aus Exact Online. Und gerade für einen Webshop ist diese Buchhaltung der beste Ort, um zu fragen.

Stellen Sie Ihre Bestandsfrage auf ganz normalem Deutsch

Über Exact AI Connect verbinden Sie Ihren eigenen KI-Assistenten, zum Beispiel Claude, ChatGPT, Gemini, Copilot oder Perplexity, mit Ihrer Buchhaltung. Der Connector nutzt das Model Context Protocol (MCP), mit dem Ihr KI-Assistent sicher auf Ihre Buchhaltung zugreifen kann. Ab diesem Moment antwortet Ihr Assistent mit den Zahlen aus Ihrer eigenen Buchhaltung, nicht mit einer Schätzung.

Sie fragen, welche Artikel fast ausverkauft sind, und Sie erhalten die Liste. Sie fragen nach den Verkaufsaufträgen dieser Woche, und Sie sehen sie pro Artikel. Möchten Sie einen Auftrag genauer ansehen, verweist die KI Sie mit einem direkten Link auf den Datensatz in Exact Online. Und weiterfragen ist jederzeit erlaubt. Es ist ein Gespräch mit Ihrer Buchhaltung, kein Bericht, den Sie erst aufbauen, exportieren und filtern müssen.

Alle Kanäle zusammen in einer Antwort

Die meisten Webshops verkaufen längst nicht mehr an einem einzigen Ort. Die eine Bestellung kommt über Ihren eigenen Shop herein, die nächste über eine externe Verkaufsplattform. Gerade deshalb ist Ihre Buchhaltung der beste Ort, um Bestandsfragen zu stellen, denn dort läuft alles zusammen.

Für dieses Zusammenlaufen sorgen die Webshop-Connectoren. Der Bol.com-Connector überträgt Aufträge, Kunden, Produkte und Bestand automatisch nach Exact Online, und der WooCommerce-Connector synchronisiert Kunden, Aufträge, Artikel und Bestand alle 5 Minuten. Für Shopify und andere Plattformen gibt es vergleichbare Connectoren.

Fairerweise muss man dazusagen: Die KI schaut nicht direkt in Ihren Webshop oder Ihr Konto bei einer Verkaufsplattform, sondern in Exact Online. Verkäufe, die dort noch nicht angekommen sind, sieht die KI also auch nicht. In der Praxis ist das eher ein Vorteil als eine Einschränkung. Sie haben eine einzige Quelle der Wahrheit, in der alle Ihre Kanäle bereits zusammenstehen, statt drei Dashboards mit jeweils ihrer eigenen Version Ihres Bestands. Wie diese Synchronisation genau läuft, lesen Sie in unserem Artikel über Bestandssynchronisation mit Exact Online.

Von der Liste zum Einblick: Marge und Trends pro Artikel

Einzelne Listen beantworten die Frage von heute. Interessanter wird es, wenn Sie nach Mustern suchen. Welche zehn Artikel brachten dieses Jahr den meisten Umsatz? Wo liegt die Marge pro Artikel? Welche Artikel verkaufen sich schneller, als Sie sie einkaufen?

Für solche Analysen über große Datensätze verfügt der Connector über eine separate Analysefunktion. Sie steckt in der Analytics-Variante des Abonnements und in der kostenlosen Testphase, und rechnet mühelos über ein ganzes Jahr an Auftragszeilen. So sehen Sie nicht nur, was jetzt auf Lager liegt, sondern auch, welche Artikel strukturell gut laufen und welche vor allem das Regal belegen.

So planst du deinen Einkauf für das vierte Quartal auf Basis von Zahlen statt nach Gefühl. Wer rechtzeitig sieht, welche Artikel den Unterschied machen, bestellt noch vor dem Ansturm im November und Dezember nach.

Lesen, schreiben und wo die Grenze liegt

Bestandsfragen sind Lesefragen, und Lesen verändert nichts in deiner Verwaltung. Schreiben ist auch möglich, zum Beispiel das Anlegen eines Kontakts oder einer Entwurfsrechnung, aber niemals einfach so: Jede Änderung erhält zuerst einen ausdrücklichen Bestätigungsschritt, und du erteilst die Freigabe. Willst du es strenger einrichten, dann beschränkst du Schreibrechte pro Rolle, stellst du den Connector auf schreibgeschützt oder legst du ein Tageslimit fest.

Gut zu wissen: Exact AI Connect ist nach ISO 27001 zertifiziert und unabhängig per Pentest geprüft, und iWebDevelopment ist offizieller Exact Online Partner. Ausprobieren kostet nichts. Du erhältst 30 Tage kostenlosen Zugang zu allen Funktionen, mit maximal 3 Verwaltungen während der Testphase, und danach ist das Abonnement monatlich kündbar.

Beispiel-Prompts für deinen Bestand

Stelle sie wörtlich so oder passe den Zeitraum und das Sortiment an deinen eigenen Webshop an:

Welche Artikel sind fast ausverkauft? Zeige pro Artikel die aktuelle Bestandsposition.

Zeige die Verkaufsaufträge dieser Woche, mit Artikel und Anzahl.

Welche zehn Artikel brachten dieses Jahr den meisten Umsatz, und wie hoch ist die Marge pro Artikel?

Welche Artikel verkaufen sich schneller, als ich einkaufe?

Willst du es selbst ausprobieren? Starte kostenlos mit Exact AI Connect →