Bol.com-Rechnungen und Exact Online: Wie automatisieren Sie die Rechnungspflicht?

Der Verkauf über Bol.com fühlt sich wie Outsourcing an: Die Plattform kümmert sich um das Schaufenster, die Bestellung und die Bezahlung. Doch eine Sache übernimmt Bol.com ausdrücklich nicht für Sie, und das überrascht viele Unternehmer. Die Rechnungen an Ihre Kunden erstellen und liefern Sie selbst.

Solange Sie ein paar Bestellungen pro Monat haben, ist das kein Problem. Sobald Ihr Volumen aber wächst oder der erste Geschäftskunde eine korrekte Rechnung anfordert, wird daraus eine tägliche Aufgabe, die Sie nicht auch noch dazu haben wollen. In diesem Artikel erklären wir, was Bol.com genau von Ihnen erwartet, was Sie das manuelle Fakturieren kostet und wie Sie den gesamten Prozess über Exact Online automatisieren.

Bol.com regelt die Bezahlung, nicht Ihre Rechnungen

Eine häufige Annahme: "Bol.com zieht das Geld ein, also wird die Rechnung schon in Ordnung sein." Das stimmt nicht. Bol.com sorgt für die Zahlungsübersicht, nicht für die Rechnung an Ihren Kunden. Die Rechnungspflicht liegt bei Ihnen als Verkäufer.

Konkret bedeutet das ein paar Dinge:

• Sie sind für eine korrekte, vollständige Rechnung pro Bestellung verantwortlich
• Fordert ein Kunde eine Rechnung an, muss diese schnell verfügbar sein (Bol.com setzt eine Frist von 24 Stunden)
• Bei geschäftlichen (B2B) Bestellungen gelten zusätzliche Anforderungen an den Inhalt der Rechnung

Diese Anforderungen nicht zu erfüllen ist mehr als nur eine administrative Nachlässigkeit. Es betrifft Ihre Kundenzufriedenheit, Ihre Bewertung auf der Plattform und im schlimmsten Fall Ihren Verkaufsstatus.

Was Sie das manuelle Fakturieren kostet

Der Standardweg ohne Automatisierung sieht so aus: Sie erstellen die Rechnung in Ihrer Buchhaltung, laden das PDF herunter, melden sich in Ihrem Bol.com-Verkaufskonto an und laden die Datei zur passenden Bestellung hoch. Pro Bestellung. Jeden Tag aufs Neue.

Die Nachteile davon sind absehbar:

• Zeitaufwendig Ein paar Minuten pro Bestellung erscheinen wenig, aber bei Dutzenden Bestellungen pro Tag summiert sich das schnell.
• Fehleranfällig Falsches PDF bei der falschen Bestellung, ein vergessener Upload, ein Tippfehler in den Daten.
• Anhäufung Rechnungsanfragen, die Sie "später" erledigen, bleiben liegen, bis Sie die 24-Stunden-Frist überschritten haben.

Es ist genau die Art von Arbeit, die niemand mag und die an einem hektischen Tag als Erstes liegen bleibt.

Wie der Connector mit Exact Online funktioniert

Der Connector zwischen Exact Online und Bol.com nimmt Ihnen diesen manuellen Schritt vollständig ab. Die Idee ist einfach: Sie fakturieren weiterhin ganz normal in Exact Online, der Connector erledigt den Rest.

Sobald eine Rechnung in Exact Online erstellt wird, schickt der Connector das PDF automatisch über die Bol.com-API zurück an die Plattform. Die Rechnung steht dann sofort im Konto des Käufers bereit. Kommt eine Rechnungsanfrage herein, ist diese in den meisten Fällen bereits erledigt, bevor Sie selbst danach schauen würden.

Der Prozess läuft komplett im Hintergrund und fügt sich in Ihre bestehende Buchhaltung ein. Sie müssen Ihre Arbeitsweise in Exact Online nicht umstellen, Sie ergänzen sie um ein automatisches Glied.

Die Vorteile im Überblick

• Keine manuellen Uploads mehr Rechnungen werden direkt aus Exact Online an Bol.com zurückgemeldet.
• Immer pünktlich Rechnungsanfragen werden automatisch bearbeitet, deutlich innerhalb der 24-Stunden-Frist.
• Konform, auch für B2B Geschäftliche Bestellungen erhalten eine korrekte und vollständige Rechnung ohne zusätzliche Kontrolle.
• Eine einzige Quelle der Wahrheit Kunden-, Bestell- und Rechnungsdaten bleiben zwischen Exact Online und Bol.com synchronisiert.
• Sichere Verarbeitung Die Übertragung der Rechnungsdaten erfolgt nach festen, gesicherten Standards.

Worauf du achten solltest

Eine ehrliche Darstellung gehört auch dazu. Eine Connector ist kein Wundermittel, und in diesen Fällen ist es gut, deine Erwartungen klar zu haben:

• Du brauchst Exact Online als Grundlage Die Connector automatisiert den Versand, aber die Rechnung selbst erstellst du weiterhin in Exact Online. Wenn du derzeit außerhalb von Exact fakturierst, musst du Exact zuerst einrichten.
• Es ist ein zusätzliches Glied in deinem Prozess Dem steht eine Zeitersparnis gegenüber, aber es ist eine Komponente, die gewartet und überwacht wird. Dafür sind unsere SLAs da.
• Einmalige Einrichtung Rechne mit einer kurzen Implementierung, in der wir die Connector einstellen und testen, bevor sie live geht.

Für die meisten Bol.com-Verkäufer, die mit Exact Online arbeiten, überwiegt der Zeitgewinn diese Punkte deutlich. Sobald du mehr als eine halbe Stunde pro Woche mit dem Hochladen von Rechnungen verbringst, macht sich die Automatisierung schnell bezahlt.

Loslegen: Implementierung, Support und SLA

Wir richten die Connector in klaren Schritten ein, mit der Möglichkeit, zunächst in einer Testumgebung zu laufen. Danach steht unser Team bereit, um dich zu unterstützen, von Support-Tickets über telefonische Hilfe bis zur proaktiven Verwaltung. Du wählst selbst das SLA-Niveau, das zu deinem Unternehmen passt. Wir denken gerne über die optimale Einrichtung für deine Situation mit.

Fazit

Die Rechnungspflicht bei Bol.com liegt bei dir, aber das bedeutet nicht, dass du täglich Zeit dafür aufwenden musst. Mit der Connector zwischen Exact Online und Bol.com werden Rechnungen automatisch erstellt, zurückgemeldet und pünktlich geliefert. Konform, fehlerfrei und ohne Handarbeit. Dir bleibt Zeit für die Arbeit, die wirklich zählt.

Neugierig, ob das zu deinem Webshop passt? Nimm direkt Kontakt auf oder fordere eine unverbindliche Demo an. Sieh dir auch alle unsere Bol.com-Connectoren mit Exact Online an.