Voorraadbeheer automatiseren: van webshop naar Exact Online en terug

Vijf minuten. Dat is de marge.

Tussen een klant die bestelt en een ander kanaal dat dezelfde voorraad toont, zitten maximaal vijf minuten. In die vijf minuten moet een verkooporder worden verwerkt, de voorraadmutatie worden doorgevoerd, en elk aangesloten systeem de nieuwe stand kennen.

Dat is de realiteit van voorraad synchronisatie met Exact Online. Het klinkt strak. Het is ook strak, mits je de juiste koppeling hebt, het juiste Exact Online-pakket, en begrijpt hoe de synchronisatie per scenario werkt.

Dit artikel legt uit wat er precies gebeurt wanneer een product wordt aangemaakt, een order binnenkomt, een retour wordt verwerkt of je meerdere magazijnen aanspreekt. En waarom het antwoord per situatie verschilt.

Handel of Handel ERP: het verschil dat ertoe doet

Exact Online biedt twee pakketten voor bedrijven die fysieke producten verkopen. De naamgeving is verwarrend, beide hebben Handel in hun naam, maar de mogelijkheden lopen flink uiteen.

Handel (€23,95/maand) synchroniseert in één richting. Orders, artikelen en voorraadstanden gaan van je webshop naar Exact Online. Je webshop is het startpunt. Exact Online ontvangt, registreert en verwerkt.

Handel ERP (€39,95+/maand) voegt tweerichtingssync toe. Wijzigingen in Exact Online, zoals een goederenontvangst, een voorraadcorrectie of een prijsaanpassing, stromen automatisch terug naar je webshop. En naar Bol.com. En naar Amazon. Elke vijf minuten, in beide richtingen.

Dat onderscheid klinkt technisch. De consequenties zijn dat niet.

Wanneer éénrichtingsverkeer volstaat

Verkoop je uitsluitend via je eigen webshop? Geen groothandel, geen marketplace, geen fysieke balie? Dan kan Handel voldoende zijn. Je webshop bepaalt wat er beschikbaar is. Exact Online houdt de boekhouding bij. De stroom gaat één kant op en dat werkt.

Het moment dat je een tweede verkoopkanaal toevoegt, zoals een Bol.com-koppeling, een B2B-portal, een baliemedewerker die in Exact Online boekt, heb je tweerichtingssynchronisatie nodig. Zonder die terugkoppeling weet je webshop niet wat er via andere kanalen is verkocht of ontvangen.

Wanneer je tweerichting nodig hebt

Handel ERP is geen luxe zodra je magazijn op meer dan één plek wordt aangestuurd. Een inkooporder die in Exact Online wordt geboekt, verhoogt de voorraad in je webshop automatisch. Een handmatige correctie door je magazijnmedewerker? Binnen vijf minuten zichtbaar in alle verkoopkanalen.

Zonder die synchronisatie ontstaan de voorraadverschillen die overselling veroorzaken. Niet door slechte software, maar doordat systemen elkaars wijzigingen niet kennen.

Scenario 1: een nieuw product aanmaken

Waar begint een artikel? Dat hangt af van je werkwijze èn je pakket.

Bij Exact Online Handel maak je het product aan in je webshop: WooCommerce, Shopify, Magento of Lightspeed, of een andeer platform. De koppeling pikt het artikel op, stuurt de gegevens naar Exact Online, en legt daar een artikelkaart aan. SKU, omschrijving, prijs, BTW-code: alles wordt overgenomen. Je webshop is de bron.

Bij Exact Online Handel ERP kan het ook andersom. Je maakt het artikel aan in Exact Online, inclusief inkoopprijs, leverancier en kostenplaats, waarna de koppeling dit automatisch doorstuurt het door naar je webshop. Dat is logischer wanneer je inkoopafdeling in Exact Online werkt en je e-commerceteam in de webshop.

In beide gevallen bestaat het artikel na maximaal vijf minuten in beide systemen. Geen CSV-upload, geen handmatige invoer, geen copy-paste van artikelnummers.

Scenario 2: een order komt binnen

Dit is het scenario dat elke minuut draait bij webshops met volume. Een klant plaatst een bestelling. Wat gebeurt er?

De koppeling detecteert de nieuwe order bij de eerstvolgende synchronisatiecyclus. De order wordt als verkooporder aangemaakt in Exact Online, inclusief klantgegevens, artikelregels, BTW-berekening en betaalstatus. Tegelijkertijd wordt de voorraadmutatie verwerkt: het aantal beschikbare stuks daalt.

Die daling is binnen vijf minuten zichtbaar in alle aangesloten systemen. Verkoopt dezelfde klant het laatste exemplaar via je Shopify-winkel? Dan toont je Bol.com-listing het artikel als uitverkocht voordat de volgende koper op "bestellen" klikt.

Bij piekperiodes tijdens feestdagen, Black Friday, decemberverkopen of een viral social post is die vijf minuten het verschil tussen gecontroleerde uitverkoop en tientallen oversells. Je verkoopt wat je hebt. Niet meer.

Scenario 3: een retour verwerken

Retouren zijn de lakmoesproef voor elke voorraadkoppeling. Het pakket komt terug. De medewerker controleert de inhoud. En dan?

Bij een goedgekeurde retour moet de voorraad in drie systemen tegelijk worden hersteld: in je magazijn (fysiek), in Exact Online (administratief) en in je webshop (commercieel). Als één schakel achterblijft, heb je een product dat op de plank ligt maar niet te koop is. Gemiste omzet, zonder dat iemand het merkt.

Met Handel ERP verloopt dit automatisch. De retour wordt in Exact Online verwerkt: creditnota, voorraadbijtelling, eventuele kwaliteitsnotitie, vervolgens stuurt de koppeling de bijgewerkte voorraadstand terug naar alle verkoopkanalen.

Met Handel (éénrichting) moet je de retourvoorraad handmatig in je webshop bijwerken. Dat werkt bij vijf retouren per week. Bij vijftig per week is het een fulltime administratieve taak die bovendien foutgevoelig is.

Scenario 4: meerdere magazijnen

Zodra je voorraad over meer dan één locatie is verspreid, wordt voorraadbeheer exponentieel complexer. Welk magazijn wordt aangesproken bij een bestelling? Hoe voorkom je dat locatie A uitverkocht raakt terwijl locatie B overstocked is?

Exact Online Handel ERP ondersteunt multi-warehouse voorraadbeheer. Elk magazijn heeft een eigen voorraadregistratie. De koppeling weet welk magazijn bij welk verkoopkanaal of welke regio hoort, en spreekt de juiste locatie aan.

Een bestelling uit Noord-Holland? Magazijn Alkmaar. Een Bol.com-order? Het centrale DC. Een B2B-order voor een specifieke klant? Het dedicated opslagpunt dat voor die klant is ingericht.

Die routering gebeurt op basis van regels die je éénmalig configureert. Daarna draait het automatisch. De voorraadstand per magazijn is altijd actueel: in Exact Online èn in elk verkoopkanaal dat eraan is gekoppeld.

Met het basispakket Handel werk je met één voorraadlocatie. Voor veel webshops is dat prima. Maar groei je naar meerdere fulfillmentpunten, dan is Handel ERP de enige route.

Wat synchroniseert er precies?

De koppeling verplaatst geen losse getallen. Het is een complete dataset die elke vijf minuten wordt vergeleken en bijgewerkt.

Van webshop naar Exact Online:

• Verkooporders (inclusief klantdata, regels, BTW)
• Nieuwe artikelen en artikelwijzigingen
• Voorraadmutaties door verkoop
• Betaalstatussen

Van Exact Online naar webshop (alleen Handel ERP):

• Voorraadstanden na goederenontvangst
• Voorraadcorrecties en -verplaatsingen
• Prijswijzigingen
• Artikeldata (omschrijvingen, categorieën)
• Orderstatus (verzonden, gefactureerd)

Die terugkoppeling is wat het verschil maakt. Zonder terugkoppeling is Exact Online een registratiesysteem. Met terugkoppeling is het een stuurmechanisme dat je hele operatie aandrijft.

De keuze is operationeel, niet technisch

De vraag "Exact Online Handel of Handel ERP?" is geen IT-beslissing. Het is een operationele afweging.

Verkoop je via één kanaal, verwerk je retouren handmatig en werk je vanuit één locatie? Handel is voldoende en bespaart je €16 per maand.

Verkoop je via meerdere kanalen, verwerk je retouren in Exact Online, werk je met een inkoopafdeling die artikelen in Exact aanmaakt, of gebruik je meerdere magazijnen? Dan is Handel ERP geen upgrade, maar een vereiste. Het prijsverschil verdien je terug bij de eerste oversell die je voorkomt.

In beide gevallen draait de synchronisatie elke vijf minuten. In beide gevallen hoef je niets handmatig over te tikken. Het verschil zit in de richting van de datastroom — en daarmee in de controle die je hebt over je voorraad.

Eén koppeling, elk platform

De voorraad synchronisatie met Exact Online werkt ongeacht je webshopplatform. WooCommerce, Shopify, Magento, Lightspeed: de koppeling is voor elk platform beschikbaar en werkt identiek. Dezelfde synchronisatiefrequentie, dezelfde veldmapping, dezelfde betrouwbaarheid.

Verkoop je daarnaast via marketplaces? Ook Bol.com en Amazon zijn aan te sluiten. Eén centraal punt in Exact Online, meerdere verkoopkanalen die allemaal dezelfde, actuele voorraadstand tonen.

Meer dan 2.000 bedrijven draaien op die infrastructuur. ISO 27001-gecertificeerd, elke vijf minuten gesynchroniseerd, zonder handmatige tussenkomst.

Reken het zelf na. Bekijk onze webshopkoppelingen →