Multi-channel verkopen via Bol.com en je eigen webshop: hoe houd je overzicht?

Twee kanalen, twee werelden

Je verkoopt via je eigen webshop. De orders lopen, de boekhouding draait. En dan besluit je om ook op Bol.com te gaan verkopen, want daar zitten de klanten. Logisch. Bol.com is het grootste online platform van de Benelux en biedt directe toegang tot miljoenen kopers.

Maar zodra de eerste Bol.com-bestellingen binnenkomen, merk je het verschil. De financiële afhandeling werkt fundamenteel anders dan bij je eigen webshop. En je boekhouding moet beide stromen verwerken. Lees hier meer over de financiële verwerking en hoe onze Bol.com-koppeling je daarbij kan ondersteunen.

Hoe Bol.com financieel werkt

Bij je eigen webshop ontvang je het volledige bedrag van de klant. Via Mollie, Stripe of een andere betaalprovider komt het geld op je rekening. Simpel. Bij Bol.com is dat anders.

Commissie per categorie

Bol.com houdt commissie in op elke verkoop. Je ontvangt het nettobedrag, het verkoopbedrag minus de Bol.com-commissie. Die commissie verschilt per productcategorie. Elektronica heeft andere percentages dan kleding, speelgoed of boeken. Per order kan het percentage dus anders zijn.

In je boekhouding moet je dit splitsen. Het brutobedrag is je omzet, de commissie is een kostenpost. Gooi je alles op één hoop, dan kloppen je marges niet.

Retouren en commissie-terugstorting

Bol.com hanteert standaard 30 dagen retourrecht. Bij een retour krijg je de ingehouden commissie terug, maar niet als aparte overboeking. De restitutie wordt verrekend met je volgende uitbetaling. Dat betekent dat een weekbetaling van Bol.com een mix is van nieuwe verkopen, commissies, en verrekeningen van eerdere retouren.

Handmatig uitzoeken welk bedrag bij welke order hoort? Dat is puzzelwerk waar je boekhouder niet blij van wordt.

Betalingsritme

Bol.com betaalt wekelijks of tweewekelijks uit, afhankelijk van je verkopersaccount. Dat is een ander ritme dan je webshop, waar betalingen vaak dagelijks binnenkomen. Bij het verwerken van je banktransacties heb je dus te maken met gebundelde bedragen die je moet uitsplitsen naar individuele orders.

BTW blijft jouw verantwoordelijkheid

Een belangrijk punt dat ondernemers nog weleens vergeten: Bol.com draagt geen BTW voor je af. Je bent zelf verantwoordelijk voor de BTW-aangifte over je Bol.com-verkopen, net als bij je eigen webshop. Het verschil is dat je de BTW moet berekenen over het brutobedrag, het bedrag dat de klant betaalt en niet over het nettobedrag dat Bol.com aan jou uitkeert.

De combinatie maakt het complex

Eén verkoopkanaal is te overzien. De complexiteit zit in de combinatie. Je eigen webshop en Bol.com hebben allebei hun eigen orderflow, betalingsschema en kostenstructuur. Dat zijn twee inkomstenstromen met verschillende regels die je in je boekhouding moet samenbrengen.

Een paar voorbeelden van wat je dagelijks tegenkomt:

• Maandagochtend: Bol.com-uitbetaling van €3.200 op je rekening. Hoeveel daarvan is omzet? Hoeveel commissie? Zit er een retourverrekening in?
• Dinsdag: Webshop-orders via Mollie, met transactiekosten die per betaalmethode verschillen.
• Woensdag: Een klant retourneert een Bol.com-bestelling. De commissie wordt pas volgende week verrekend.
• Vrijdag: BTW-aangifte deadline. Je moet de omzet van beide kanalen optellen, maar de Bol.com-commissies eruit filteren.

Zonder automatisering ben je uren kwijt aan het verwerken van deze transacties. Met twee kanalen is dat vervelend. Met drie, als je Amazon erbij neemt, wordt het onwerkbaar.

Wat een Bol.com Exact Online koppeling oplost

Een goede Bol.com-Exact Online koppeling automatiseert de financiële vertaalslag tussen het platform en je administratie. Niet alleen de orders, maar juist de complexe financiële afhandeling eromheen.

Automatische boeking van commissies

De koppeling splitst elke Bol.com-uitbetaling op in de juiste componenten. Omzet wordt geboekt als omzet, commissie als kosten, en retourverrekeningen als creditposten. Alles op de juiste grootboekrekeningen, zonder handmatig werk.

Retourverwerking

Wanneer een klant een product retourneert, verwerkt de koppeling de creditering automatisch. De commissie-terugstorting, die Bol.com verrekent met de volgende betaling, wordt correct afgeboekt. Je hoeft niet meer handmatig uit te zoeken welk bedrag bij welke retour hoort.

BTW-berekening

De koppeling berekent de BTW over het juiste bedrag, de bruto verkoopprijs en boekt dit op de juiste BTW-codes. Bij verkopen naar België via Bol.com worden de juiste BTW-regels hiervoor automatisch toegepast.

Synchronisatie met je webshop-koppeling

Verkoop je ook via een eigen webshop? Dan draait de Bol.com-koppeling naast je webshop-koppeling met Exact Online. Beide stromen komen samen in dezelfde administratie, op gescheiden grootboekrekeningen. Zo zie je in één oogopslag wat elk kanaal oplevert, zonder dat de cijfers door elkaar lopen.

Amazon als derde kanaal

Naast Bol.com overwegen steeds meer Nederlandse ondernemers om ook via Amazon te verkopen. De financiële complexiteit neemt daarmee verder toe: Amazon hanteert eigen commissiestructuren, andere betaalcycli en settlement reports die er anders uitzien dan die van Bol.com.

Een aparte Amazon Exact Online koppeling werkt op dezelfde manier. Orders, commissies en retouren worden automatisch vertaald naar boekingen in Exact Online. Combineer je alle drie de kanalen, eigen webshop, Bol.com en Amazon, dan heb je drie koppelingen die parallel draaien en samen een compleet financieel beeld geven.

Waar je op moet letten bij een koppeling

Niet elke koppeling werkt hetzelfde. Let bij het kiezen op een aantal punten.

Frequentie van synchronisatie: Een koppeling die één keer per dag synchroniseert, geeft je verouderde data. Bij iWebDevelopment synchroniseren de koppelingen elke vijf minuten. Dat betekent dat je boekhouding vrijwel realtime meeloopt met je verkopen.

Commissieverwerking: Boekt de koppeling commissies apart, of gooit het alles op één post? Aparte boeking per commissiecategorie geeft je inzicht in wat elk producttype werkelijk kost.

Retourlogica: Hoe gaat de koppeling om met de verrekening die Bol.com toepast op volgende betalingen? Dit is het punt waar de meeste handmatige fouten ontstaan.

Schaalbaarheid: Bij tien orders per dag maakt het weinig uit. Bij honderd of meer wil je een koppeling die betrouwbaar grote volumes verwerkt. iWebDevelopment verwerkt data voor meer dan 2.000 bedrijven en is ISO 27001-gecertificeerd.

De waarde van overzicht

Het doel van een Bol.com-Exact Online koppeling is niet alleen tijdwinst. Het is overzicht. Als ondernemer wil je weten: wat levert Bol.com mij netto op? Hoe verhouden de marges zich tot mijn eigen webshop? Waar zitten de verborgen kosten?

Die vragen kun je pas beantwoorden als de data schoon en gesplitst in je administratie staat. Handmatige registratie hiervan houd je niet vol. Automatisering zorgt dat je boekhouding meegroeit met je kanalen, zonder dat de kwaliteit eronder lijdt.

Multi-channel verkopen is de standaard geworden. Je administratie mag daar niet bij achterblijven.

Wil je Bol.com koppelen aan Exact Online? Bekijk onze Bol.com-koppeling →