Black Friday tot kerst: houdt je webshop-koppeling de piek bij?

Black Friday valt dit jaar op 27 november, Cyber Monday op de 30e, en dan is het nog drie weken tot kerst. Wie een webshop heeft, weet wat dat betekent: een groot deel van de jaaromzet komt in een paar weken binnen, en alles wat in de administratie net niet lekker liep, loopt dan echt vast. Niet in november, maar in januari, als de retouren binnenkomen en de accountant om het jaarwerk vraagt. Loop daarom nu deze vijf punten na. Ze kosten je een halfuur.

1. Komen alle orders binnen, ook op de drukste dag?

Een koppeling die orders elke vijf minuten naar Exact Online zet, merkt niets van een piek: honderd orders per uur is voor de koppeling niets anders dan tien. Wat wél kan misgaan zit in de inrichting. Een nieuw product dat je speciaal voor de actie hebt aangemaakt, moet in Exact als artikel bestaan; onze koppeling maakt het automatisch aan met artikelcode en prijs, maar controleer dat je varianten (maat, kleur) een eigen SKU hebben, anders belanden ze op één artikel.

Check ook wat er per order in Exact ontstaat. Op het Financieel-abonnement is dat een verkoopboeking, op Facturen een verkoopfactuur, op Handel een verkooporder met voorraadmutatie. Dat is een keuze die je vóór de piek maakt, niet erna.

2. Loopt je voorraad terug naar de shop?

Oververkopen is de klassieke Black Friday-fout: de shop verkoopt door terwijl het magazijn leeg is. Als je voorraad in Exact Online bijhoudt, hoort die elke vijf minuten terug te gaan naar je webshop. Verkoop je ook via Bol.com, dan geldt hetzelfde daar: één voorraadstand, alle kanalen lezen mee.

Test het vóór de actie. Zet een artikel op voorraad 1, verkoop het in de shop, en kijk of het binnen tien minuten uitverkocht staat. Zo niet, dan weet je nu waar het hapert in plaats van op 27 november.

3. Weet je straks welke uitbetaling bij welke order hoort?

Dit is de check die de meeste ondernemers overslaan, en die in januari het meeste werk oplevert. Mollie, Adyen, Stripe, Shopify Payments, PayPal en Bol.com betalen niet per order uit maar in batches, minus hun kosten. Eén uitbetaling van 4.812 euro kan 63 orders en 2 refunds bevatten. Wie dat met de hand aflettert, is in de kerstweek een dag kwijt.

De Aflettermodule doet dat automatisch: de verkopen gaan op een tussenrekening per betaalprovider, de uitbetaling wordt daar tegen weggeboekt, en jij houdt alleen de maandelijkse transactiekostenfactuur van je provider over om te verwerken. Kost 17,50 euro per maand, ongeacht het aantal transacties. Zet hem aan vóór de piek, want met terugwerkende kracht afletteren is precies het werk dat je wilde vermijden.

4. Hoe gaan de retouren van januari je administratie in?

Retouren pieken twee tot vier weken na de piek zelf. Een refund die in de shop wordt uitgevoerd, hoort als creditnota in Exact te belanden, gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur. Onze koppelingen herkennen retouren en refunds en maken die creditnota's aan. Controleer nu of dat aanstaat, en hoe je dat wilt bij een gedeeltelijke retour (twee van de drie artikelen terug).

Bij Bol.com komt daar nog iets bij: een chargeback of retour via Bol wordt automatisch herkend en als creditnota verwerkt, en de batchbetaling van Bol loopt via dezelfde tussenrekening als hierboven.

5. Kloppen je btw-instellingen per land?

Verkoop je in de piek voor het eerst aan consumenten in België of Duitsland, dan verandert de btw-behandeling van die orders. De koppeling boekt wat de shop aanlevert; of dat de juiste btw-code per land is, hangt af van je inrichting in de shop en in Exact. Check één order per land voordat de piek begint. Een fout hier corrigeer je in januari over honderden orders tegelijk, en dat wil je niet.

Voordelen en aandachtspunten

Een koppeling neemt het overtypen weg en maakt de piek administratief onzichtbaar: geen achterstand, geen stapel in januari. Ruim 1.000 webshops werken zo met Exact Online.

Twee dingen die een koppeling niet oplost. Een verkeerde inrichting wordt in de piek alleen sneller fout; vandaar deze checklist. En de transactiekosten van je betaalprovider blijven een factuur die je zelf verwerkt, één per maand. Wij noemen dat liever vooraf dan dat je het ontdekt.

Nog geen koppeling?

Installeren duurt tien minuten, en je kunt hem 30 dagen proberen. Ruim voor 27 november dus, ook als je vandaag begint.

Nog geen koppeling? Bekijk de webshop-koppelingen voor Exact Online →