Hoe Bold grip houdt op groei in B2B én B2C met iWeb

Bold begon tien jaar geleden met één idee: een slim deurslot waarvoor je geen sleutel meer nodig hebt. Inmiddels is het bedrijf uitgegroeid tot specialist in slimme toegangsoplossingen rondom de voordeur, met een portfolio van sloten en accessoires die het delen van toegang op allerlei manieren makkelijker maken. Van een handvol mensen naar ruim 25 medewerkers, en van alleen Nederland naar heel Europa. Wat Bold bijzonder maakt: het product past één-op-één zowel bij de consument als bij de zakelijke markt. En juist die dubbele markt vraagt om een administratie die alles tot in detail uit elkaar houdt.

Hiske Braaksma is als COO verantwoordelijk voor het operationele vlak bij Bold, van supply chain en logistiek tot customer service. Precies vanuit die rol komt de samenwerking met iWebDevelopment in beeld: het soepel laten samenwerken van het e-commerceplatform en de financiële administratie.

De uitdaging: één product, twee markten en veel variatie

Bold verkoopt zowel aan consumenten als aan bedrijven. B2B betekent bij Bold sportclubs, hotels, leegstandbeheer, woningcorporaties en vooral kantoren, waar het aantal flexwerkplekken sterk groeit en toegangsrechten continu wisselen. Of het nu gaat om een MKB-bedrijf of een particulier thuis, met een concreet toegangsprobleem: Bold lost het op.

Die brede markt heeft een keerzijde aan de administratieve kant. Elk saleskanaal, elk land en elk ordertype moet apart herkenbaar zijn in de boekhouding. Bold verkoopt binnen Nederland, binnen de EU én daarbuiten, met alle btw-variaties die daarbij horen. Orders, retouren, kostenplaatsen, kostendragers en btw-bepalingen: het moest allemaal op detailniveau kloppen. En toen Bold in januari 2025 overstapte van Shopify naar het open-source platform Medusa, bleek er simpelweg geen standaardkoppeling met Exact Online te bestaan.

De oplossing: een maatwerkkoppeling tussen Medusa en Exact Online

De samenwerking tussen Bold en iWebDevelopment begon al in juli 2019, inmiddels ruim zeven jaar geleden. In die tijd groeide het e-commerceplatform van Bold mee met het bedrijf: van WooCommerce naar Shopify naar Medusa. Bij elke stap zorgde iWeb dat de administratie moeiteloos mee bewoog.

De overstap naar Medusa was de grootste. Omdat er geen standaardkoppeling tussen Medusa en Exact Online bestond, bouwde iWeb die volledig op maat, voor zowel Bold als iWeb de eerste keer met Medusa. In meerdere afstemsessies werd tot op het niveau van elke order en retour bepaald wat er precies moest gebeuren: hoe orders en retouren doorstromen, hoe kostenplaatsen en kostendragers worden toegekend, en hoe de btw wordt bepaald voor verkopen binnen Nederland, binnen de EU en daarbuiten. Al die variaties werden uitgebreid getest voordat de koppeling live ging.

De dagelijkse processen die de koppeling nu volledig automatisch afhandelt:

• Verkooporders aanmaken: alle orders uit Medusa worden automatisch als verkooporder in Exact Online aangemaakt.
• Automatisch factureren en leveren: met de juiste btw-bepaling per land.
• Retouren verwerken: inclusief toekenning van de juiste kostenplaats.
• Saleskanalen en landen splitsen: via kostenplaatsen (saleskanaal) en kostendragers (land), zodat B2B, B2C en elk land apart inzichtelijk zijn.
• Betalingen afletteren: inkomende betalingen worden automatisch aan de juiste facturen gekoppeld.

De impact: van uitzoekwerk naar realtime inzicht

Waar het voor Bold echt om draait, is dat de data al gestructureerd binnenkomt. De splitsing naar saleskanaal en land wordt al bij binnenkomst bepaald, waardoor het team niet meer handmatig in het financiële systeem hoeft te zoeken hoe iets in elkaar zit.

"Onze data komt al grotendeels gestructureerd binnen. Dat versnelt de rapportagecyclus aanzienlijk en geeft ons real-time inzicht in waar we staan. Het scheelt ons niet alleen zoekwerk in onze financiële systemen, het stelt ons ook in staat om sneller strategische beslissingen te nemen op basis van actuele cijfers."

Hiske Braaksma, COO @ Bold

Een exacte tijdsbesparing is lastig in cijfers te vatten, maar het verschil in het dagelijkse werk is duidelijk merkbaar: sneller rapporteren, sneller schakelen en altijd werken met actuele cijfers.

Van klant naar partnerschap

Na zeven jaar samenwerken typeert Hiske de rol van iWeb heel bewust.

"We zien deze relatie niet als een klant-leverancierrelatie, maar als een strategisch partnership. We zitten samen aan tafel, denken vanuit hetzelfde belang en bouwen gezamenlijk aan de volgende fase."

Hiske Braaksma, COO @ Bold

Voor Bold is iWeb in de praktijk het vaste aanspreekpunt: korte lijnen en snel schakelen.

"Wat opvalt is de consistentie in opvolging: acties worden opgepakt en er wordt actief teruggekoppeld. Bij andere partijen zie je vaak dat communicatie stopt zodra iets is afgerond. Die betrouwbaarheid is precies wat je nodig hebt in een partnership waar continuïteit centraal staat."

Hiske Braaksma, COO @ Bold

En als iets ingewikkeld wordt, pakken beide partijen liever even de telefoon dan dat een mailwisseling maandenlang blijft doorlopen. Doordat iWeb de omgeving van Bold door en door kent, hoeft er nooit vanaf nul te worden uitgelegd wat er speelt.

Wil jij ook grip op een groeiende, internationale operatie?

Bij iWebDevelopment helpen we bedrijven zoals Bold om hun e-commerce en administratie slim aan elkaar te koppelen. Of je nu werkt met Medusa, Shopify, Exact Online of een combinatie van kanalen en landen: wij zorgen dat de data op de juiste plek terechtkomt, zonder dat jij er continu naar hoeft om te kijken.

Benieuwd wat we voor jouw processen kunnen betekenen? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag met je mee.