Comment Bold garde la maîtrise de sa croissance en B2B et en B2C avec iWeb

Bold a démarré il y a dix ans avec une seule idée : une serrure de porte intelligente qui vous dispense de clé. Aujourd'hui, l'entreprise est devenue spécialiste des solutions d'accès intelligentes autour de la porte d'entrée, avec un portfolio de serrures et d'accessoires qui facilitent le partage d'accès de multiples façons. D'une poignée de personnes à plus de 25 collaborateurs, et des Pays-Bas seuls à toute l'Europe. Ce qui rend Bold unique : le produit convient aussi bien au consommateur qu'au marché professionnel. Et c'est justement ce double marché qui exige une comptabilité capable de tout distinguer dans le moindre détail.

En tant que COO, Hiske Braaksma est responsable du volet opérationnel chez Bold, de la supply chain et de la logistique jusqu'au service client. C'est précisément dans ce rôle que la collaboration avec iWebDevelopment prend tout son sens : faire fonctionner en douceur la plateforme e-commerce et la comptabilité financière.

Le défi : un produit, deux marchés et beaucoup de variations

Bold vend aussi bien aux consommateurs qu'aux entreprises. Chez Bold, le B2B, ce sont des clubs sportifs, des hôtels, de la gestion de bâtiments vacants, des bailleurs sociaux et surtout des bureaux, où le nombre de postes de travail flexibles augmente fortement et où les droits d'accès changent en permanence. Qu'il s'agisse d'une PME ou d'un particulier à la maison, confronté à un problème d'accès concret : Bold le résout.

Ce large marché a un revers sur le plan administratif. Chaque canal de vente, chaque pays et chaque type de commande doit être identifiable séparément dans la comptabilité. Bold vend aux Pays-Bas, au sein de l'UE et au-delà, avec toutes les variations de TVA qui vont avec. Commandes, retours, centres de coûts, unités imputables et règles de TVA : tout devait être exact au niveau du détail. Et lorsque Bold est passé en janvier 2025 de Shopify à la plateforme open source Medusa, il s'est avéré qu'il n'existait tout simplement aucun connector standard avec Exact Online.

La solution : un connector sur mesure entre Medusa et Exact Online

La collaboration entre Bold et iWebDevelopment a débuté dès juillet 2019, il y a maintenant plus de sept ans. Durant cette période, la plateforme e-commerce de Bold a évolué avec l'entreprise : de WooCommerce à Shopify puis à Medusa. À chaque étape, iWeb a veillé à ce que la comptabilité suive sans effort.

Le passage à Medusa a été le plus important. Comme il n'existait aucun connector standard entre Medusa et Exact Online, iWeb l'a construit entièrement sur mesure, une première avec Medusa aussi bien pour Bold que pour iWeb. Au cours de plusieurs séances de concertation, il a été déterminé au niveau de chaque commande et de chaque retour ce qui devait précisément se passer : comment les commandes et les retours circulent, comment les centres de coûts et les unités imputables sont attribués, et comment la TVA est déterminée pour les ventes aux Pays-Bas, au sein de l'UE et au-delà. Toutes ces variations ont été testées en profondeur avant la mise en service du connector.

Les processus quotidiens que le connector gère désormais entièrement de façon automatique :

• Créer des commandes de vente : toutes les commandes issues de Medusa sont automatiquement créées comme commande de vente dans Exact Online.
• Facturation et livraison automatiques : avec la détermination correcte de la TVA par pays.
• Traitement des retours : y compris l'attribution du bon centre de coûts.
• Séparer les canaux de vente et les pays : via les centres de coûts (canal de vente) et les porteurs de coûts (pays), afin que le B2B, le B2C et chaque pays soient visibles séparément.
• Lettrer les paiements : les paiements entrants sont automatiquement associés aux bonnes factures.

L'impact : du travail de recherche à une vision en temps réel

Ce qui compte vraiment pour Bold, c'est que les données arrivent déjà structurées. La répartition par canal de vente et par pays est déterminée dès l'arrivée, de sorte que l'équipe n'a plus besoin de chercher manuellement dans le système financier comment tout s'articule.

"Nos données arrivent déjà en grande partie structurées. Cela accélère considérablement le cycle de reporting et nous donne une vision en temps réel de notre situation. Cela nous évite non seulement des recherches dans nos systèmes financiers, mais nous permet aussi de prendre plus rapidement des décisions stratégiques sur la base de chiffres actuels."

Hiske Braaksma, COO @ Bold

Un gain de temps précis est difficile à chiffrer, mais la différence dans le travail quotidien est nettement perceptible : un reporting plus rapide, une capacité à réagir plus vite et un travail toujours basé sur des chiffres actuels.

Du client au partenariat

Après sept ans de collaboration, Hiske définit le rôle d'iWeb en toute conscience.

"Nous ne voyons pas cette relation comme une relation client-fournisseur, mais comme un partenariat stratégique. Nous nous asseyons ensemble à la table, réfléchissons dans le même intérêt et construisons ensemble la phase suivante."

Hiske Braaksma, COO @ Bold

Pour Bold, iWeb est en pratique l'interlocuteur fixe : des circuits courts et une grande réactivité.

"Ce qui frappe, c'est la cohérence du suivi : les actions sont prises en charge et il y a un retour actif. Chez d'autres prestataires, on constate souvent que la communication s'arrête dès qu'une chose est terminée. Cette fiabilité est exactement ce dont on a besoin dans un partenariat où la continuité est centrale."

Hiske Braaksma, COO @ Bold

Et quand une situation devient complexe, les deux parties préfèrent décrocher le téléphone plutôt que de laisser un échange de mails traîner pendant des mois. Comme iWeb connaît parfaitement l'environnement de Bold, il n'est jamais nécessaire d'expliquer tout depuis zéro.

Vous aussi, vous voulez maîtriser une opération internationale en pleine croissance ?

Chez iWebDevelopment, nous aidons des entreprises comme Bold à connecter intelligemment leur e-commerce et leur administration. Que vous travailliez avec Medusa, Shopify, Exact Online ou une combinaison de canaux et de pays, nous veillons à ce que les données arrivent au bon endroit, sans que vous ayez à vous en soucier en permanence.

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