Wie Bold das Wachstum im B2B und B2C mit iWeb im Griff behält

Bold begann vor zehn Jahren mit einer einzigen Idee: ein smartes Türschloss, für das man keinen Schlüssel mehr braucht. Inzwischen hat sich das Unternehmen zum Spezialisten für smarte Zutrittslösungen rund um die Haustür entwickelt, mit einem Portfolio aus Schlössern und Zubehör, das die Zutrittsvergabe auf vielfältige Weise erleichtert. Von einer Handvoll Menschen auf über 25 Mitarbeiter und von den Niederlanden allein auf ganz Europa. Was Bold besonders macht: Das Produkt passt eins zu eins sowohl zum Verbraucher als auch zum Geschäftsmarkt. Und gerade dieser doppelte Markt verlangt nach einer Buchhaltung, die alles bis ins Detail auseinanderhält.

Als COO ist Hiske Braaksma bei Bold für den operativen Bereich zuständig, von Supply Chain und Logistik bis hin zum Kundenservice. Genau aus dieser Rolle heraus kommt die Zusammenarbeit mit iWebDevelopment ins Spiel: das reibungslose Zusammenspiel von E-Commerce-Plattform und Finanzbuchhaltung.

Die Herausforderung: ein Produkt, zwei Märkte und viel Variation

Bold verkauft sowohl an Verbraucher als auch an Unternehmen. B2B bedeutet bei Bold Sportvereine, Hotels, Leerstandsverwaltung, Wohnungsbaugesellschaften und vor allem Büros, in denen die Zahl der Flex-Arbeitsplätze stark wächst und sich die Zutrittsrechte ständig ändern. Ob es um ein KMU geht oder um eine Privatperson zu Hause, mit einem konkreten Zutrittsproblem: Bold löst es.

Dieser breite Markt hat auf der administrativen Seite eine Kehrseite. Jeder Verkaufskanal, jedes Land und jeder Auftragstyp muss in der Buchhaltung einzeln erkennbar sein. Bold verkauft innerhalb der Niederlande, innerhalb der EU und darüber hinaus, mit allen dazugehörigen Mehrwertsteuervarianten. Aufträge, Retouren, Kostenstellen, Kostenträger und Mehrwertsteuerbestimmungen: All das musste auf Detailebene stimmen. Und als Bold im Januar 2025 von Shopify auf die Open-Source-Plattform Medusa umstieg, zeigte sich schlicht, dass keine Standardverbindung mit Exact Online existierte.

Die Lösung: ein maßgeschneiderter Connector zwischen Medusa und Exact Online

Die Zusammenarbeit zwischen Bold und iWebDevelopment begann bereits im Juli 2019, inzwischen über sieben Jahre her. In dieser Zeit wuchs die E-Commerce-Plattform von Bold mit dem Unternehmen mit: von WooCommerce zu Shopify zu Medusa. Bei jedem Schritt sorgte iWeb dafür, dass die Buchhaltung mühelos mitzog.

Der Umstieg auf Medusa war der größte. Da es keinen Standard-Connector zwischen Medusa und Exact Online gab, baute iWeb diesen vollständig maßgeschneidert, für Bold wie für iWeb das erste Mal mit Medusa. In mehreren Abstimmungssitzungen wurde bis auf die Ebene jedes einzelnen Auftrags und jeder Retoure festgelegt, was genau geschehen muss: wie Aufträge und Retouren durchlaufen, wie Kostenstellen und Kostenträger zugeordnet werden und wie die Mehrwertsteuer für Verkäufe innerhalb der Niederlande, innerhalb der EU und darüber hinaus bestimmt wird. All diese Varianten wurden ausführlich getestet, bevor der Connector live ging.

Die täglichen Prozesse, die der Connector nun vollständig automatisch abwickelt:

• Verkaufsaufträge anlegen: alle Bestellungen aus Medusa werden automatisch als Verkaufsauftrag in Exact Online angelegt.
• Automatisches Fakturieren und Liefern: mit der richtigen Umsatzsteuerbestimmung pro Land.
• Retouren verarbeiten: inklusive Zuordnung der richtigen Kostenstelle.
• Vertriebskanäle und Länder aufteilen: über Kostenstellen (Vertriebskanal) und Kostenträger (Land), sodass B2B, B2C und jedes Land einzeln nachvollziehbar sind.
• Zahlungen abgleichen: eingehende Zahlungen werden automatisch den richtigen Rechnungen zugeordnet.

Die Wirkung: von Recherchearbeit zu Echtzeit-Einblick

Worauf es Bold wirklich ankommt, ist, dass die Daten bereits strukturiert eingehen. Die Aufteilung nach Vertriebskanal und Land wird schon beim Eingang festgelegt, wodurch das Team nicht mehr manuell im Finanzsystem suchen muss, wie etwas zusammenhängt.

"Unsere Daten kommen bereits größtenteils strukturiert herein. Das beschleunigt den Reportingzyklus erheblich und gibt uns Echtzeit-Einblick, wo wir stehen. Es erspart uns nicht nur Suchen in unseren Finanzsystemen, sondern ermöglicht uns auch, schneller strategische Entscheidungen auf Basis aktueller Zahlen zu treffen."

Hiske Braaksma, COO @ Bold

Eine exakte Zeitersparnis lässt sich schwer in Zahlen fassen, aber der Unterschied im täglichen Arbeiten ist deutlich spürbar: schneller berichten, schneller reagieren und immer mit aktuellen Zahlen arbeiten.

Vom Kunden zur Partnerschaft

Nach sieben Jahren Zusammenarbeit beschreibt Hiske die Rolle von iWeb ganz bewusst.

"Wir sehen diese Beziehung nicht als Kunden-Lieferanten-Beziehung, sondern als strategische Partnerschaft. Wir sitzen gemeinsam am Tisch, denken aus demselben Interesse heraus und bauen zusammen an der nächsten Phase."

Hiske Braaksma, COO @ Bold

Für Bold ist iWeb in der Praxis der feste Ansprechpartner: kurze Wege und schnelles Reagieren.

"Was auffällt, ist die Konsequenz in der Nachverfolgung: Aktionen werden aufgegriffen und es wird aktiv Rückmeldung gegeben. Bei anderen Anbietern sieht man oft, dass die Kommunikation aufhört, sobald etwas abgeschlossen ist. Diese Zuverlässigkeit ist genau das, was man in einer Partnerschaft braucht, in der Kontinuität im Mittelpunkt steht."

Hiske Braaksma, COO @ Bold

Und wenn etwas kompliziert wird, greifen beide Parteien lieber kurz zum Telefon, statt einen E-Mail-Verkehr monatelang laufen zu lassen. Da iWeb die Umgebung von Bold durch und durch kennt, muss nie von null erklärt werden, worum es geht.

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Bei iWebDevelopment helfen wir Unternehmen wie Bold, ihre E-Commerce und Verwaltung clever miteinander zu verbinden. Ob du mit Medusa, Shopify, Exact Online oder einer Kombination aus Kanälen und Ländern arbeitest: Wir sorgen dafür, dass die Daten an der richtigen Stelle landen, ohne dass du ständig darauf achten musst.

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