.png){kind=icon}
La clôture mensuelle avec l'IA : checklist complète et gain de temps
La clôture mensuelle ne doit pas prendre une journée. Avec cette checklist, vous réalisez tous les contrôles avec votre assistant IA, des règles bancaires à l'analyse de l'ancienneté.
Vendredi 31 juillet, au milieu de l'après-midi. Dernier jour ouvré du mois, et la liste de clôture n'est pas encore terminée. La banque est à jour jusqu'à mercredi, les amortissements doivent encore passer dans le mémorial, et sur le compte d'attente des écritures de compensation figure un montant dont plus personne ne sait à quoi il se rattache. Lundi, le mois d'août commence, et là vous voulez voir des chiffres plutôt que des retards.
Voilà comment se déroule la clôture mensuelle dans de nombreuses entreprises : un exercice fastidieux de listes, d'exports et de recalculs. Cela peut se faire de façon plus compacte. Avec un assistant IA qui consulte directement votre comptabilité Exact Online, la clôture devient une conversation. À chaque étape de contrôle, vous posez une question et recevez une réponse accompagnée des écritures sous-jacentes. Vous trouverez ci-dessous la checklist complète, avec pour chaque étape ce que vous demandez et ce que vous obtenez en retour.
De la pile de rapports à la conversation
Via Exact AI Connect, vous reliez votre propre assistant IA à Exact Online grâce à MCP, la norme de connector ouverte pour les assistants IA ; la technique qui se cache derrière, vous la découvrez dans notre explication sur le connector. Pour la clôture, c'est surtout ceci qui compte : chaque réponse provient de votre propre comptabilité, et chaque action d'écriture vous est d'abord soumise par l'IA pour confirmation.
Vous ne jonglez donc plus entre rapports, exports et feuilles de calcul. Vous parcourez la checklist de haut en bas, en français courant, et vous posez des questions complémentaires dès que quelque chose attire votre attention. L'ordre ci-dessous est volontaire : d'abord s'assurer que tout est comptabilisé, puis vérifier que tout est correct.
Commencez par la base : banque, mémorial et comptabilités auxiliaires
Banque à jour et lettrée. Demandez quelles lignes bancaires du mois dernier ne sont pas encore lettrées. Vous obtenez la liste avec la date et le montant, et vous pouvez agir directement : relier les factures ouvertes aux paiements, y compris en cas de paiements partiels, et comptabiliser un écart résiduel sur les différences de paiement. Chaque connector revient d'abord sous forme de proposition ; c'est vous qui confirmez.
Écritures de mémorial complètes. Laissez l'IA comparer les écritures de mémorial de ce mois avec celles du mois dernier. Si l'écriture d'amortissement fixe ou l'écriture de paie manque, cela saute immédiatement aux yeux. L'IA peut préparer l'écriture manquante pour vous, votre accord constituant la dernière étape.
Comptabilités auxiliaires raccordées. Demandez le solde ouvert de vos clients et fournisseurs et comparez-le aux soldes du grand livre au bilan. Si cela correspond, vous cochez la case. En cas de différence, vous savez aussitôt où chercher, par exemple une écriture manuelle qui s'est posée directement sur le compte du grand livre.
Terminez avec la TVA, les comptes d'attente et l'ancienneté
Rubriques TVA correctes. Demandez les totaux de TVA par code pour le mois écoulé et faites rechercher les écritures sans code de TVA ou avec un code qui ne correspond pas au chiffre d'affaires. L'IA reconnaît aussi la TVA autoliquidée et les livraisons intra-UE. Celui qui tient cela à jour chaque mois commence sa déclaration trimestrielle sans surprises.
Comptes d'attente vides. Un compte d'attente vide est la preuve la plus rapide que le mois est correct. Demandez quels comptes d'attente présentent encore un solde et interrogez chaque solde en détail : quelles écritures s'y trouvent, et à quelle relation se rapportent-elles ? Les postes de virements internes, les postes en suspens et les montants restant à facturer apparaissent ainsi d'eux-mêmes.
Ancienneté évaluée. Terminez par l'analyse d'ancienneté des débiteurs et des créanciers. Demandez qui reste ouvert depuis plus de 60 jours et faites rédiger pour ces postes un projet de rappel de paiement. L'envoi se fait ensuite par vos soins ; l'IA n'envoie pas d'e-mails de sa propre initiative.
Le gain de temps, et la checklist à conserver
Cela dépend de la façon dont vous clôturez aujourd'hui. Le gain réside dans les étapes intermédiaires qui disparaissent. Plus de rapports à exporter, plus de comparaisons dans Excel, plus de recherche de la bonne vue ; vous posez la question et vous évaluez la réponse. Ce qui reste, c'est le travail qui compte vraiment : expliquer les écarts et décider ce que vous en faites. Et comme un contrôle isolé ne demande presque aucun effort, vous n'en sautez plus aucun. Notre expérience montre que c'est précisément cette constance qui améliore le plus la qualité des chiffres.
Clôturez le mois avec un regard sur le résultat. Faites placer le compte de résultat du mois dernier à côté de celui du mois précédent et expliquez les écarts marquants. C'est seulement alors que le mois est réellement clôturé.
La checklist en résumé, à copier dans votre propre dossier de clôture :
- Banque mise à jour et toutes les règles bancaires rapprochées
- Écritures de journal fixes comptabilisées (amortissements, écriture de paie)
- Sous-administrations rapprochées du grand livre
- Totaux de TVA par code vérifiés, écritures sans code repérées
- Comptes d'attente vides ou expliqués
- Ancienneté des débiteurs et créanciers évaluée, rappels préparés
Exemples de prompts pour votre propre clôture
Copiez ces questions dans votre assistant IA connecté et traitez-les dans l'ordre :
Quelles règles bancaires du mois dernier ne sont pas encore rapprochées ?
Quels comptes d'attente présentent encore un solde ? Affichez le montant par compte.
Donnez par code de TVA le total des écritures du mois dernier.
Quels débiteurs restent ouverts depuis plus de 60 jours ?
Affichez le compte de résultat du mois dernier et comparez-le avec le mois précédent.
Vous voulez l'essayer vous-même ? Commencez gratuitement avec Exact AI Connect →
Questions fréquentes
Non, et c'est une bonne chose. L'IA collecte, compare et signale ; l'évaluation et l'approbation restent une affaire humaine. Chaque écriture que l'IA propose, c'est vous qui la confirmez d'abord. Voyez-la comme un assistant qui fait le travail préparatoire, pas comme un remplaçant de vous ou de votre comptable.
Pas pour la plupart des contrôles. Le lettrage, les comptes d'attente, les totaux de TVA et l'analyse de l'ancienneté fonctionnent avec des fonctions standard et donc avec chaque abonnement. Si vous voulez analyser des tendances mensuelles sur de grands ensembles de données, vous utilisez la période d'essai ou la variante analytics.
Oui. Mettez si vous le souhaitez le connector en lecture seule ou limitez les droits d'écriture par rôle ; vous lisez comment le configurer dans notre article sur la configuration des droits. Exact AI Connect est de plus certifié ISO 27001 et testé en pentest de façon indépendante ; nous stockons les données financières uniquement avec l'abonnement Analytics, dans un environnement d'analyse sécurisé au sein de l'UE que nous supprimons dès que vous arrêtez.
Oui. Un cabinet connecte plusieurs comptabilités clients sous une seule organisation et répète les contrôles pour chaque comptabilité. L'autorisation reste valable par utilisateur et par comptabilité : l'IA ne voit que ce que l'utilisateur connecté est autorisé à voir.
