.png){kind=icon}
La clôture mensuelle avec l'IA : liste de contrôle complète et gain de temps
La clôture mensuelle ne doit pas prendre une journée. Avec cette liste de contrôle, vous réalisez tous les contrôles avec votre assistant IA, des règles bancaires à l'analyse de l'ancienneté.
Vendredi 31 juillet, en milieu d'après-midi. Le dernier jour ouvré du mois, et la liste de clôture n'est pas encore terminée. La banque est à jour jusqu'au mercredi, les amortissements doivent encore passer au journal des opérations diverses, et sur le compte d'attente figure un montant dont personne ne sait plus à quoi il se rattache. Lundi commence le mois d'août, et là vous voulez voir des chiffres plutôt que des retards.
Voilà comment se déroule la clôture mensuelle dans beaucoup d'entreprises : un exercice pénible de listes, d'exports et de vérifications répétées. Cela peut se faire plus simplement. Avec un assistant IA qui consulte directement votre comptabilité Exact Online, la clôture devient une conversation. À chaque étape de contrôle, vous posez une question et obtenez une réponse accompagnée des écritures sous-jacentes. Vous trouverez ci-dessous la liste de contrôle complète, avec pour chaque étape ce que vous demandez et ce que vous recevez en retour.
De la pile de rapports à la conversation
Via Exact AI Connect, vous reliez votre propre assistant IA à Exact Online avec MCP, le standard de connecteur ouvert pour les assistants IA ; la technique derrière cela est détaillée dans notre explication sur le connecteur. Pour la clôture, voici surtout ce qui compte : chaque réponse provient de votre propre comptabilité, et l'IA soumet d'abord chaque action d'écriture à votre confirmation.
Vous ne basculez donc plus entre rapports, exports et feuilles de calcul. Vous parcourez la liste de contrôle de haut en bas, en français courant, et vous approfondissez lorsqu'un point attire votre attention. L'ordre ci-dessous est volontaire : d'abord s'assurer que tout est comptabilisé, puis vérifier que c'est correct.
Commencez par la base : banque, opérations diverses et sous-comptabilités
Banque à jour et lettrée. Demandez quelles lignes bancaires du mois précédent ne sont pas encore lettrées. Vous obtenez la liste avec date et montant, et vous pouvez agir immédiatement : rapprocher les factures ouvertes des paiements, y compris pour les paiements partiels, et solder un reliquat sur les écarts de paiement. Chaque rapprochement revient d'abord sous forme de proposition ; c'est vous qui confirmez.
Écritures d'opérations diverses complètes. Laissez l'IA comparer les écritures d'opérations diverses de ce mois avec celles du mois précédent. S'il manque l'écriture d'amortissement récurrente ou l'écriture du journal de paie, cela saute immédiatement aux yeux. L'IA peut préparer pour vous l'écriture manquante, avec votre accord comme dernière étape.
Sous-comptabilités rapprochées. Demandez le solde ouvert de vos clients et fournisseurs et comparez-le aux soldes du grand livre sur le bilan. Si cela correspond, vous cochez. En cas d'écart, vous savez tout de suite où chercher, par exemple une écriture manuelle passée directement sur le compte du grand livre.
Terminez avec la TVA, les comptes d'attente et l'ancienneté
Les rubriques de TVA sont correctes. Demandez les totaux de TVA par code pour le mois écoulé et faites rechercher les écritures sans code de TVA ou avec un code qui ne correspond pas au chiffre d'affaires. L'IA reconnaît aussi l'autoliquidation de TVA et les livraisons intracommunautaires. Qui suit cela chaque mois commence la déclaration trimestrielle sans surprises.
Comptes d'attente soldés. Un compte d'attente soldé est la preuve la plus rapide que le mois est correct. Demandez quels comptes d'attente présentent encore un solde et approfondissez pour chaque solde : quelles écritures s'y trouvent, et à quelle relation se rattachent-elles ? Les écritures en suspens, les postes à clarifier et les montants restant à facturer remontent ainsi d'eux-mêmes.
Ancienneté évaluée. Terminez par l'analyse de l'ancienneté des débiteurs et des créanciers. Demandez qui reste impayé depuis plus de 60 jours et faites rédiger immédiatement un brouillon de rappel de paiement pour ces postes. L'envoi, vous le faites ensuite vous-même; l'IA n'envoie aucun e-mail de sa propre initiative.
Le gain de temps, et la checklist à conserver
Cela dépend de votre façon actuelle de clôturer. Le gain se trouve dans les étapes intermédiaires qui disparaissent. Plus de rapports à exporter, plus de comparaisons dans Excel, plus de recherche du bon affichage; vous posez la question et évaluez la réponse. Ce qui reste, c'est le travail qui compte vraiment: expliquer les écarts et décider de la suite à y donner. Et comme un contrôle isolé demande peu d'efforts, vous n'en sautez plus aucun. Notre expérience montre que c'est justement cette constance qui améliore le plus la qualité des chiffres.
Clôturez le mois en jetant un œil au résultat. Faites placer le compte de résultat du mois dernier à côté de celui du mois précédent et expliquez les écarts marquants. C'est seulement à ce moment-là que le mois est vraiment bouclé.
La checklist en résumé, à copier dans votre propre dossier de clôture:
- Banque mise à jour et toutes les écritures bancaires rapprochées
- Écritures d'opérations diverses fixes comptabilisées (amortissements, écriture de salaire)
- Sous-administrations rattachées au grand livre
- Totaux de TVA par code vérifiés, écritures sans code repérées
- Comptes d'attente vides ou expliqués
- Ancienneté des débiteurs et des créanciers évaluée, rappels préparés
Exemples de prompts pour votre propre clôture
Copiez ces questions dans votre assistant IA connecté et traitez-les dans l'ordre:
Quelles écritures bancaires du mois dernier ne sont pas encore rapprochées?
Quels comptes d'attente présentent encore un solde? Affichez le montant par compte.
Donnez par code de TVA le total des écritures du mois dernier.
Quels débiteurs restent impayés depuis plus de 60 jours?
Affichez le compte de résultat du mois dernier et comparez-le au mois précédent.
Vous voulez l'essayer vous-même? Démarrez gratuitement avec Exact AI Connect →
Questions fréquentes
Non, et c'est une bonne chose. L'IA collecte, compare et signale ; l'évaluation et l'approbation restent du ressort de l'humain. Chaque écriture que l'IA propose, vous la confirmez d'abord. Voyez-la comme un assistant qui prépare le travail, pas comme un remplaçant de vous ou de votre comptable.
Pour la plupart des contrôles, non. Le lettrage, les comptes d'attente, les totaux de TVA et l'analyse de l'ancienneté fonctionnent avec les fonctions standard, donc avec chaque abonnement. Si vous voulez analyser les tendances mensuelles sur de grands ensembles de données, vous utilisez la période d'essai ou la variante analytics.
Oui. Si vous le souhaitez, réglez le connector en lecture seule ou limitez les droits d'écriture par rôle ; vous découvrez comment le configurer dans notre article sur la configuration des droits. Exact AI Connect est en outre certifié ISO 27001 et testé par des experts indépendants ; nous ne stockons les données financières qu'avec l'abonnement Analytics, dans un environnement d'analyse sécurisé au sein de l'UE que nous supprimons dès que vous arrêtez.
Oui. Un cabinet connecte plusieurs comptabilités clients sous une seule organisation et répète les contrôles par comptabilité. L'autorisation reste valable par utilisateur et par comptabilité : l'IA ne voit que ce que l'utilisateur connecté est autorisé à voir.
