Préparer les travaux annuels avec l'IA : dossier d'établissement bouclé plus tôt

Octobre. La nouvelle saison des travaux annuels démarre : le planning du printemps est fixé, les premiers dossiers sont créés et la demande d'informations aux clients part bientôt. Celui qui soigne maintenant le travail préparatoire le remarquera plus tard, quand tout devra être fait en même temps.

Préparer les travaux annuels avec l'IA ne commence pas par les comptes annuels eux-mêmes, mais par ce qui se trouve en dessous. Un dossier de compilation se compose en grande partie de recherches et de travaux de concordance, et c'est précisément ce travail qu'un assistant IA ayant un accès direct à la comptabilité peut préparer pour vous. Les étapes concernées découlent directement de ce qui doit figurer dans le dossier selon la norme.

Que doit contenir le dossier selon la Norme 4410 ?

La Norme NBA 4410 est claire sur le contenu du dossier pour les missions de compilation. Elle doit comporter une concordance des comptes annuels compilés avec les enregistrements sous-jacents, dans la pratique : la concordance des comptes annuels avec la balance générale. Les éléments significatifs doivent y figurer, avec la manière dont vous les avez traités. Pensez aux postes d'estimation, aux choix de principes et aux informations qui se sont révélées incomplètes ou erronées. Le dossier se clôture par les comptes annuels définitifs pour lesquels la direction a reconnu sa responsabilité, ainsi que la déclaration de compilation.

Autour de cela se trouve le travail qui précède la compilation. Dans le rapport NBA sur la Norme 4410, on suppose qu'une mission de compilation commence au minimum par une balance générale dans laquelle les enregistrements de base ont été traités. Avant qu'elle ne soit établie, la demande d'informations auprès du client est en cours : relevés bancaires, spécifications des débiteurs et créanciers, données sur les immobilisations et les emprunts.

Si vous alignez ces étapes, on remarque combien d'entre elles relèvent de la recherche. Vérifier la concordance, passer en revue les comptes intermédiaires, expliquer les écarts par rapport à l'année précédente, déterminer quels documents manquent encore. Rien de passionnant sur le plan technique, mais c'est chronophage. C'est là que se trouve le gain.

Laissez l'IA préparer le travail de concordance

Avec AI Connect, vous reliez votre propre assistant IA, par exemple Claude ou ChatGPT, directement à la comptabilité du client via MCP (Model Context Protocol). Vous posez vos questions de contrôle en français courant et vous obtenez une réponse à partir des chiffres réels, avec les écritures correspondantes.

Pour le dossier, voici à quoi cela ressemble. Vous ouvrez la comptabilité et demandez quels comptes intermédiaires présentent encore un solde. Vous affichez le compte d'attente, avec la description et le montant. Vous demandez quels comptes du grand livre s'écartent de plus de 25 pour cent par rapport à l'année précédente, afin que votre analyse des écarts ne commence pas sur une page blanche mais à partir d'une liste de postes marquants. L'analyse de l'ancienneté des débiteurs et des créanciers s'ajoute en une seule question.

Chaque réponse reste vérifiable : vous creusez jusqu'aux écritures sous-jacentes jusqu'à ce que vous ayez confiance. Ce questionnement approfondi prend quelques secondes, pas un nouvel export.

Les cabinets avec des clients sur plusieurs logiciels n'ont pas à choisir. La même méthode existe pour Exact Online, Twinfield et AFAS. Vous sélectionnez la comptabilité par client et répétez les mêmes contrôles ; l'IA ne voit que ce que l'utilisateur connecté est autorisé à voir.

Formulez la demande d'informations au client de manière plus ciblée

Pour beaucoup de cabinets, la collecte des pièces est la partie la plus laborieuse de la saison. Les documents arrivent au compte-gouttes, à moitié complets, ou seulement après plusieurs rappels. Une partie de ce problème ne se résout pas avec un logiciel, mais une question ciblée aide bien : les clients livrent plus vite quand la liste porte sur leur situation.

Laissez donc l'IA rassembler d'abord les points en suspens : postes à éclaircir, comptes d'attente avec solde, écarts qui demandent une explication, anciens débiteurs dont vous voulez savoir s'ils sont encore recouvrables. Demandez ensuite un projet de questionnaire pour le client sur la base de ces constats. Vous remplacez ainsi la liste PBC standard (prepared by client, la liste de pièces que le client fournit) par une collecte qui concerne CE client.

L'IA n'envoie rien elle-même. Le questionnaire est un projet que vous évaluez, complétez et envoyez vous-même au client. La communication avec le client reste là où elle doit être.

La mission de compilation reste votre jugement

La norme 4410 place le cœur de la mission chez vous : lire les informations compilées à la lumière de votre connaissance de l'entité, discuter des jugements importants avec la direction et demander des informations complémentaires si quelque chose ne colle pas. Ce jugement, vous ne le confiez pas à un modèle de langage. Ce que vous confiez, c'est le travail préparatoire qui y mène :

• Rapprochements et spécifications préparés avant même l'ouverture réelle du dossier
• Écarts par rapport à l'année précédente comme point de départ de votre revue analytique
• Un projet de collecte par client, fondé sur ce qui est réellement en suspens
• Les mêmes questions de contrôle répétables sur chaque administration client

Documentez toutefois votre usage de l'IA. Dans leur guide IA, la NBA et la NOREA demandent d'intégrer des exigences relatives à l'usage de l'IA dans le système de qualité, et de consigner dans le dossier les prompts que vous avez utilisés, la manière dont vous avez vérifié les résultats et quelle était votre conclusion. La sortie de l'IA seule ne constitue jamais une justification suffisante ; c'est vous qui vérifiez et vous qui concluez. Vous en lirez davantage sur cette limite dans ce que l'IA ne remplace pas dans votre comptabilité.

Côté sécurité : AI Connect est certifié ISO 27001 et fait l'objet de tests d'intrusion indépendants. Avec Essentials, nous ne stockons aucune donnée financière ; chaque question part directement vers le logiciel comptable. Avec Analytics, les grandes analyses tournent sur une copie sécurisée de l'administration au sein de l'UE, que nous supprimons dès que le client s'arrête. Pour les travaux annuels, vous pouvez en outre régler la connexion en lecture seule : l'IA ne peut alors rien modifier dans l'administration.

Exemples de prompts pour le premier dossier

Copiez ces questions dans votre assistant IA connecté dès que l'administration du client est ouverte :

Quels comptes d'attente ont encore un solde ? Affichez le montant par compte.

Quels comptes du grand livre s'écartent cette année de plus de 25 pour cent par rapport à l'année précédente ?

Y a-t-il des écritures sur le compte des postes à éclaircir ? Affichez-les avec leur description et leur montant.

Dressez la liste des contrôles de rapprochement du dossier : rubriques de TVA, comptes d'attente, ancienneté des débiteurs et des créanciers.

Sur la base de ces points en suspens, établissez un projet de questionnaire pour le client.

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