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Der Monatsabschluss mit KI: vollständige Checkliste und Zeitersparnis
Der Monatsabschluss muss keinen ganzen Tag kosten. Mit dieser Checkliste erledigst du alle Prüfungen zusammen mit deinem KI-Assistenten, von Bankregeln bis zur Altersanalyse.
Freitag, der 31. Juli, mitten am Nachmittag. Der letzte Arbeitstag des Monats, und die Abschlussliste ist noch nicht fertig. Die Bank ist bis Mittwoch aktualisiert, die Abschreibungen müssen noch ins Memorial, und auf dem Verrechnungskonto steht ein Betrag, bei dem niemand mehr weiß, wohin er gehört. Am Montag beginnt der August, und dann willst du Zahlen sehen statt Rückstände.
So läuft der Monatsabschluss in vielen Unternehmen ab: eine zähe Übung aus Listen, Exporten und nochmaligem Nachrechnen. Das geht kompakter. Mit einem KI-Assistenten, der direkt in deine Exact Online-Buchhaltung schaut, wird der Abschluss zu einem Gespräch. Pro Prüfschritt stellst du eine Frage und bekommst eine Antwort mit den zugrunde liegenden Buchungen dazu. Unten findest du die komplette Checkliste, mit jeweils der Frage, die du stellst, und dem, was du zurückbekommst.
Vom Berichtsstapel zum Gespräch
Über Exact AI Connect verbindest du deinen eigenen KI-Assistenten mit Exact Online, und zwar mit MCP, dem offenen Standard für die Connector von KI-Assistenten. Die Technik dahinter liest du in unserer Erklärung zur Connector. Für den Abschluss zählt vor allem dies: Jede Antwort stammt aus deiner eigenen Buchhaltung, und jede Schreibaktion legt die KI dir zuerst zur Bestätigung vor.
Du wechselst also nicht mehr zwischen Berichten, Exporten und Tabellen. Du arbeitest die Checkliste von oben nach unten ab, in ganz normalem Deutsch, und fragst nach, wo dir etwas auffällt. Die Reihenfolge unten ist bewusst gewählt: erst dafür sorgen, dass alles gebucht ist, dann prüfen, ob es stimmt.
Fang bei der Basis an: Bank, Memorial und Nebenbuchhaltungen
Bank aktualisiert und abgestimmt. Frage, welche Bankzeilen vom letzten Monat noch nicht abgestimmt sind. Du bekommst die Liste mit Datum und Betrag und kannst direkt weitermachen: offene Rechnungen an Zahlungen koppeln, auch bei Teilzahlungen, und eine Restdifferenz auf Zahlungsdifferenzen ausbuchen. Jede Verknüpfung kommt zuerst als Vorschlag zurück, du bestätigst.
Memorialbuchungen vollständig. Lass die KI die Memorialbuchungen dieses Monats neben die des letzten Monats legen. Fehlt die feste Abschreibungsbuchung oder der Lohnjournalposten, fällt das sofort auf. Die fehlende Buchung kann die KI für dich vorbereiten, mit deiner Zustimmung als letztem Schritt.
Nebenbuchhaltungen angeschlossen. Frage den offenen Saldo deiner Debitoren und Kreditoren ab und lege ihn neben die Hauptbuchsalden in der Bilanz. Stimmt es überein, hakst du ab. Gibt es eine Differenz, weißt du sofort, wo du suchen musst, zum Beispiel eine manuelle Buchung, die direkt auf dem Hauptbuchkonto gelandet ist.
Schließe ab mit Umsatzsteuer, Verrechnungskonten und Fälligkeit
Umsatzsteuer-Rubriken stimmen. Frage die Umsatzsteuersummen pro Code des letzten Monats ab und lass nach Buchungen ohne Umsatzsteuercode oder mit einem Code suchen, der nicht zum Umsatz passt. Verlagerte Umsatzsteuer und EU-Lieferungen erkennt die KI ebenfalls. Wer das monatlich im Blick behält, beginnt die Quartalsanmeldung ohne Überraschungen.
Verrechnungskonten leer. Ein leeres Verrechnungskonto ist der schnellste Beweis dafür, dass der Monat stimmt. Frage, welche Verrechnungskonten noch einen Saldo haben, und frage pro Saldo nach: Welche Buchungen stecken darin, und zu welcher Relation gehören sie? Verrechnungsposten, Frageposten und noch zu fakturierende Beträge kommen so von selbst ans Licht.
Alter beurteilt. Schließen Sie mit der Altersanalyse der Debitoren und Kreditoren ab. Fragen Sie, wer länger als 60 Tage offen steht, und lassen Sie für diese Posten gleich einen Entwurf einer Zahlungserinnerung schreiben. Das Versenden übernehmen Sie danach selbst, die KI verschickt von sich aus keine E-Mails.
Die Zeitersparnis und die Checkliste zum Aufbewahren
Das hängt davon ab, wie Sie bisher abschließen. Der Gewinn liegt in den Zwischenschritten, die wegfallen. Keine Berichte exportieren, keine Vergleiche in Excel, keine Suche nach der richtigen Ansicht, Sie stellen die Frage und beurteilen die Antwort. Was bleibt, ist die Arbeit, die wirklich zählt: Abweichungen erklären und entscheiden, was Sie damit tun. Und weil eine einzelne Kontrolle kaum Mühe kostet, überspringen Sie keine mehr. Unsere Erfahrung zeigt, dass gerade diese Konsequenz die Qualität der Zahlen am meisten verbessert.
Schließen Sie den Monat mit einem Blick auf das Ergebnis ab. Lassen Sie die Gewinn- und Verlustrechnung des Vormonats neben die des Monats davor legen und erklären Sie die Ausreißer. Erst dann ist der Monat wirklich geschlossen.
Die Checkliste im Überblick, zum Kopieren in Ihre eigene Abschlussakte:
- Bank aktualisiert und alle Bankregeln abgestimmt
- Feste Memorialbuchungen gebucht (Abschreibungen, Lohnjournalbuchung)
- Nebenbücher an das Hauptbuch angeschlossen
- Umsatzsteuersummen je Code geprüft, Buchungen ohne Code aufgespürt
- Zwischenkonten leer oder erklärt
- Alter der Debitoren und Kreditoren beurteilt, Erinnerungen vorbereitet
Beispiel-Prompts für Ihren eigenen Abschluss
Kopieren Sie diese Fragen in Ihren verbundenen KI-Assistenten und arbeiten Sie sie der Reihe nach ab:
Welche Bankregeln des Vormonats sind noch nicht abgestimmt?
Welche Zwischenkonten haben noch einen Saldo? Zeige je Konto den Betrag.
Gib je Umsatzsteuercode die Summe der Buchungen des Vormonats.
Welche Debitoren stehen länger als 60 Tage offen?
Zeige die Gewinn- und Verlustrechnung des Vormonats und vergleiche sie mit dem Monat davor.
Möchten Sie es selbst ausprobieren? Starten Sie kostenlos mit Exact AI Connect →
Häufig gestellte Fragen
Nein, und das ist auch gut so. Die KI sammelt, vergleicht und meldet; die Bewertung und Freigabe bleibt Menschensache. Jede Buchung, die die KI vorschlägt, bestätigst du zuerst selbst. Sieh es als Assistenten, der die Vorarbeit erledigt, nicht als Ersatz für dich oder deinen Steuerberater.
Für die meisten Prüfungen nicht. Der Kontenausgleich, Zwischenkonten, Umsatzsteuersummen und die Altersanalyse laufen mit Standardfunktionen und damit mit jedem Abonnement. Möchtest du Monatstrends über große Datensätze analysieren, nutzt du die Testphase oder die Analytics-Variante.
Ja. Stelle den Connector bei Bedarf auf Nur-Lesen oder beschränke die Schreibrechte pro Rolle; wie du das einrichtest, liest du in unserem Artikel über das Einrichten von Rechten. Exact AI Connect ist zudem ISO 27001 zertifiziert und unabhängig per Pentest geprüft; Finanzdaten speichern wir nur beim Analytics-Abonnement, in einer gesicherten Analyseumgebung innerhalb der EU, die wir löschen, sobald du aufhörst.
Ja. Ein Büro verbindet mehrere Mandantenbuchhaltungen unter einer Organisation und wiederholt die Prüfungen pro Buchhaltung. Die Autorisierung gilt weiterhin pro Benutzer und pro Buchhaltung: Die KI sieht nur, was der angemeldete Benutzer sehen darf.
