MT940-Dateien manuell importieren? Das kostet Sie mehr, als Sie denken

MT940 verschwindet. SWIFT stellt MT940 schrittweise ein, bis das Format 2027 vollständig abgeschaltet wird. Die BNG Bank hat die Unterstützung bereits im Februar eingestellt. Wenn deine Buchhaltung noch auf manuellen MT940-Importen läuft, ist jetzt der Moment, um auf die moderne Generation der Bankconnectoren zu blicken.

Was genau ist MT940?

MT940 ist ein Dateiformat für Kontoauszüge. Es wurde in den achtziger Jahren von SWIFT entwickelt, dem internationalen Zahlungsnetzwerk, und wurde zum Standard, mit dem Unternehmen ihre Banktransaktionen in Buchhaltungspakete luden.

Das Prinzip ist simpel: Du lädst eine Datei bei deiner Bank herunter, importierst sie in deine Buchhaltungssoftware und verarbeitest die Buchungen. Millionen Unternehmen tun dies täglich. Oder wöchentlich. Oder, und hier beginnt das Problem, wenn sie gerade daran denken.

Warum MT940 ersetzt wird

SWIFT ersetzt MT940 durch CAMT.053, ein XML-basiertes Format mit mehr Daten pro Transaktion. Denk an ausführlichere Zahlungsreferenzen, strukturierte Adressdaten und eine bessere Unterstützung für internationale Zahlungen.

Doch die eigentliche Geschichte liegt tiefer. MT940 ist ein Kind des Batch-Zeitalters. Du lädst eine Datei herunter, ziehst sie in deine Buchhaltung und hoffst, dass alles stimmt. In einer Welt, in der Zahlungen in Echtzeit ablaufen, ist das nicht mehr haltbar. Instant Payments sind innerhalb der EU inzwischen die Norm.

CAMT.053 ist besser als MT940. Doch es bleibt eine Datei, die du manuell herunterladen und importieren musst.

Die versteckten Kosten des manuellen Imports

Es klingt harmlos. Das Herunterladen und Importieren einer MT940-Datei dauert fünf Minuten. Das scheint nichts zu sein.

Doch zähl es zusammen. Ein durchschnittliches KMU mit zwei Bankkonten verbringt wöchentlich 30 bis 45 Minuten mit dem kompletten Prozess: bei der Bank einloggen, den richtigen Datumsbereich auswählen, die Datei herunterladen, in die Buchhaltung importieren, prüfen, ob alles geladen wurde, und mögliche Fehler korrigieren.

Über ein Jahr sind das 26 bis 39 Stunden. Bei einem Büro mit zehn Buchhaltungen sprichst du über 260 bis 390 Stunden pro Jahr. Das sind eineinhalb bis zwei Monate Vollzeitarbeit.

Und dabei haben wir noch nicht über die indirekten Kosten gesprochen:

• Verzögerung in deinen Zahlen. Solange du nicht importierst, fehlen deiner Buchhaltung Transaktionen. Bei wöchentlichen Importen liegst du standardmäßig drei bis fünf Werktage zurück.
• Fehleranfälligkeit. Falschen Datumsbereich ausgewählt? Doppelt importiert? Datei vom falschen Konto? Das passiert häufiger, als du denkst.
• Abhängigkeit von Personen. Wer erledigt den Import, wenn der Buchhalter krank oder im Urlaub ist? Bei manuellen Prozessen gibt es immer einen Single Point of Failure.

Der Umstieg auf CAMT.053 löst das eigentliche Problem nicht

Manche Softwareanbieter präsentieren CAMT.053 als die Lösung. Das Format ist tatsächlich besser: reichere Daten, bessere Struktur. Doch der Importprozess bleibt identisch.

Du lädst noch immer eine Datei herunter. Du importierst sie noch immer manuell. Du liegst noch immer zurück.

Unsere Erfahrung ist, dass der Umstieg von MT940 auf CAMT.053 Unternehmen ein falsches Gefühl von Modernisierung gibt. Du hast ein neueres Dateiformat, aber denselben veralteten Prozess.

PSD2: der echte Schritt nach vorne

PSD2, die europäische Zahlungsrichtlinie, ermöglicht es, Bankkonten direkt mit deiner Buchhaltungssoftware zu verbinden. Keine Dateien mehr. Keine manuellen Importe. Transaktionen fließen automatisch in deine Buchhaltung.

Das funktioniert über sogenannte Open-Banking-APIs. Du erteilst einmalig die Zustimmung und ab diesem Moment holt der Connector deine Bankbuchungen automatisch ab. Täglich, oder sogar mehrmals am Tag.

Der Unterschied ist grundlegend:

Was bedeutet das für dich?

Wenn du jetzt MT940 nutzt, hast du zwei Optionen. Du kannst auf CAMT.053 umsteigen und denselben manuellen Prozess fortsetzen. Oder du kannst den Schritt zu einem automatischen Bankconnector über PSD2 machen.

Wir finden, dass die Wahl klar ist. CAMT.053 ist ein Pflaster. PSD2 ist die Lösung.

Ein automatischer Bankconnector kostet ab 7,50 Euro pro Monat. Rechne das gegen die Stunden, die du jetzt für den manuellen Import aufwendest. Bei einem Stundensatz von 50 Euro hast du die Investition in der ersten Woche wieder drin.

Der Connector ist innerhalb eines Tages einsatzbereit. Du musst keine Software installieren und deine Bankdaten bleiben bei deiner Bank, der Connector liest nur mit.

ISO 27001: worauf du achten solltest

Ein Bankconnector berührt deine sensibelsten Unternehmensdaten. Wähle daher einen Anbieter mit einer ISO 27001-Zertifizierung, dem internationalen Standard für Informationssicherheit. Das bedeutet, dass die Partei jährlich darauf geprüft wird, wie sie Daten speichert, verarbeitet und schützt.

Achte auch darauf, ob der Connector PSD2-konform ist. Das garantiert, dass die Verbindung über die offizielle API deiner Bank läuft und dass deine Zugangsdaten niemals an Dritte weitergegeben werden.

Die Frist rückt näher

MT940 endet. Das ist keine Vorhersage, sondern eine Tatsache. SWIFT hat das Enddatum festgelegt und Banken wie die BNG folgen. Ob du heute umsteigst oder in sechs Monaten, du musst etwas tun.

Die Frage ist nicht, ob du von MT940 wegkommen musst. Die Frage ist, ob du auf wieder ein Dateiformat umsteigst oder auf eine strukturell bessere Lösung.

Mehr über die verschiedenen Optionen für deinen Bankconnector erfahren? Lies unseren Vergleich in Bankconnector Exact Online: deine Optionen.

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