MT940-Dateien manuell importieren? Das kostet Sie mehr, als Sie denken

MT940 verschwindet. SWIFT stellt MT940 schrittweise ein, bis das Format 2027 vollständig eingestellt wird. Die BNG Bank hat die Unterstützung bereits im Februar beendet. Wenn Ihre Buchhaltung noch mit manuellen MT940-Importen läuft, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um sich mit der modernen Generation der Bankconnectoren zu befassen.

Was genau ist MT940?

MT940 ist ein Dateiformat für Kontoauszüge. Es wurde in den achtziger Jahren vom internationalen Zahlungsnetzwerk SWIFT entwickelt. MT940 wurde zum Standard, mit dem Unternehmen ihre Banktransaktionen in Buchhaltungssoftware luden.

Das Prinzip ist einfach: Sie laden eine Datei bei Ihrer Bank herunter, importieren sie in Ihre Buchhaltungssoftware und verarbeiten die Buchungen. Millionen Unternehmen tun das täglich, wöchentlich oder wann immer sie daran denken, und genau das verdeutlicht bereits das erste Problem.

Warum MT940 ersetzt wird

SWIFT ersetzt MT940 durch CAMT.053, ein XML-basiertes Format mit mehr Daten pro Transaktion. Denken Sie an ausführlichere Zahlungsreferenzen, strukturierte Adressdaten und eine bessere Unterstützung für internationale Zahlungen.

Das eigentliche Problem ist, dass MT940 ein Kind des Batch-Zeitalters ist. Sie laden eine Datei herunter, importieren sie in Ihre Buchhaltung und hoffen, dass alles stimmt. In einer Welt, in der Zahlungen in Echtzeit ablaufen, ist das nicht mehr haltbar. Instant Payments sind innerhalb der EU inzwischen die Norm, Batches hinken immer hinterher.

CAMT.053 ist eine Verbesserung gegenüber MT940, bleibt aber eine Datei, die Sie manuell herunterladen und importieren müssen.

Die versteckten Kosten des manuellen Imports

Das Herunterladen und Importieren einer MT940-Datei dauert fünf Minuten. Das scheint nichts zu sein, aber rechnen Sie es zusammen: Ein durchschnittliches KMU mit zwei Bankkonten wendet wöchentlich 30 bis 45 Minuten für den gesamten Prozess auf. Bei der Bank anmelden, den richtigen Datumsbereich auswählen, die Datei herunterladen, in die Buchhaltung importieren, prüfen, ob alles eingelesen wurde, und eventuelle Fehler korrigieren.

Über ein Jahr sind das 26 bis 39 Stunden. Für ein Büro mit zehn Buchhaltungen sprechen wir von 260 bis 390 Stunden pro Jahr. Das entspricht eineinhalb bis zwei Monaten Vollzeitarbeit.

Und dabei haben wir noch nicht über die indirekten Kosten gesprochen:

• Verzögerung bei Ihren Zahlen. Solange Sie nicht importieren, fehlen Ihrer Buchhaltung Transaktionen. Bei wöchentlichen Importen hinken Sie standardmäßig drei bis fünf Werktage hinterher.
• Fehleranfälligkeit. Falscher Datumsbereich ausgewählt? Doppelt importiert? Datei vom falschen Konto? Das passiert öfter, als Sie denken.
• Abhängigkeit von Personen. Wer erledigt den Import, wenn der Buchhalter krank ist oder im Urlaub? Bei manuellen Prozessen gibt es immer einen Single Point of Failure.

CAMT.053 ist keine Lösung

Manche Softwareanbieter präsentieren CAMT.053 als die Lösung. Das Format ist tatsächlich besser: reichhaltigere Daten und eine bessere Struktur. Doch der Importprozess bleibt identisch. Sie laden nach wie vor eine Datei herunter, die Sie anschließend weiterhin manuell importieren. Die Daten hinken weiterhin hinterher.

Unsere Erfahrung zeigt, dass der Wechsel von MT940 zu CAMT.053 Unternehmen ein falsches Gefühl von Modernisierung vermittelt. Sie haben ein neueres Dateiformat mit mehr Daten, aber immer noch denselben veralteten Prozess.

PSD2: der echte Fortschritt

PSD2, die europäische Zahlungsdiensterichtlinie, ermöglicht es, Bankkonten direkt mit Ihrer Buchhaltungssoftware zu verbinden. Keine Dateien mehr herunterladen, keine manuellen Importe, sondern eine direkte Verbindung zwischen Ihren Konten und Ihrer Buchhaltung.

Das funktioniert über sogenannte Open-Banking-APIs. Sie erteilen einmalig Ihre Zustimmung und ab diesem Moment ruft der Connector Ihre Bankbewegungen automatisch ab. 

Der Unterschied ist grundlegend:

Was bedeutet das für Sie?

Wenn Sie jetzt MT940 nutzen, haben Sie zwei Optionen. Sie können zu CAMT.053 wechseln und denselben manuellen Prozess fortsetzen. Oder Sie machen den Schritt zu einem automatischen Bank-Connector über PSD2.

Wir finden, die Wahl ist eindeutig: CAMT.053 ist der Status quo, PSD2 ist die Zukunft.

Einen automatischen Bank-Connector gibt es ab 7,50 Euro pro Monat. Rechnen Sie das gegen die Stunden auf, die Sie jetzt für den manuellen Prozess aufwenden. Bei einem Stundensatz von 50 Euro haben Sie die Investition in der ersten Woche wieder drin.

Der Connector ist innerhalb von 15 Minuten einsatzbereit. Sie müssen keine Software installieren und Ihre Bankdaten bleiben bei Ihrer Bank, der Connector liest nur mit.

ISO 27001

Ein Bank-Connector berührt Ihre sensibelsten Unternehmensdaten. Wählen Sie daher einen Anbieter mit einer ISO-27001-Zertifizierung, dem internationalen Standard für Informationssicherheit. Das bedeutet, dass der Anbieter jährlich geprüft wird, wie er Daten speichert, verarbeitet und schützt.

Achten Sie auch darauf, ob der Connector PSD2-konform ist. Das garantiert, dass die Verbindung über die offizielle API Ihrer Bank läuft und dass Ihre Anmeldedaten niemals an Dritte weitergegeben werden.

Die Frist rückt näher

MT940 endet, das steht fest. SWIFT hat das Enddatum festgelegt und die Banken folgen. Ob Sie heute wechseln oder in sechs Monaten, Sie müssen etwas tun.

Die Frage ist nicht, ob Sie von MT940 weg müssen. Die Frage ist, ob Sie zu einem schon jetzt veralteten System wechseln oder zu einer strukturell besseren Lösung, bereit für die Zukunft.

Möchten Sie mehr über die verschiedenen Optionen für Ihren Bank-Connector erfahren? Lesen Sie unseren Vergleich in Bank-Connector Exact Online: Ihre Optionen.

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