Handmatig MT940-bestanden importeren? Dit kost je meer dan je denkt

MT940 verdwijnt, SWIFT faseert de MT940 uit totdat het in 2027 volledig wordt beëindigd. BNG Bank heeft de ondersteuning afgelopen februari al gestaakt. Als je boekhouding nog draait op handmatige MT940-imports, is dit het moment om vooruit te kijken naar de moderne generatie bankkoppelingen.

Wat is MT940 precies?

MT940 is een bestandsformaat voor bankafschriften. Het werd in de jaren tachtig ontwikkeld door het internationale betaalnetwerk SWIFT. MT940 werd de standaard waarmee bedrijven hun banktransacties in boekhoudpakketten laadden.

Het principe is simpel: je downloadt een bestand bij je bank, importeert het in je boekhoudsoftware en verwerkt de mutaties. Miljoenen bedrijven doen dit dagelijks, wekelijks, of wanneer ze er aan denken, dit maakt het eerste probleem al duidelijk.

Waarom MT940 wordt vervangen

SWIFT vervangt MT940 door CAMT.053, een XML-gebaseerd formaat met meer gegevens per transactie. Denk aan uitgebreidere betalingsreferenties, gestructureerde adresgegevens en betere ondersteuning voor internationale betalingen.

Het echte probleem is dat MT940 een kind is van het batchtijdperk. Je downloadt een bestand, importeert het in je boekhouding en hoopt dat alles klopt. In een wereld waar betalingen real-time verlopen, is dat niet meer houdbaar. Instant payments zijn inmiddels de norm binnen de EU, batches lopen altijd achter.

CAMT.053 is een verbetering ten opzichte van MT940, maar het blijft een bestand dat je handmatig moet downloaden en importeren.

De verborgen kosten van handmatig importeren

Het downloaden en importeren van een MT940-bestand duurt vijf minuten. Dat lijkt niks, maar tel het op: Een gemiddeld MKB-bedrijf met twee bankrekeningen besteedt wekelijks 30 tot 45 minuten aan het complete proces. Inloggen bij de bank, het juiste datumbereik selecteren, het bestand downloaden, importeren in de boekhouding, controleren of alles is ingeladen en eventuele fouten corrigeren.

Over een jaar is dat 26 tot 39 uur. Voor een kantoor met tien administraties praat je over 260 tot 390 uur per jaar. Dat is anderhalve tot twee maanden voltijdwerk.

En dan hebben we het nog niet over de indirecte kosten:

• Vertraging in je cijfers. Zolang je niet importeert, mist je boekhouding transacties. Bij wekelijkse imports loop je standaard drie tot vijf werkdagen achter.
• Foutgevoeligheid. Verkeerd datumbereik geselecteerd? Dubbel geïmporteerd? Bestand van de verkeerde rekening? Het gebeurt vaker dan je denkt.
• Afhankelijkheid van personen. Wie doet de import als de boekhouder ziek is of op vakantie? Bij handmatige processen is er altijd een single point of failure.

CAMT.053 is geen oplossing

Sommige softwareleveranciers presenteren CAMT.053 als de oplossing. Het formaat is inderdaad beter: rijkere data en een betere structuur. Maar het importproces blijft identiek. Je downloadt nog steeds een bestand, dat je vervolgens handmatig importeert het nog steeds handmatig. De gegevens lopen nog steeds achter.

Onze ervaring is dat de overstap van MT940 naar CAMT.053 bedrijven een vals gevoel van modernisering geeft. Je hebt een nieuwer bestandsformaat met meer data, maar nog steeds hetzelfde verouderde proces.

PSD2: de echte stap vooruit

PSD2, de Europese betaalrichtlijn, maakt het mogelijk om bankrekeningen direct te koppelen aan je boekhoudsoftware. Geen bestanden meer downloaden, geen handmatige imports, maar een directe verbinding tussen jouw rekeningen en je boekhouding.

Dit werkt via zogenaamde Open Banking API's. Je geeft eenmalig toestemming en vanaf dat moment haalt de koppeling je bankmutaties automatisch op. 

Het verschil is fundamenteel:

Wat betekent dit voor jou?

Als je nu MT940 gebruikt, heb je twee opties. Je kunt overstappen op CAMT.053 en hetzelfde handmatige proces voortzetten. Of je kunt de stap maken naar een automatische bankkoppeling via PSD2.

Wij vinden dat de keuze duidelijk is: CAMT.053 is status quo, PSD2 is de toekomst.

Een automatische bankkoppeling heb je vanaf 7,50 euro per maand. Zet dat af tegen de uren die je nu besteedt aan het handmatige proces, bij een uurtarief van 50 euro verdien je de investering in de eerste week terug.

De koppeling is binnen 15 minuten operationeel. Je hoeft geen software te installeren en je bankgegevens blijven bij je bank, de koppeling leest alleen mee.

ISO 27001

Een bankkoppeling raakt je meest gevoelige bedrijfsdata. Kies daarom een aanbieder met een ISO 27001-certificering, de internationale standaard voor informatiebeveiliging. Dat betekent dat de partij jaarlijks wordt geaudit op hoe zij data opslaan, verwerken en beschermen.

Let ook op of de koppeling PSD2-compliant is. Dat garandeert dat de verbinding via de officiële API van je bank loopt en dat je inloggegevens nooit worden gedeeld met derden.

De deadline nadert

MT940 stopt, dat staat vast. SWIFT heeft de einddatum vastgesteld en de banken volgen. Of je nu vandaag overstapt of over zes maanden, je moet iets doen.

De vraag is niet of je van MT940 af moet. De vraag is of je overstapt naar een nu al verouderd systeem of naar een structureel betere oplossing, klaar voor de toekomst.

Meer weten over de verschillende opties voor je bankkoppeling? Lees onze vergelijking in Bankkoppeling Exact Online: je opties.

Reken het zelf na. Bekijk onze bankkoppeling →