Marge per kanaal, retouren en PSP-kosten met AI in beeld

Een eigen webshop, verkopen via Bol en sinds dit jaar ook een internationale marktplaats erbij. De bestellingen stromen binnen en de koppelingen boeken alles keurig in Exact Online. Toch blijft één vraag iedere maand liggen: welk kanaal verdient nu echt geld, en waar lekt winst weg naar retouren en transactiekosten?

Die vraag beantwoord je tegenwoordig zonder exportwerk. Koppel je AI-assistent aan je administratie en je vraagt in gewoon Nederlands om je marge per kanaal, je retourtrend of je betaalkosten per maand. Waarom dat nu wel kan terwijl je dashboards het laten liggen? Dat zit zo.

Waarom je marge per kanaal nergens in één scherm ziet

De data is er allang. Via de Shopify-koppeling en de Bol-koppeling landt elke bestelling automatisch in Exact Online, met klant, artikelen en voorraad erbij. Je boekhouding is dus wél omnichannel, ook als je rapportages dat niet zijn.

Want daar wringt het. De standaardrapporten tonen totalen: omzet per maand, een resultatenrekening, een balans. Prima voor de accountant, maar jouw vragen zijn anders. Wat houd ik over op een marktplaatsorder? Welke artikelen komen het vaakst terug? En hoeveel betaal ik mijn betaalprovider eigenlijk op jaarbasis?

Wie dat wil weten, exporteert naar Excel, filtert op dagboek en plakt kostprijzen ernaast. Dat doe je één keer grondig. Daarna wint de waan van de dag.

Stel de margevraag in gewoon Nederlands

Met Exact AI Connect koppel je je eigen AI-assistent, Claude, ChatGPT, Copilot, Gemini of Perplexity, rechtstreeks aan Exact Online. Voor de grote vragen gebruikt de koppeling een analysefunctie die je volledige administratie aankan:

• omzet en marge per artikel, inclusief top-10's
• kosten per leverancier en per kostenrekening
• trends per maand of kwartaal, ook over meerdere jaren

En dus ook kanaalvragen. Boekt elke koppeling zijn bestellingen herkenbaar in, bijvoorbeeld in een eigen dagboek of op een eigen verkooprelatie, dan groepeert de AI je omzet per kanaal en zet hij de kosten ernaast. Zo zie je in één antwoord dat je eigen shop een andere marge draait dan de marktplaats, en of dat verschil groeit of krimpt.

De grens is eerlijk: de AI analyseert wat in Exact Online geboekt staat. Hij kijkt niet rechtstreeks in je webshop of je marktplaats-account, en wat niet in je administratie zit, bestaat voor de analyse niet. In de praktijk werkt dat eerder als voordeel: je dwingt jezelf om alle kanalen netjes in te boeken, en daarna rekent één vraag alles door.

Spoor de stille winstlekken op: PSP-kosten en retouren

PSP-kosten zijn de transactiekosten die je betaalprovider per bestelling inhoudt, denk aan de vergoeding per iDEAL-betaling of creditcardtransactie. Per order stelt het weinig voor. Opgeteld is het een serieuze kostenpost die zelden op een dashboard staat. Boek je die kosten op een eigen grootboekrekening, dan telt de AI ze per maand op en zet ze naast je omzet in diezelfde maand. Stijgen je betaalkosten harder dan je omzet, dan zie je dat nu wél.

Retouren werken net zo. Ze landen in je administratie als creditnota's, en die kun je analyseren: aantal en bedrag per maand, de trend over het jaar, en welke artikelen het vaakst gecrediteerd worden. Een artikel dat prima verkoopt maar structureel terugkomt, drukt je marge harder dan je denkt.

Blijft het afletteren over: de ontvangen betalingen koppelen aan de juiste openstaande posten. Ook dat kan via de AI-koppeling. Je vraagt welke facturen bij een betaling passen en lettert af nadat jij hebt bevestigd. Verwerk je grote aantallen webshopverkopen, dan automatiseer je dit volledig met de Aflettermodule, die alle grote betaalproviders ondersteunt.

Houd grip: bevestiging, rechten en beveiliging

Een AI met toegang tot je boekhouding vraagt om duidelijke afspraken, en die zitten in de koppeling ingebouwd. Analyses zijn leesacties. Wil de AI iets aanmaken of wijzigen, zoals bij het afletteren, dan komt er altijd eerst een bevestigingsstap: jij ziet wat er gaat gebeuren en keurt het goed. Daarnaast beperk je schrijfrechten per rol of zet je de koppeling helemaal op alleen-lezen, met een daglimiet als extra rem.

Exact AI Connect is ISO 27001 gecertificeerd en onafhankelijk gepentest, en we zijn officieel Exact Online partner. Je probeert het 30 dagen gratis met alle functies en maximaal 3 administraties; daarna is het abonnement maandelijks opzegbaar.

Voorbeeldprompts voor je webshop-administratie

Kopieer deze vragen in je gekoppelde AI-assistent en pas ze aan op je eigen inrichting:

Geef per dagboek de omzet van dit kwartaal, zodat ik mijn verkoopkanalen naast elkaar zie.

Wat zijn de 10 artikelen met de hoogste omzet van dit jaar, en wat is de marge per artikel?

Tel de kosten op de grootboekrekening voor betaalproviderkosten per maand op en zet ze naast de omzet van dezelfde maand.

Hoeveel creditnota's boekten we dit jaar per maand, en wat is het totaalbedrag? Toon de trend.

Welke leveranciers kosten me dit jaar meer dan vorig jaar? Sorteer op het verschil.

Klaar om te beginnen? Start je gratis proefperiode →