Automatiser la gestion de stock : de la boutique en ligne vers Exact Online et retour

Cinq minutes. Voilà la marge.

Entre un client qui commande et un autre canal qui affiche le même stock, il s'écoule cinq minutes tout au plus. Pendant ces cinq minutes, une commande de vente doit être traitée, le mouvement de stock enregistré, et chaque système connecté doit connaître le nouvel état.

Voilà la réalité de la synchronisation des stocks avec Exact Online. Cela paraît serré. Ça l'est aussi, à condition d'avoir le bon connector, le bon package Exact Online, et de comprendre comment fonctionne la synchronisation selon chaque scénario.

Cet article explique ce qui se passe précisément quand un produit est créé, qu'une commande arrive, qu'un retour est traité ou que vous sollicitez plusieurs entrepôts. Et pourquoi la réponse diffère selon la situation.

Handel ou Handel ERP : la différence qui compte

Exact Online propose deux packages pour les entreprises qui vendent des produits physiques. La dénomination prête à confusion, les deux portent Handel dans leur nom, mais les possibilités varient fortement.

Handel (23,95 €/mois) synchronise dans un seul sens. Les commandes, les articles et les niveaux de stock passent de votre boutique en ligne vers Exact Online. Votre boutique en ligne est le point de départ. Exact Online reçoit, enregistre et traite.

Handel ERP (39,95 €+/mois) ajoute la synchronisation bidirectionnelle. Les modifications dans Exact Online, comme une réception de marchandises, une correction de stock ou un ajustement de prix, remontent automatiquement vers votre boutique en ligne. Et vers Bol.com. Et vers Amazon. Toutes les cinq minutes, dans les deux sens.

Cette distinction paraît technique. Les conséquences ne le sont pas.

Quand le sens unique suffit

Vous vendez uniquement via votre propre boutique en ligne ? Pas de vente en gros, pas de marketplace, pas de comptoir physique ? Alors Handel peut suffire. Votre boutique en ligne détermine ce qui est disponible. Exact Online tient la comptabilité. Le flux va dans un seul sens et cela fonctionne.

Dès que vous ajoutez un deuxième canal de vente, comme un connector Bol.com, un portail B2B, un employé au comptoir qui enregistre dans Exact Online, vous avez besoin de la synchronisation bidirectionnelle. Sans cette remontée d'informations, votre boutique en ligne ignore ce qui a été vendu ou reçu via d'autres canaux.

Quand la synchronisation bidirectionnelle est nécessaire

Handel ERP n'est pas un luxe dès lors que votre entrepôt est piloté depuis plus d'un endroit. Une commande d'achat enregistrée dans Exact Online augmente automatiquement le stock dans votre boutique en ligne. Une correction manuelle par votre magasinier ? Visible dans les cinq minutes sur tous les canaux de vente.

Sans cette synchronisation apparaissent les écarts de stock qui provoquent la survente. Non pas à cause d'un mauvais logiciel, mais parce que les systèmes ne connaissent pas les modifications des uns et des autres.

Scénario 1 : créer un nouveau produit

Où commence un article ? Cela dépend de votre méthode de travail et de votre package.

Avec Exact Online Handel, vous créez le produit dans votre boutique en ligne : WooCommerce, Shopify, Magento ou Lightspeed, ou une autre plateforme. Le connector récupère l'article, envoie les données vers Exact Online et y crée une fiche article. SKU, description, prix, code TVA : tout est repris. Votre boutique en ligne est la source.

Avec Exact Online Négoce ERP, l'inverse est aussi possible. Tu crées l'article dans Exact Online, avec son prix d'achat, son fournisseur et son centre de coûts, puis le connector le transmet automatiquement vers ta boutique en ligne. C'est plus logique lorsque ton service achats travaille dans Exact Online et que ton équipe e-commerce travaille dans la boutique.

Dans les deux cas, l'article existe dans les deux systèmes après cinq minutes maximum. Pas de téléchargement CSV, pas de saisie manuelle, pas de copier-coller de numéros d'article.

Scénario 2 : une commande arrive

Voici le scénario qui se joue chaque minute dans les boutiques en ligne à fort volume. Un client passe une commande. Que se passe-t-il ?

Le connector détecte la nouvelle commande lors du cycle de synchronisation suivant. La commande est créée comme commande de vente dans Exact Online, avec les coordonnées du client, les lignes d'articles, le calcul de la TVA et le statut de paiement. En même temps, le mouvement de stock est traité : le nombre de pièces disponibles diminue.

Cette diminution est visible dans les cinq minutes dans tous les systèmes connectés. Le même client vend-il le dernier exemplaire via ta boutique Shopify ? Alors ta fiche Bol.com affiche l'article comme épuisé avant que l'acheteur suivant ne clique sur « commander ».

En période de pointe pendant les fêtes, le Black Friday, les ventes de décembre ou un post viral sur les réseaux sociaux, ces cinq minutes font la différence entre une rupture de stock maîtrisée et des dizaines de surventes. Tu vends ce que tu as. Pas plus.

Scénario 3 : traiter un retour

Les retours sont l'épreuve de vérité pour tout connector de stock. Le colis revient. Le collaborateur vérifie le contenu. Et ensuite ?

En cas de retour approuvé, le stock doit être rétabli simultanément dans trois systèmes : dans ton entrepôt (physique), dans Exact Online (administratif) et dans ta boutique en ligne (commercial). Si un maillon reste en retard, tu as un produit qui est sur l'étagère mais qui n'est pas à vendre. Un chiffre d'affaires perdu, sans que personne ne le remarque.

Avec Négoce ERP, cela se déroule automatiquement. Le retour est traité dans Exact Online : note de crédit, ajout au stock, éventuelle note de qualité, puis le connector renvoie le niveau de stock mis à jour vers tous les canaux de vente.

Avec Négoce (à sens unique), tu dois mettre à jour le stock de retour manuellement dans ta boutique en ligne. Cela fonctionne pour cinq retours par semaine. Pour cinquante par semaine, c'est une tâche administrative à temps plein qui est en plus sujette aux erreurs.

Scénario 4 : plusieurs entrepôts

Dès que ton stock est réparti sur plus d'un emplacement, la gestion des stocks devient exponentiellement plus complexe. Quel entrepôt est sollicité lors d'une commande ? Comment éviter que l'emplacement A soit en rupture pendant que l'emplacement B est en surstock ?

Exact Online Négoce ERP prend en charge la gestion des stocks multi-entrepôts. Chaque entrepôt a son propre enregistrement de stock. Le connector sait quel entrepôt correspond à quel canal de vente ou à quelle région, et sollicite le bon emplacement.

Une commande venant de Hollande-Septentrionale ? Entrepôt d'Alkmaar. Une commande Bol.com ? Le centre de distribution central. Une commande B2B pour un client spécifique ? Le point de stockage dédié aménagé pour ce client.

Ce routage se fait sur la base de règles que tu configures une seule fois. Ensuite, tout fonctionne automatiquement. Le niveau de stock par entrepôt est toujours à jour : dans Exact Online et dans chaque canal de vente qui y est connecté.

Avec le pack de base Handel, vous travaillez avec un seul emplacement de stock. Pour de nombreuses boutiques en ligne, cela suffit. Mais si vous évoluez vers plusieurs points de fulfillment, Handel ERP est la seule voie possible.

Que se synchronise-t-il exactement ?

Le connector ne déplace pas des chiffres isolés. Il s'agit d'un jeu de données complet qui est comparé et mis à jour toutes les cinq minutes.

De la boutique en ligne vers Exact Online :

• Commandes de vente (y compris données clients, lignes, TVA)
• Nouveaux articles et modifications d'articles
• Mouvements de stock liés aux ventes
• Statuts de paiement

D'Exact Online vers la boutique en ligne (uniquement Handel ERP) :

• Niveaux de stock après réception des marchandises
• Corrections et déplacements de stock
• Modifications de prix
• Données d'articles (descriptions, catégories)
• Statut des commandes (expédiée, facturée)

C'est ce retour d'information qui fait la différence. Sans retour d'information, Exact Online est un système d'enregistrement. Avec retour d'information, c'est un mécanisme de pilotage qui alimente toute votre opération.

Le choix est opérationnel, pas technique

La question « Exact Online Handel ou Handel ERP ? » n'est pas une décision informatique. C'est un arbitrage opérationnel.

Vous vendez via un seul canal, traitez les retours manuellement et travaillez à partir d'un seul emplacement ? Handel suffit et vous économise 16 € par mois.

Vous vendez via plusieurs canaux, traitez les retours dans Exact Online, travaillez avec un service achats qui crée des articles dans Exact, ou utilisez plusieurs entrepôts ? Dans ce cas, Handel ERP n'est pas une amélioration, mais une nécessité. La différence de prix est amortie dès la première survente que vous évitez.

Dans les deux cas, la synchronisation s'effectue toutes les cinq minutes. Dans les deux cas, vous n'avez rien à ressaisir manuellement. La différence réside dans le sens du flux de données, et donc dans le contrôle que vous avez sur votre stock.

Un seul connector, chaque plateforme

La synchronisation du stock avec Exact Online fonctionne quelle que soit votre plateforme de boutique en ligne. WooCommerce, Shopify, Magento, Lightspeed : le connector est disponible pour chaque plateforme et fonctionne de manière identique. Même fréquence de synchronisation, même mappage des champs, même fiabilité.

Vous vendez aussi via des marketplaces ? Bol.com et Amazon peuvent également être raccordés. Un point central dans Exact Online, plusieurs canaux de vente qui affichent tous le même niveau de stock actualisé.

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