Bestandsverwaltung automatisieren: vom Webshop nach Exact Online und zurück

Fünf Minuten. Das ist die Marge.

Zwischen einem Kunden, der bestellt, und einem anderen Kanal, der denselben Bestand anzeigt, liegen höchstens fünf Minuten. In diesen fünf Minuten muss ein Verkaufsauftrag verarbeitet, die Bestandsbuchung durchgeführt und jedem angeschlossenen System der neue Stand bekannt gemacht werden.

Das ist die Realität der Bestandssynchronisation mit Exact Online. Das klingt straff. Es ist auch straff, sofern du den richtigen Connector hast, das richtige Exact Online-Paket und verstehst, wie die Synchronisation je Szenario funktioniert.

Dieser Artikel erklärt, was genau passiert, wenn ein Produkt angelegt wird, ein Auftrag eingeht, eine Retoure verarbeitet wird oder du mehrere Lager ansprichst. Und warum die Antwort je nach Situation unterschiedlich ausfällt.

Handel oder Handel ERP: der Unterschied, der zählt

Exact Online bietet zwei Pakete für Unternehmen, die physische Produkte verkaufen. Die Benennung ist verwirrend, beide tragen Handel im Namen, aber die Möglichkeiten unterscheiden sich erheblich.

Handel (23,95 €/Monat) synchronisiert in eine Richtung. Aufträge, Artikel und Bestandsstände gehen von deinem Webshop nach Exact Online. Dein Webshop ist der Ausgangspunkt. Exact Online empfängt, erfasst und verarbeitet.

Handel ERP (39,95+ €/Monat) fügt eine Synchronisation in beide Richtungen hinzu. Änderungen in Exact Online, etwa ein Wareneingang, eine Bestandskorrektur oder eine Preisanpassung, fließen automatisch zurück in deinen Webshop. Und zu Bol.com. Und zu Amazon. Alle fünf Minuten, in beide Richtungen.

Dieser Unterschied klingt technisch. Die Folgen sind es nicht.

Wann eine Richtung genügt

Verkaufst du ausschließlich über deinen eigenen Webshop? Kein Großhandel, kein Marktplatz, kein physischer Verkaufstresen? Dann kann Handel ausreichen. Dein Webshop bestimmt, was verfügbar ist. Exact Online führt die Buchhaltung. Der Fluss geht in eine Richtung und das funktioniert.

In dem Moment, in dem du einen zweiten Verkaufskanal hinzufügst, etwa einen Bol.com-Connector, ein B2B-Portal oder einen Mitarbeiter am Tresen, der in Exact Online bucht, brauchst du eine Synchronisation in beide Richtungen. Ohne diese Rückmeldung weiß dein Webshop nicht, was über andere Kanäle verkauft oder empfangen wurde.

Wann du beide Richtungen brauchst

Handel ERP ist kein Luxus, sobald dein Lager an mehr als einer Stelle gesteuert wird. Ein Einkaufsauftrag, der in Exact Online gebucht wird, erhöht den Bestand in deinem Webshop automatisch. Eine manuelle Korrektur durch deinen Lagermitarbeiter? Innerhalb von fünf Minuten in allen Verkaufskanälen sichtbar.

Ohne diese Synchronisation entstehen die Bestandsunterschiede, die Überverkäufe verursachen. Nicht durch schlechte Software, sondern weil die Systeme die Änderungen des jeweils anderen nicht kennen.

Szenario 1: ein neues Produkt anlegen

Wo beginnt ein Artikel? Das hängt von deiner Arbeitsweise und deinem Paket ab.

Bei Exact Online Handel legst du das Produkt in deinem Webshop an: WooCommerce, Shopify, Magento oder Lightspeed, oder einer anderen Plattform. Der Connector nimmt den Artikel auf, sendet die Daten an Exact Online und legt dort eine Artikelkarte an. SKU, Beschreibung, Preis, MwSt.-Code: alles wird übernommen. Dein Webshop ist die Quelle.

Bei Exact Online Handel ERP geht es auch andersherum. Du legst den Artikel in Exact Online an, inklusive Einkaufspreis, Lieferant und Kostenstelle, woraufhin der Connector diesen automatisch an deinen Webshop weiterleitet. Das ist sinnvoller, wenn deine Einkaufsabteilung in Exact Online arbeitet und dein E-Commerce-Team im Webshop.

In beiden Fällen existiert der Artikel nach höchstens fünf Minuten in beiden Systemen. Kein CSV-Upload, keine manuelle Eingabe, kein Copy-Paste von Artikelnummern.

Szenario 2: eine Bestellung geht ein

Das ist das Szenario, das bei Webshops mit Volumen jede Minute abläuft. Ein Kunde gibt eine Bestellung auf. Was passiert?

Der Connector erkennt die neue Bestellung beim nächsten Synchronisationszyklus. Die Bestellung wird als Verkaufsauftrag in Exact Online angelegt, inklusive Kundendaten, Artikelzeilen, Mehrwertsteuerberechnung und Zahlungsstatus. Gleichzeitig wird die Bestandsbewegung verarbeitet: die Anzahl der verfügbaren Stück sinkt.

Diese Verringerung ist innerhalb von fünf Minuten in allen angeschlossenen Systemen sichtbar. Verkauft derselbe Kunde das letzte Exemplar über deinen Shopify-Shop? Dann zeigt dein Bol.com-Listing den Artikel als ausverkauft an, bevor der nächste Käufer auf "bestellen" klickt.

In Spitzenzeiten während Feiertagen, Black Friday, Dezemberverkäufen oder einem viralen Social Post machen diese fünf Minuten den Unterschied zwischen kontrolliertem Ausverkauf und Dutzenden von Übersellern aus. Du verkaufst, was du hast. Nicht mehr.

Szenario 3: eine Retoure verarbeiten

Retouren sind der Lackmustest für jeden Bestandsconnector. Das Paket kommt zurück. Der Mitarbeiter prüft den Inhalt. Und dann?

Bei einer genehmigten Retoure muss der Bestand in drei Systemen gleichzeitig wiederhergestellt werden: in deinem Lager (physisch), in Exact Online (administrativ) und in deinem Webshop (kommerziell). Wenn ein Glied hinterherhinkt, hast du ein Produkt, das im Regal liegt, aber nicht zum Verkauf steht. Verpasster Umsatz, ohne dass es jemand bemerkt.

Mit Handel ERP läuft das automatisch ab. Die Retoure wird in Exact Online verarbeitet: Gutschrift, Bestandszubuchung, gegebenenfalls Qualitätsnotiz, anschließend sendet der Connector den aktualisierten Bestand an alle Verkaufskanäle zurück.

Mit Handel (Einweg) musst du den Retourenbestand manuell in deinem Webshop aktualisieren. Das funktioniert bei fünf Retouren pro Woche. Bei fünfzig pro Woche ist es eine Vollzeit-Verwaltungsaufgabe, die zudem fehleranfällig ist.

Szenario 4: mehrere Lager

Sobald dein Bestand auf mehr als einen Standort verteilt ist, wird die Bestandsverwaltung exponentiell komplexer. Welches Lager wird bei einer Bestellung angesprochen? Wie verhinderst du, dass Standort A ausverkauft ist, während Standort B überbevorratet ist?

Exact Online Handel ERP unterstützt die Multi-Warehouse-Bestandsverwaltung. Jedes Lager hat eine eigene Bestandsregistrierung. Der Connector weiß, welches Lager zu welchem Verkaufskanal oder welcher Region gehört, und spricht den richtigen Standort an.

Eine Bestellung aus Noord-Holland? Lager Alkmaar. Eine Bol.com-Bestellung? Das zentrale DC. Ein B2B-Auftrag für einen bestimmten Kunden? Der dedizierte Lagerpunkt, der für diesen Kunden eingerichtet wurde.

Dieses Routing erfolgt auf Basis von Regeln, die du einmalig konfigurierst. Danach läuft es automatisch. Der Bestand pro Lager ist immer aktuell: in Exact Online und in jedem Verkaufskanal, der daran angeschlossen ist.

Mit dem Basispaket Handel arbeiten Sie mit einem einzigen Lagerort. Für viele Webshops ist das völlig ausreichend. Wachsen Sie jedoch zu mehreren Fulfillment-Punkten, ist Handel ERP der einzige Weg.

Was genau wird synchronisiert?

Die Connector verschiebt keine einzelnen Zahlen. Es handelt sich um einen kompletten Datensatz, der alle fünf Minuten verglichen und aktualisiert wird.

Vom Webshop zu Exact Online:

• Verkaufsaufträge (inklusive Kundendaten, Positionen, Mehrwertsteuer)
• Neue Artikel und Artikeländerungen
• Bestandsbewegungen durch Verkäufe
• Zahlungsstatus

Von Exact Online zum Webshop (nur Handel ERP):

• Bestände nach Wareneingang
• Bestandskorrekturen und -verschiebungen
• Preisänderungen
• Artikeldaten (Beschreibungen, Kategorien)
• Auftragsstatus (versendet, fakturiert)

Diese Rückmeldung macht den Unterschied. Ohne Rückmeldung ist Exact Online ein Registrierungssystem. Mit Rückmeldung wird es ein Steuerungsinstrument, das Ihren gesamten Betrieb antreibt.

Die Wahl ist operativ, nicht technisch

Die Frage "Exact Online Handel oder Handel ERP?" ist keine IT-Entscheidung. Es ist eine operative Abwägung.

Verkaufen Sie über einen einzigen Kanal, bearbeiten Sie Retouren manuell und arbeiten Sie von einem einzigen Standort aus? Dann reicht Handel aus und spart Ihnen 16 € pro Monat.

Verkaufen Sie über mehrere Kanäle, bearbeiten Sie Retouren in Exact Online, arbeiten Sie mit einer Einkaufsabteilung, die Artikel in Exact anlegt, oder nutzen Sie mehrere Lager? Dann ist Handel ERP kein Upgrade, sondern eine Voraussetzung. Den Preisunterschied verdienen Sie beim ersten verhinderten Oversell wieder herein.

In beiden Fällen läuft die Synchronisation alle fünf Minuten. In beiden Fällen müssen Sie nichts manuell abtippen. Der Unterschied liegt in der Richtung des Datenflusses und damit in der Kontrolle, die Sie über Ihren Bestand haben.

Eine Connector, jede Plattform

Die Bestandssynchronisation mit Exact Online funktioniert unabhängig von Ihrer Webshop-Plattform. WooCommerce, Shopify, Magento, Lightspeed: Die Connector ist für jede Plattform verfügbar und arbeitet identisch. Dieselbe Synchronisationsfrequenz, dasselbe Feld-Mapping, dieselbe Zuverlässigkeit.

Verkaufen Sie zusätzlich über Marktplätze? Auch Bol.com und Amazon lassen sich anbinden. Ein zentraler Punkt in Exact Online, mehrere Verkaufskanäle, die alle denselben, aktuellen Bestand anzeigen.

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