Hoe Matchu Sports stress-vrij kon schalen met iWeb

MATCHU is een Nederlands sportmerk dat ooit specifiek begon vanuit de fysiotherapie, maar inmiddels is uitgegroeid tot een groot merk met een breed sportsassortiment. Onder leiding van Gianni heeft het bedrijf de transitie gemaakt van puur B2B naar een sterke B2C-focus via (vooral) marketplaces. Als pionier in marketplace-verkoop verkoopt Matchu Sports niet alleen via de eigen webshop, maar ook via Bol.com, Amazon en Decathlon, met bestellingen die zelfs tot Dubai reiken.

De koppelingen van iWebDevelopment vormen al tien jaar de ruggengraat van hun workflow en processen, en zorgen ervoor dat groei mogelijk is zonder extra administratieve last.

De uitdaging: handmatig werk in een groeiend bedrijf

Tien jaar geleden waren zij een van de eerste Nederlandse bedrijven die de kansen van marketplace-verkoop zag. Bol.com was nog relatief nieuw terrein voor verkopers, en de mogelijkheden waren enorm. Maar met die kansen kwamen ook uitdagingen.

Gianni herinnert zich die tijd nog goed: "We hadden een klein account met tientallen bestellingen per dag. Elke dag zaten we achter één beeldscherm de orders over te typen naar de verzendapplicatie om stickers aan te maken. Soms ging er een postcode verkeerd in omdat je een klein foutje maakte". Die manier van werken bracht met name de volgende pijnpunten met zich mee:

• Handmatig overtypenElke bestelling moest individueel worden verwerkt; een enorm tijdrovende klus.
• FoutgevoeligheidEen typefout in een postcode betekende bijvoorbeeld een mislukte levering, met alle gevolgen van dien.
• Geen schaalbaarheidGroei betekende vooral nóg meer handwerk en overhead met onredelijk veel kosten tot gevolg.
• FrustratieDe tijd die in administratie ging zitten kon logischerwijs niet gebruikt worden voor groei.

"Ik dacht echt: dit moet slimmer kunnen" vertelt Gianni. "Dus ging ik kijken wie ons daarbij kon helpen. Er waren wel een paar voorkeurs-partners van Exact Online, maar die waren hartstikke duur. De enige startup die opviel was iWeb, waar we snel aan de slag konden zonder hoge opstartkosten. Ik dacht: ik ga het gewoon eens proberen".

De oplossing: automatisering die meegroeit

Wat begon als een betaalbaar experiment, groeide uit tot een tien jaar durende samenwerking. De koppelingen van iWebDevelopment automatiseren de volledige datastroom tussen de marketplaces en Exact Online. We ontzorgen Matchu Sports op onder meer de volgende manieren:

• Marketplace-koppeling Automatische koppeling en verwerking van orders uit verschillende marketplaces.
• Exact Online integratieEen foutloze verwerking van alle financiële data.
• Multi-channel ondersteuning Een naadloze mix van B2B- en B2C-bestellingen.
• Moeiteloze internationale schaalbaarheid Gerealiseerde ondersteuning voor wereldwijde verkoop en btw-regelingen.
• Directe ondersteuning
  Korte lijntjes en proactieve ondersteuning wanneer dat nodig is.

De impact: rust in plaats van stress

Het verschil tussen toen en nu is dag en nacht. Waar Gianni vroeger uren kwijt was aan handmatige rompslomp en vaak 's avonds nog aan het werk was, draait de operatie nu vrijwel volledig automatisch en zonder fouten.

"Qua bestellingen is het heel druk, zeker in december", vertelt Gianni, "maar ik vraag wel eens met een knipoog aan de jongens en meiden of ze het wel druk genoeg hebben. Want ze zitten hier allemaal super relaxed. Er gaan heel veel bestellingen de deur uit, maar ik heb niet het idee dat de mensen gestresst zijn. We hebben maar heel weinig klantenservice nodig omdat alles gewoon foutloos en vanzelf gaat."

Het belangrijkste voor mij is dat ik om vijf uur de laptop dicht kan doen en er niet meer over na hoef te denken. We hoeven niet meer continue te controleren of er iets mis gaat.

Gianni - Operationeel Manager @ Matchu Sports

Voor wie is iWebDevelopment geschikt?

Op de vraag aan wie hij iWeb zou aanbevelen, is Gianni duidelijk: "Zowel grote als kleine e-commercebedrijven. Als je iets hebt wat je vaak moet doen, maar onnodig veel tijd kost om het zelf te doen, dan moet je gewoon automatiseren". Om daar vervolgens nog aan toe te voegen: "Als je een succesvol bedrijf wilt runnen met meerdere bestellingen en je wilt overal online zijn — ja, dan moet je met een club zoals iWeb samenwerken. Ik kan het iedereen aanraden."

Wil jij ook om 5 uur je laptop dicht kunnen doen?

Bij iWebDevelopment helpen we organisaties zoals Matchu Sports om hun administratie te automatiseren, processen te versnellen en groeipijn te voorkomen. Al meer dan tien jaar bouwen we koppelingen die bedrijven laten schalen zonder extra werkdruk.

Kijk jij ook uit naar stress-vrije groei? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. We adviseren je graag!