Hoe SoundImports wereldwijd verzendt zonder vastlopers met iWeb

SoundImports is een Nederlandse webshop die wereldwijd DIY audio componenten verkoopt, van Nederland tot Amerika en China. Met meer dan 10.000 producten in het assortiment, een eigen magazijn en een directe koppeling tussen webshop en boekhouding draait er dagelijks heel wat over de lijn. En dat al ruim tien jaar lang.

Eigenaar Martijn richtte SoundImports in 2015 op en zag al snel dat handmatig orders verwerken niet schaalbaar was. Hij ging op zoek naar een betrouwbare koppeling tussen Lightspeed en Exact Online, en kwam in 2017 bij iWebDevelopment terecht. Sindsdien draait die koppeling onverstoorbaar door.

De uitdaging: 10.000 producten en een eigen werkwijze

SoundImports groeide hard. Steeds meer producten, steeds meer orders, en een magazijn dat dagelijks bestellingen klaar moest zetten voor verzending naar de hele wereld. Het handmatig overzetten van orders uit de webshop naar Exact Online was niet langer vol te houden.

Daarbij kwam dat SoundImports intern werkt met een specifiek pickproces. Het magazijnteam moet niet alleen weten welk product gepakt moet worden, maar ook precies welke variant daarbij hoort op basis van de gekozen verzendmethode. Met meer dan 250 verzendmethodes in het assortiment is dat geen klein detail. Dat vraagt om een koppeling die meebeweegt met de specifieke werkwijze van SoundImports. Niet andersom.

De oplossing: een koppeling met maatwerk waar het nodig is

Martijn ging op onderzoek uit en kwam na vergelijking bij iWebDevelopment uit. De keuze was snel gemaakt: er was op dat moment geen andere partij die de gewenste verkooporderkoppeling kon bieden, zeker niet met de mogelijkheid voor maatwerk op punten waar dat nodig was.

Concreet handelt de koppeling de volgende processen volledig automatisch af:

• Orders stromen direct van Lightspeed naar Exact Online. Geen handmatig overtypen, geen wachtende administratie.
• B2B en B2C draaien op dezelfde koppeling. Of het nu om een individuele consument gaat of een grote zakelijke bestelling: alles loopt via dezelfde geautomatiseerde flow.
• Maatwerk verzendmethode-mapping. De titel van elke verzendmethode in Lightspeed wordt vertaald naar de juiste productinformatie in Exact Online, zodat het magazijn precies weet wat er gepakt moet worden.
• Logistieke aansturing. Vanuit Exact Online start het pick-en-pack-proces automatisch, met de juiste informatie op de juiste plek.
• Wereldwijde verwerking. Of een pakket nu naar Nederland, Amerika of China gaat: de koppeling verwerkt het probleemloos.

De impact: rust, groei en geen vastlopers

Voor SoundImports zit het verschil niet zozeer in een spectaculair cijfer, maar in iets wat moeilijker te kwantificeren is: rust. De koppeling draait stabiel op de achtergrond, dag in dag uit, jaar in jaar uit. Het magazijn doet zijn werk, de administratie klopt, en niemand hoeft zich druk te maken over orders die ergens blijven hangen.

"De koppeling geeft ons rust. De orders lopen automatisch door, we weten precies waar we aan toe zijn. iWeb maakt het mogelijk om te groeien zonder dat we vastlopen in onze processen."

Marlinde, Content marketeer @ SoundImports

Dat de koppeling al bijna tien jaar betrouwbaar draait, betekent ook dat de samenwerking met iWebDevelopment in de loop der jaren minder intensief is geworden. Niet omdat de relatie afgekoeld is, maar omdat alles gewoon werkt. Ondertussen breidt de koppeling stilletjes uit: verbeteringen in de Exact Online API worden proactief opgepakt, en nieuwe mogelijkheden komen automatisch beschikbaar zodra ze er zijn.

Een aanbeveling die voor zich spreekt

Voor de toekomst houdt SoundImports vast aan wat goed werkt: groeien in wat ze doen en nog beter worden in waar ze al sterk in zijn. De infrastructuur staat, de processen lopen, en de focus kan liggen op de business in plaats van op de techniek erachter.

Op de vraag of Martijn iWebDevelopment zou aanbevelen, is het antwoord helder. Aan elk bedrijf dat een webshop combineert met Exact Online als ERP, zou hij iWeb aanraden.

"Je kunt alles zelf bouwen, maar onderhoud is dan ook voor jou. Kies levensgeluk door gemak. Gemak dient de mens."

Martijn, Eigenaar @ SoundImports

Wil jij ook wereldwijd verzenden zonder dat je processen vastlopen?

Bij iWebDevelopment helpen we bedrijven zoals SoundImports om hun webshop, boekhouding en magazijn slim aan elkaar te koppelen. Of je nu werkt met Lightspeed, Exact Online, een eigen magazijn of een combinatie daarvan: wij zorgen dat de data klopt en de processen doorlopen, zonder dat jij er continu naar hoeft om te kijken.

Benieuwd wat we voor jouw processen kunnen betekenen? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag met je mee.