Hoe GereedschapPro zonder extra personeel vier keer zo veel werk verzet met iWeb

GereedschapPro is geen gewone gereedschapswinkel. Het bedrijf richt zich bewust op het hoogste segment: high-end en uniek gereedschap dat je bij de bouwmarkt niet vindt. En dat is precies de bedoeling. Met een klein maar slagvaardig team bewijst GereedschapPro dat je met de juiste processen en slimme automatisering ver kunt komen.

Ewoud Koster is medeverantwoordelijk voor marketing en inkoop, maar bemoeit zich, zoals dat gaat in een klein team, ook met alle softwarekeuzes en processen. Precies daarom was hij degene die de zoektocht naar een betere manier van werken in gang zette.

De uitdaging: zeven systemen, nul verbinding

GereedschapPro werkte oorspronkelijk met een alles-in-één systeem. Handig op papier, maar in de praktijk liepen ze voortdurend tegen de beperkingen aan. De overstap naar een 'best of breed'-aanpak, waarbij je per functie de beste oplossing kiest, was snel gemaakt. Maar die keuze bracht een nieuwe uitdaging: hoe laat je al die losse systemen soepel samenwerken?

Het softwarelandschap dat ze samenstelden is niet klein: Shopware voor de webshop, Exact Online voor de boekhouding, Monta WMS voor de warehouseprocessen, Optiply voor de inkoop, Channable voor de koppeling met Bol.com en Amazon, Count-IT voor de kassa en Priceshape voor prijsoptimalisatie. Zeven systemen die met elkaar moeten praten, zonder dat daar handmatig werk aan te pas komt.

Met een beperkt aantal medewerkers is er simpelweg geen capaciteit om honderden orders handmatig te verwerken. Elk uur dat opgaat aan administratie gaat ten koste van marketing, inkoop en klantrelaties. En GereedschapPro factureert bewust pas bij levering, niet bij bestelling. Een werkwijze die standaardoplossingen niet ondersteunen.

De oplossing: maatwerkkoppelingen die passen bij het proces

Via de accountmanager bij Exact Online kwam GereedschapPro bij iWebDevelopment terecht. De koppeling werd van de grond af opgebouwd. Niet vanuit een standaardoplossing, maar volledig afgestemd op hún manier van werken.

De dagelijkse processen die de koppeling nu volledig automatisch afhandelt:

• Klanten ophalen en aanmaken: Nieuwe klanten worden automatisch vanuit de webshop en marketplaces in Exact Online aangemaakt.
• Orders verwerken: Bestellingen vanuit Shopware, Bol.com en Amazon stromen automatisch door naar de boekhouding.
• Factureren bij levering: Pas op het moment dat een order daadwerkelijk wordt geleverd, wordt de factuur aangemaakt. Dat scheelt een enorme hoeveelheid handmatig creditwerk.
• Betalingen afletteren: Inkomende betalingen worden automatisch aan de juiste facturen gekoppeld.
• Facturen terugsturen naar Shopware: Klanten kunnen hun facturen direct downloaden vanuit hun webshop-account.

De impact: vier FTE aan handmatig werk bespaard

Het verschil is voor GereedschapPro simpel samen te vatten: zonder de koppeling zouden er vier extra fulltime medewerkers nodig zijn. Met een kleiner team is dat geen optie.

"Als we die orders met de hand zouden moeten aanmaken en factureren, dan denk ik dat we vier fulltime mensen nodig zouden hebben. Dat is gekkenwerk in ons formaat bedrijf."

— Ewoud Koster, Marketing & Inkoop @ GereedschapPro

De rust die de automatisering brengt is even tastbaar als de tijdsbesparing. Op maandagochtend staan alle orders van het weekend al klaar: ingeladen, aangemaakt, verwerkt. Zonder dat iemand er een vinger naar hoeft uit te steken. Daarnaast levert de koppeling met Priceshape waardevolle data op voor prijsoptimalisatie. GereedschapPro past op basis van die analyses wekelijks verkoopprijzen aan.

Een samenwerking die zichzelf bewijst

De koppeling draait inmiddels bijna vier jaar. Het contact is minder intensief geworden. Niet omdat de relatie afgekoeld is, maar omdat alles gewoon werkt. Wat Ewoud daarbij opvalt: de kennis van Exact Online bij iWebDevelopment heeft meer dan eens het verschil gemaakt. Verbeteringen in de API worden proactief opgepakt, en mogelijkheden die eerder niet bestonden worden automatisch benut zodra ze beschikbaar komen.

"Ik vind het heel waardevol, de hoeveelheid kennis van Exact. Wat ik ook vaak merk is dat dingen later verbeterd zijn, omdat jullie bijblijven op de kennis."

— Ewoud Koster, Marketing & Inkoop @ GereedschapPro

Voor wie is iWebDevelopment geschikt?

Op de vraag aan wie hij iWebDevelopment zou aanbevelen, is Ewoud direct. Hij heeft iWebDevelopment al meerdere keren doorverwezen aan concullega's, en zou bij een toekomstige platformkeuze als eerste bij iWeb aankloppen.

"Je bent bijna nooit met één pakket goed af. Je moet dingen aan elkaar hangen. Als bedrijven dezelfde pakketten gebruiken die ook goed moeten samenwerken, dan zou ik meteen roepen: ga eens met iWeb praten."

— Ewoud Koster, Marketing & Inkoop @ GereedschapPro

Wil jij ook minder handmatig werk en meer rust in je processen?

Bij iWebDevelopment helpen we bedrijven zoals GereedschapPro om hun softwarelandschap slim aan elkaar te koppelen. Of je nu werkt met Shopware, Exact Online, een WMS of meerdere marketplaces: wij zorgen dat de data op de juiste plek terechtkomt, zonder dat jij er continu naar hoeft om te kijken.

Benieuwd wat we voor jouw processen kunnen betekenen? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag met je mee.