Comment GereedschapPro abat quatre fois plus de travail sans personnel supplémentaire avec iWeb

GereedschapPro n'est pas un magasin d'outillage comme les autres. L'entreprise vise délibérément le segment le plus élevé : de l'outillage haut de gamme et unique que vous ne trouverez pas dans les magasins de bricolage. Et c'est exactement le but. Avec une équipe restreinte mais efficace, GereedschapPro prouve qu'avec les bons processus et une automatisation intelligente, on peut aller très loin.

Ewoud Koster est coresponsable du marketing et des achats, mais comme c'est souvent le cas dans une petite équipe, il s'implique aussi dans tous les choix logiciels et les processus. C'est précisément pour cela que c'est lui qui a lancé la recherche d'une meilleure façon de travailler.

Le défi : sept systèmes, zéro connexion

GereedschapPro travaillait à l'origine avec un système tout-en-un. Pratique sur le papier, mais dans la pratique, l'équipe se heurtait sans cesse à ses limites. Le passage à une approche « best of breed », où vous choisissez la meilleure solution pour chaque fonction, a vite été décidé. Mais ce choix a apporté un nouveau défi : comment faire collaborer harmonieusement tous ces systèmes distincts ?

Le paysage logiciel qu'ils ont constitué n'est pas des moindres : Shopware pour la boutique en ligne, Exact Online pour la comptabilité, Monta WMS pour les processus d'entrepôt, Optiply pour les achats, Channable pour la liaison avec Bol.com et Amazon, Count-IT pour la caisse et Priceshape pour l'optimisation des prix. Sept systèmes qui doivent communiquer entre eux, sans aucune intervention manuelle.

Avec un nombre limité de collaborateurs, il n'y a tout simplement pas la capacité de traiter des centaines de commandes à la main. Chaque heure consacrée à l'administration se fait au détriment du marketing, des achats et des relations clients. De plus, GereedschapPro facture délibérément à la livraison, et non à la commande. Une méthode de travail que les solutions standard ne prennent pas en charge.

La solution : des connectors sur mesure adaptés au processus

C'est par l'intermédiaire de l'account manager d'Exact Online que GereedschapPro est arrivé chez iWebDevelopment. Le connector a été construit à partir de zéro. Pas sur la base d'une solution standard, mais entièrement adapté à leur façon de travailler.

Les processus quotidiens que le connector gère désormais de façon entièrement automatique :

• Récupérer et créer les clients : les nouveaux clients sont automatiquement créés dans Exact Online depuis la boutique en ligne et les marketplaces.
• Traiter les commandes : les commandes provenant de Shopware, Bol.com et Amazon sont transmises automatiquement à la comptabilité.
• Facturer à la livraison : la facture n'est créée qu'au moment où la commande est effectivement livrée. Cela évite une énorme quantité de travail manuel sur les avoirs.
• Lettrer les paiements : les paiements entrants sont automatiquement rattachés aux bonnes factures.
• Renvoyer les factures vers Shopware : les clients peuvent télécharger leurs factures directement depuis leur compte sur la boutique en ligne.

L'impact : quatre ETP de travail manuel économisés

Pour GereedschapPro, la différence se résume simplement : sans le connector, il faudrait quatre collaborateurs supplémentaires à temps plein. Avec une petite équipe, ce n'est pas une option.

« Si nous devions créer et facturer ces commandes à la main, je pense qu'il nous faudrait quatre personnes à temps plein. C'est de la folie pour une entreprise de notre taille. »

Ewoud Koster, Marketing & Achats @ GereedschapPro

La sérénité qu'apporte l'automatisation est aussi tangible que le gain de temps. Le lundi matin, toutes les commandes du week-end sont déjà prêtes : importées, créées, traitées. Sans que personne n'ait à lever le petit doigt. De plus, la liaison avec Priceshape fournit des données précieuses pour l'optimisation des prix. Sur la base de ces analyses, GereedschapPro ajuste chaque semaine ses prix de vente.

Une collaboration qui fait ses preuves

Le connector tourne désormais depuis près de quatre ans. Les contacts sont devenus moins fréquents. Non pas parce que la relation s'est refroidie, mais parce que tout fonctionne, tout simplement. Ce qui frappe Ewoud : la connaissance d'Exact Online chez iWebDevelopment a fait plus d'une fois la différence. Les améliorations de l'API sont adoptées de manière proactive, et les possibilités qui n'existaient pas auparavant sont automatiquement exploitées dès qu'elles deviennent disponibles.

« Je trouve cela très précieux, toute cette connaissance d'Exact. Je remarque aussi souvent que des choses ont été améliorées par la suite, parce que vous restez à jour dans vos connaissances. »

Ewoud Koster, Marketing & Achats @ GereedschapPro

À qui s'adresse iWebDevelopment ?

À la question de savoir à qui il recommanderait iWebDevelopment, Ewoud répond sans hésiter. Il a déjà recommandé iWebDevelopment à plusieurs confrères et, pour un futur choix de plateforme, c'est à iWeb qu'il s'adresserait en premier.

« Avec un seul logiciel, on s'en sort rarement bien. Il faut relier les choses entre elles. Si des entreprises utilisent les mêmes logiciels qui doivent bien fonctionner ensemble, je leur dirais tout de suite : allez parler avec iWeb. »

Ewoud Koster, Marketing & Achats @ GereedschapPro

Vous voulez vous aussi moins de travail manuel et plus de sérénité dans vos processus ?

Chez iWebDevelopment, nous aidons des entreprises comme GereedschapPro à connecter intelligemment leur paysage logiciel. Que vous travailliez avec Shopware, Exact Online, un WMS ou plusieurs marketplaces : nous veillons à ce que les données arrivent au bon endroit, sans que vous ayez à vous en soucier en permanence.

Curieux de savoir ce que nous pouvons faire pour vos processus ? Contactez-nous pour un entretien sans engagement. Nous serons ravis de réfléchir avec vous.