Comment Bold garde le contrôle de sa croissance en B2B et en B2C avec iWeb

Bold a débuté il y a dix ans avec une seule idée : une serrure de porte intelligente pour laquelle vous n'avez plus besoin de clé. Aujourd'hui, l'entreprise est devenue spécialiste des solutions d'accès intelligentes pour la porte d'entrée, avec un portfolio de serrures et d'accessoires qui facilitent le partage d'accès de multiples façons. D'une poignée de personnes à plus de 25 collaborateurs, et des Pays-Bas seuls à toute l'Europe. Ce qui rend Bold particulier : le produit convient aussi bien au consommateur qu'au marché professionnel. Et c'est justement ce double marché qui exige une comptabilité capable de tout distinguer dans les moindres détails.

En tant que COO, Hiske Braaksma est responsable du volet opérationnel chez Bold, de la chaîne d'approvisionnement et de la logistique jusqu'au service client. C'est précisément dans ce rôle qu'intervient la collaboration avec iWebDevelopment : faire fonctionner harmonieusement ensemble la plateforme e-commerce et la comptabilité financière.

Le défi : un produit, deux marchés et beaucoup de variation

Bold vend aussi bien aux consommateurs qu'aux entreprises. Le B2B signifie chez Bold des clubs sportifs, des hôtels, de la gestion de biens vacants, des sociétés de logement et surtout des bureaux, où le nombre de postes de travail flexibles augmente fortement et où les droits d'accès changent en permanence. Qu'il s'agisse d'une PME ou d'un particulier chez lui, avec un problème d'accès concret : Bold le résout.

Ce marché étendu a un revers du côté administratif. Chaque canal de vente, chaque pays et chaque type de commande doit être identifiable séparément dans la comptabilité. Bold vend aux Pays-Bas, dans l'UE et au-delà, avec toutes les variations de TVA qui en découlent. Commandes, retours, centres de coûts, unités d'imputation et déterminations de TVA : tout devait être correct au niveau du détail. Et lorsque Bold est passé en janvier 2025 de Shopify à la plateforme open source Medusa, il s'est avéré qu'il n'existait tout simplement pas de connector standard avec Exact Online.

La solution : un connector sur mesure entre Medusa et Exact Online

La collaboration entre Bold et iWebDevelopment a débuté dès juillet 2019, il y a désormais plus de sept ans. Durant cette période, la plateforme e-commerce de Bold a évolué avec l'entreprise : de WooCommerce à Shopify puis à Medusa. À chaque étape, iWeb a veillé à ce que la comptabilité suive sans effort.

Le passage à Medusa fut le plus important. Comme il n'existait pas de connector standard entre Medusa et Exact Online, iWeb l'a construit entièrement sur mesure, une première avec Medusa aussi bien pour Bold que pour iWeb. Au cours de plusieurs sessions de concertation, tout a été défini jusqu'au niveau de chaque commande et de chaque retour : comment les commandes et les retours circulent, comment les centres de coûts et les unités d'imputation sont attribués, et comment la TVA est déterminée pour les ventes aux Pays-Bas, dans l'UE et au-delà. Toutes ces variations ont été largement testées avant la mise en service du connector.

Les processus quotidiens que le connector gère désormais entièrement de façon automatique :

• Créer des ordres de vente : tous les ordres de Medusa sont automatiquement créés comme ordre de vente dans Exact Online.
• Facturation et livraison automatiques : avec la détermination correcte de la TVA par pays.
• Traiter les retours : y compris l'attribution du bon centre de coûts.
• Séparer les canaux de vente et les pays : via les centres de coûts (canal de vente) et les porteurs de coûts (pays), afin que le B2B, le B2C et chaque pays soient visibles séparément.
• Lettrer les paiements : les paiements entrants sont automatiquement rattachés aux bonnes factures.

L'impact : du travail de recherche à une vision en temps réel

Ce qui compte vraiment pour Bold, c'est que les données arrivent déjà structurées. La répartition par canal de vente et par pays est déterminée dès la réception, ce qui évite à l'équipe de devoir chercher manuellement dans le système financier comment les choses s'articulent.

"Nos données arrivent déjà en grande partie structurées. Cela accélère considérablement le cycle de reporting et nous donne une vision en temps réel de notre situation. Cela nous épargne non seulement des recherches dans nos systèmes financiers, mais nous permet aussi de prendre plus vite des décisions stratégiques sur la base de chiffres actuels."

Hiske Braaksma, COO @ Bold

Un gain de temps précis est difficile à traduire en chiffres, mais la différence au quotidien est bien perceptible : rapporter plus vite, réagir plus vite et toujours travailler avec des chiffres à jour.

Du client au partenariat

Après sept années de collaboration, Hiske définit très consciemment le rôle d'iWeb.

"Nous ne voyons pas cette relation comme une relation client-fournisseur, mais comme un partenariat stratégique. Nous nous asseyons ensemble à la table, nous raisonnons à partir du même intérêt et nous construisons ensemble la prochaine étape."

Hiske Braaksma, COO @ Bold

Pour Bold, iWeb est en pratique l'interlocuteur fixe : des circuits courts et une réactivité rapide.

"Ce qui frappe, c'est la constance du suivi : les actions sont prises en charge et un retour actif est assuré. Chez d'autres prestataires, on voit souvent que la communication s'arrête dès qu'une tâche est terminée. Cette fiabilité est exactement ce dont on a besoin dans un partenariat où la continuité est centrale."

Hiske Braaksma, COO @ Bold

Et quand une situation devient compliquée, les deux parties préfèrent décrocher rapidement le téléphone plutôt que de laisser un échange de mails s'éterniser pendant des mois. Comme iWeb connaît l'environnement de Bold sur le bout des doigts, il n'est jamais nécessaire de tout réexpliquer depuis le début.

Vous voulez aussi garder la maîtrise d'une activité internationale en pleine croissance ?

Chez iWebDevelopment, nous aidons des entreprises comme Bold à connecter intelligemment leur e-commerce et leur administration. Que vous travailliez avec Medusa, Shopify, Exact Online ou une combinaison de canaux et de pays, nous veillons à ce que les données arrivent au bon endroit, sans que vous ayez à y prêter attention en permanence.

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