Wie Bold das Wachstum im B2B und B2C mit iWeb im Griff behält

Bold begann vor zehn Jahren mit einer Idee: ein intelligentes Türschloss, für das man keinen Schlüssel mehr braucht. Inzwischen hat sich das Unternehmen zum Spezialisten für smarte Zugangslösungen rund um die Haustür entwickelt, mit einem Portfolio aus Schlössern und Zubehör, das die Vergabe von Zugang auf vielfältige Weise erleichtert. Von einer Handvoll Menschen auf über 25 Mitarbeiter, und von den Niederlanden allein auf ganz Europa. Was Bold besonders macht: Das Produkt passt eins zu eins sowohl zum Verbraucher als auch zum Geschäftskundenmarkt. Und genau dieser doppelte Markt erfordert eine Buchhaltung, die alles bis ins Detail voneinander trennt.

Hiske Braaksma ist als COO für den operativen Bereich bei Bold verantwortlich, von der Supply Chain und Logistik bis zum Kundenservice. Genau aus dieser Rolle heraus kommt die Zusammenarbeit mit iWebDevelopment ins Spiel: das reibungslose Zusammenspiel von E-Commerce-Plattform und Finanzbuchhaltung.

Die Herausforderung: ein Produkt, zwei Märkte und viel Variation

Bold verkauft sowohl an Verbraucher als auch an Unternehmen. B2B bedeutet bei Bold Sportvereine, Hotels, Leerstandsverwaltung, Wohnungsbaugesellschaften und vor allem Büros, in denen die Zahl der flexiblen Arbeitsplätze stark wächst und Zugangsrechte ständig wechseln. Ob es nun um ein KMU oder eine Privatperson zu Hause geht, mit einem konkreten Zugangsproblem: Bold löst es.

Dieser breite Markt hat eine Kehrseite auf der administrativen Seite. Jeder Verkaufskanal, jedes Land und jeder Auftragstyp muss in der Buchhaltung einzeln erkennbar sein. Bold verkauft innerhalb der Niederlande, innerhalb der EU und darüber hinaus, mit allen Umsatzsteuervariationen, die dazugehören. Aufträge, Retouren, Kostenstellen, Kostenträger und Umsatzsteuerbestimmungen: Alles musste auf Detailebene stimmen. Und als Bold im Januar 2025 von Shopify auf die Open-Source-Plattform Medusa umstieg, zeigte sich, dass es schlicht keinen Standard-Connector zu Exact Online gab.

Die Lösung: ein maßgeschneiderter Connector zwischen Medusa und Exact Online

Die Zusammenarbeit zwischen Bold und iWebDevelopment begann bereits im Juli 2019, inzwischen vor über sieben Jahren. In dieser Zeit wuchs die E-Commerce-Plattform von Bold mit dem Unternehmen mit: von WooCommerce zu Shopify zu Medusa. Bei jedem Schritt sorgte iWeb dafür, dass die Buchhaltung mühelos mitzog.

Der Umstieg auf Medusa war der größte. Da es keinen Standard-Connector zwischen Medusa und Exact Online gab, baute iWeb diesen vollständig maßgeschneidert, sowohl für Bold als auch für iWeb das erste Mal mit Medusa. In mehreren Abstimmungssitzungen wurde bis auf die Ebene jedes Auftrags und jeder Retoure festgelegt, was genau geschehen sollte: wie Aufträge und Retouren durchlaufen, wie Kostenstellen und Kostenträger zugeordnet werden und wie die Umsatzsteuer für Verkäufe innerhalb der Niederlande, innerhalb der EU und darüber hinaus bestimmt wird. All diese Variationen wurden ausführlich getestet, bevor der Connector live ging.

Die täglichen Prozesse, die der Connector nun vollständig automatisch abwickelt:

• Verkaufsaufträge erstellen: alle Bestellungen aus Medusa werden automatisch als Verkaufsauftrag in Exact Online angelegt.
• Automatisch fakturieren und liefern: mit der richtigen Umsatzsteuerermittlung pro Land.
• Retouren verarbeiten: inklusive Zuordnung der richtigen Kostenstelle.
• Vertriebskanäle und Länder aufteilen: über Kostenstellen (Vertriebskanal) und Kostenträger (Land), sodass B2B, B2C und jedes Land separat einsehbar sind.
• Zahlungen abstimmen: eingehende Zahlungen werden automatisch den richtigen Rechnungen zugeordnet.

Die Wirkung: von Suchaufwand zu Echtzeiteinblick

Worauf es Bold wirklich ankommt, ist, dass die Daten bereits strukturiert eingehen. Die Aufteilung nach Vertriebskanal und Land wird schon beim Eingang bestimmt, wodurch das Team nicht mehr manuell im Finanzsystem suchen muss, wie etwas zusammenhängt.

"Unsere Daten kommen bereits größtenteils strukturiert herein. Das beschleunigt den Reportingzyklus erheblich und gibt uns Echtzeiteinblick, wo wir stehen. Es erspart uns nicht nur Sucharbeit in unseren Finanzsystemen, es ermöglicht uns auch, schneller strategische Entscheidungen auf Basis aktueller Zahlen zu treffen."

Hiske Braaksma, COO @ Bold

Eine genaue Zeitersparnis lässt sich schwer in Zahlen fassen, aber der Unterschied im täglichen Arbeiten ist deutlich spürbar: schneller berichten, schneller reagieren und immer mit aktuellen Zahlen arbeiten.

Vom Kunden zur Partnerschaft

Nach sieben Jahren Zusammenarbeit beschreibt Hiske die Rolle von iWeb sehr bewusst.

"Wir sehen diese Beziehung nicht als Kunden-Lieferanten-Beziehung, sondern als strategische Partnerschaft. Wir sitzen gemeinsam am Tisch, denken vom selben Interesse aus und bauen zusammen an der nächsten Phase."

Hiske Braaksma, COO @ Bold

Für Bold ist iWeb in der Praxis der feste Ansprechpartner: kurze Wege und schnelles Reagieren.

"Was auffällt, ist die Konsequenz in der Nachverfolgung: Maßnahmen werden aufgegriffen und es wird aktiv rückgemeldet. Bei anderen Anbietern sieht man oft, dass die Kommunikation aufhört, sobald etwas abgeschlossen ist. Diese Zuverlässigkeit ist genau das, was man in einer Partnerschaft braucht, in der Kontinuität im Mittelpunkt steht."

Hiske Braaksma, COO @ Bold

Und wenn etwas kompliziert wird, greifen beide Parteien lieber kurz zum Telefon, als dass ein Mailwechsel monatelang weiterläuft. Da iWeb die Umgebung von Bold in- und auswendig kennt, muss nie von null erklärt werden, worum es geht.

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Bei iWebDevelopment helfen wir Unternehmen wie Bold, ihre E-Commerce und Administration clever miteinander zu verbinden. Ob du mit Medusa, Shopify, Exact Online oder einer Kombination aus Kanälen und Ländern arbeitest, wir sorgen dafür, dass die Daten am richtigen Ort landen, ohne dass du dich ständig darum kümmern musst.

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