Saisir manuellement les commandes vous coûte 20 heures par semaine, et ce n'est pas une fatalité

C'est lundi matin et votre boîte de réception déborde déjà

Vous ouvrez Exact Online. À côté, votre boutique en ligne. Et là commence le travail de copie. Numéro de commande, nom du client, coordonnées, codes articles, quantités et montants de TVA, à retaper champ par champ d'un écran à l'autre.

À mi-chemin de la commande 23, le téléphone sonne. Un client appelle à propos d'une livraison erronée. Vous notez cela sur un Post-it et poursuivez la saisie. Vers l'heure du déjeuner, vous en êtes à la commande 47. La moitié.

Cela vous parle ? Alors vous n'êtes pas le seul. Mais vous en payez le prix, un prix que vous n'avez sans doute jamais calculé.

Calculez avec nous

Rendons cela concret avec des chiffres que nous rencontrons chaque jour chez les entreprises de e-commerce aux Pays-Bas.

Prenez une boutique en ligne avec 200 commandes par jour. Rien d'extrême, mais une boutique moyenne en bonne santé. Par commande, vous perdez en moyenne 3 minutes en saisie manuelle dans votre comptabilité. Cela semble peu.

200 commandes x 3 minutes = 600 minutes. Dix heures par jour.

Sur une semaine de cinq jours, cela représente 50 heures. Plus qu'une semaine de travail à temps plein, rien que pour la saisie des commandes. Même si vous vous y prenez de façon plus efficace et que vous tournez à 4 ou 5 minutes contrôle compris, vous arrivez facilement à 20 heures par semaine pour 100 à 150 commandes par jour.

Ce ne sont pas des estimations sorties de nulle part. Une étude de Conexiom montre que les entreprises qui traitent manuellement 15 000 commandes par an y consacrent 200 000 à 350 000 dollars en coûts de main-d'œuvre. Ramené aux proportions néerlandaises : des dizaines de milliers d'euros par an, uniquement en saisie.

Les coûts cachés des erreurs

Le temps n'est même pas le plus gros problème. Ce sont les erreurs.

Lors d'une saisie manuelle, le taux d'erreur se situe entre 1 % et 5 %. Cela semble acceptable, jusqu'à ce que vous fassiez le calcul. Avec 200 commandes par jour, 2 % d'erreurs signifient quatre écritures erronées. Chaque jour.

Combien coûte une telle erreur ? En moyenne 50 à 75 € par incident, si vous avez de la chance. Ce sont des coûts liés aux notes de crédit, aux retours, au temps du service client et aux écritures de correction dans votre administration. Certaines erreurs ne se découvrent qu'au moment de la déclaration de TVA. Ou pire : lors d'un contrôle.

Sur une base annuelle, on parle alors de centaines d'erreurs et de milliers d'euros en frais de réparation. Et nous ne parlons même pas des clients que vous perdez parce qu'ils ont reçu un mauvais produit ou une facture en double.

Qu'est-ce que l'automatisation fait précisément de différent ?

Traiter les commandes automatiquement signifie que les commandes de votre boutique en ligne arrivent dans Exact Online sans intervention humaine. Pas de copie, pas de retapage, pas de Post-it.

Voici comment cela fonctionne en pratique :

• Le client passe une commande dans votre boutique WooCommerce, Shopify, Magento ou Lightspeed
• Le connector récupère la commande : les connectors iWebDevelopment le font tous les 5 minutes
• Correspondance automatique : codes articles, données clients, taux de TVA et conditions de paiement sont associés aux bons enregistrements dans Exact Online
• Une commande de vente ou une facture est créée : dans votre comptabilité, complète et correcte
• Le stock est mis à jour : afin que votre boutique en ligne affiche une disponibilité à jour

L'ensemble du processus dure quelques secondes. Sans que personne n'ait à s'en occuper.

Les chiffres après l'automatisation

L'Institute of Finance and Management chiffre le gain de temps de traitement automatisé des commandes à 70 %. Ce n'est pas une promesse marketing, c'est une moyenne calculée sur des milliers de mises en œuvre.

Revenons à notre exemple de calcul. Ces 20 heures par semaine ? Après l'automatisation, il vous en reste 6. Quatorze heures par semaine récupérées. Par mois, cela représente près de 60 heures, soit une semaine et demie de travail.

Et la précision ? Les systèmes automatisés atteignent 99,96 % selon une étude de DocuClipper. Cela signifie qu'avec 200 commandes par jour, il n'y a plus quatre erreurs, mais tout au plus une seule par semaine.

Moins d'erreurs = moins de notes de crédit = moins de temps de service client = coûts opérationnels réduits. Cela fonctionne en cascade.

Que feriez-vous avec 14 heures supplémentaires ?

Voilà la question qui compte vraiment. Car ces heures existent. Elles sont aujourd'hui cachées dans du travail de copie.

Quatorze heures par semaine suffisent pour :

• Élargir votre assortiment avec de nouvelles gammes de produits
• Mettre en place des campagnes marketing qui augmentent votre chiffre d'affaires
• Améliorer le service client avec un suivi personnalisé
• Analyser vos marges et ajuster le tir là où c'est nécessaire
• Ouvrir un nouveau canal de vente : ajouter Bol.com ou Amazon, sans travail manuel supplémentaire

Ce passage du travail administratif au travail à valeur ajoutée est exactement l'objet de l'automatisation. Ce n'est pas un luxe réservé aux grandes entreprises. C'est une logique de base pour tout entrepreneur qui grandit ou souhaite grandir.

Mais est-ce adapté à ma situation ?

Une question légitime. Tous les connectors ne se valent pas, et toutes les boutiques en ligne n'ont pas les mêmes exigences.

Voici ce à quoi vous devez faire attention lors du choix d'une solution pour traiter les commandes automatiquement :

Quelles plateformes sont prises en charge ? Vous voulez que votre boutique en ligne actuelle, mais aussi d'éventuelles marketplaces comme Bol.com et Amazon, se connectent sans accroc à Exact Online.

À quelle vitesse le connector se synchronise-t-il ? Une fois par jour, c'est trop lent si vous vendez sur stock via plusieurs canaux. Toutes les 5 minutes est une fréquence saine.

Que se passe-t-il en cas d'exceptions ? Pensez aux commandes contenant des articles inconnus, aux clients sans numéro de TVA, ou aux commandes en devises étrangères. Un bon connector le signale et vous laisse le traiter, sans que le reste ne s'arrête.

Est-ce sécurisé ? Vous transmettez des données financières. La certification ISO 27001 n'est pas un luxe superflu.

Vous souhaitez approfondir les critères de sélection ? Lisez alors notre article sur comment choisir le bon connector de boutique en ligne.

Une analyse coûts-bénéfices

Terminons le calcul.

Les coûts du travail manuel :

• 20 heures/semaine x 35 € de coûts employeur bruts = 700 €/semaine = 36 400 €/an
• Coûts des erreurs : 4 erreurs/jour x 60 € en moyenne x 250 jours ouvrés = 60 000 €/an
• Total : près de 100 000 € par an en coûts directs et indirects

Les coûts de l'automatisation :

• Un connector chez iWebDevelopment commence à 9,95 € par mois
• L'installation prend 10 minutes, pas de projet de mise en œuvre de plusieurs semaines
• 30 jours d'essai gratuit, vous voyez donc le résultat avant de payer

La différence est si grande que le délai de retour sur investissement se mesure en jours, pas en mois.

La première étape

Vous n'êtes pas obligé de tout bouleverser d'un coup. Commencez par un connector pour votre principal canal de vente. Observez comment cela se passe. Ajoutez ensuite vos autres canaux.

Vous voulez en savoir plus sur le fonctionnement technique du connector entre votre boutique en ligne et Exact Online ? Lisez alors comment le connector de boutique en ligne Exact Online fonctionne en pratique.

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