Aufträge manuell eingeben kostet dich 20 Stunden pro Woche, und das muss nicht sein

Es ist Montagmorgen, und dein Posteingang ist schon voll

Du öffnest Exact Online. Daneben deinen Webshop. Und dann beginnt die Kopierarbeit. Auftragsnummer, Kundenname, Adressdaten, Artikelcodes, Mengen und Mehrwertsteuerbeträge Feld für Feld vom einen Bildschirm in den anderen abtippen.

Mitten in Auftrag 23 klingelt das Telefon. Ein Kunde ruft wegen einer falschen Lieferung an. Du notierst es auf einem Post-it und tippst weiter. Gegen Mittag bist du bei Auftrag 47. Die Hälfte.

Kommt dir das bekannt vor? Dann bist du nicht allein. Aber du zahlst dafür einen Preis, den du wahrscheinlich noch nie ausgerechnet hast.

Rechne mal mit

Machen wir es konkret mit Zahlen, die wir täglich bei E-Commerce-Unternehmen in den Niederlanden sehen.

Nimm einen Webshop mit 200 Aufträgen pro Tag. Nicht extrem, aber ein gesunder mittelgroßer Shop. Pro Auftrag verlierst du im Schnitt 3 Minuten mit der manuellen Eingabe in deine Buchhaltung. Das klingt wenig.

200 Aufträge x 3 Minuten = 600 Minuten. Zehn Stunden pro Tag.

Bei einer Fünftagewoche sind das 50 Stunden. Mehr als eine Vollzeitwoche, nur für die Auftragseingabe. Selbst wenn du es effizienter angehst und mit Kontrolle bei 4 bis 5 Minuten liegst, kommst du bei 100 bis 150 Aufträgen pro Tag leicht auf 20 Stunden pro Woche.

Das sind keine aus der Luft gegriffenen Schätzungen. Eine Untersuchung von Conexiom zeigt, dass Unternehmen, die 15.000 Aufträge pro Jahr manuell verarbeiten, dafür 200.000 bis 350.000 Dollar an Arbeitskosten ausgeben. Umgerechnet auf niederländische Verhältnisse: Zehntausende Euro pro Jahr, nur für Tipparbeit.

Die versteckten Kosten von Fehlern

Zeit ist nicht einmal das größte Problem. Fehler sind es.

Bei manueller Eingabe liegt die Fehlerquote zwischen 1 % und 5 %. Das klingt akzeptabel, bis du es durchrechnest. Bei 200 Aufträgen pro Tag bedeuten 2 % Fehler: vier falsche Buchungen. Jeden Tag.

Was kostet so ein Fehler? Im Schnitt 50 bis 75 Euro pro Vorfall, wenn du Glück hast. Das sind Kosten für Gutschriften, Rücksendungen, Kundenservicezeit und Korrekturbuchungen in deiner Buchhaltung. Manche Fehler entdeckst du erst bei der Umsatzsteuererklärung. Oder schlimmer: bei einer Prüfung.

Auf Jahresbasis sprichst du dann über Hunderte Fehler und Tausende Euro an Korrekturkosten. Und dabei sind die Kunden noch nicht mitgerechnet, die du verlierst, weil sie ein falsches Produkt oder eine doppelte Rechnung bekommen haben.

Was macht die Automatisierung genau anders?

Aufträge automatisch verarbeiten bedeutet, dass deine Webshop-Aufträge ohne menschliches Zutun in Exact Online landen. Keine Kopierarbeit, kein Abtippen, keine Post-its.

So funktioniert es in der Praxis:

• Kunde gibt eine Bestellung auf in deinem WooCommerce, Shopify, Magento oder Lightspeed Webshop
• Der Connector erfasst die Bestellung: iWebDevelopment-Connectoren tun das alle 5 Minuten
• Automatischer Abgleich: Artikelnummern, Kundendaten, Mehrwertsteuersätze und Zahlungsbedingungen werden mit den richtigen Datensätzen in Exact Online verknüpft
• Verkaufsauftrag oder Rechnung wird erstellt: in deiner Buchhaltung, vollständig und korrekt
• Der Bestand wird aktualisiert: damit dein Webshop die aktuelle Verfügbarkeit anzeigt

Der gesamte Prozess dauert Sekunden. Ohne dass jemand danach schauen muss.

Die Zahlen nach der Automatisierung

Das Institute of Finance and Management beziffert die Zeitersparnis bei automatisierter Auftragsverarbeitung auf 70 %. Das ist keine Marketingaussage, sondern ein Durchschnitt über Tausende von Implementierungen.

Zurück zu unserem Rechenbeispiel. Diese 20 Stunden pro Woche? Nach der Automatisierung bleiben davon 6 Stunden übrig. Vierzehn Stunden pro Woche zurück. Pro Monat sind das fast 60 Stunden, anderthalb Arbeitswochen.

Und die Genauigkeit? Automatisierte Systeme erreichen 99,96 % laut einer Untersuchung von DocuClipper. Das bedeutet bei 200 Bestellungen pro Tag nicht vier Fehler, sondern höchstens einen einzigen pro Woche.

Weniger Fehler = weniger Gutschriften = weniger Zeit für den Kundenservice = niedrigere Betriebskosten. Es wirkt wie eine Kaskade.

Was würdest du mit 14 zusätzlichen Stunden machen?

Das ist die Frage, auf die es wirklich ankommt. Denn diese Stunden sind da. Sie stecken jetzt in Kopierarbeit.

Vierzehn Stunden pro Woche reichen aus, um:

• Dein Sortiment zu erweitern mit neuen Produktlinien
• Marketingkampagnen aufzusetzen die deinen Umsatz steigern
• Den Kundenservice zu verbessern mit persönlicher Nachverfolgung
• Deine Margen zu analysieren und nachzusteuern, wo nötig
• Einen neuen Verkaufskanal zu eröffnen: Bol.com oder Amazon dazu, ohne zusätzliche Handarbeit

Diese Verschiebung von Verwaltungsarbeit hin zu wertvoller Arbeit ist genau das, worum es bei der Automatisierung geht. Sie ist kein Luxus für große Unternehmen. Sie ist Grundlogik für jeden Unternehmer, der wächst oder wachsen will.

Aber passt das zu meiner Situation?

Eine berechtigte Frage. Nicht jeder Connector ist gleich, und nicht jeder Webshop hat dieselben Anforderungen.

Worauf Sie bei der Wahl einer Lösung zur automatischen Auftragsverarbeitung achten sollten:

Welche Plattformen werden unterstützt? Sie möchten, dass Ihr aktueller Webshop, aber auch mögliche Marktplätze wie Bol.com und Amazon, reibungslos an Exact Online angebunden werden.

Wie schnell synchronisiert der Connector? Einmal pro Tag ist zu langsam, wenn Sie über mehrere Kanäle ab Lager verkaufen. Alle 5 Minuten ist eine gesunde Frequenz.

Was passiert bei Ausnahmen? Denken Sie an Aufträge mit unbekannten Artikeln, Kunden ohne Umsatzsteuernummer oder Bestellungen in fremden Währungen. Ein guter Connector meldet dies und lässt Sie es bearbeiten, ohne dass der Rest stillsteht.

Ist es sicher? Sie übertragen Finanzdaten über die Leitung. Eine ISO 27001-Zertifizierung ist kein überflüssiger Luxus.

Möchten Sie tiefer in die Auswahlkriterien eintauchen? Dann lesen Sie unseren Artikel darüber, wie Sie den richtigen Webshop-Connector auswählen.

Eine Kosten-Nutzen-Analyse

Runden wir die Rechnung ab.

Die Kosten der manuellen Arbeit:

• 20 Std./Woche x 35 € brutto Arbeitgeberkosten = 700 €/Woche = 36.400 €/Jahr
• Fehlerkosten: 4 Fehler/Tag x 60 € durchschnittlich x 250 Arbeitstage = 60.000 €/Jahr
• Gesamt: fast 100.000 € pro Jahr an direkten und indirekten Kosten

Die Kosten der Automatisierung:

• Ein Connector bei iWebDevelopment beginnt ab 9,95 € pro Monat
• Die Installation dauert 10 Minuten, kein wochenlanger Implementierungsprozess
• 30 Tage kostenlos testen, sodass Sie das Ergebnis sehen, bevor Sie zahlen

Der Unterschied ist so groß, dass sich die Amortisationszeit in Tagen messen lässt, nicht in Monaten.

Der erste Schritt

Sie müssen nicht alles auf einmal umkrempeln. Beginnen Sie mit einem Connector für Ihren wichtigsten Verkaufskanal. Sehen Sie, wie es läuft. Fügen Sie danach Ihre anderen Kanäle hinzu.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie der Connector zwischen Ihrem Webshop und Exact Online technisch funktioniert? Dann lesen Sie, wie der Exact Online Webshop-Connector in der Praxis funktioniert.

Rechnen Sie es selbst nach. Sehen Sie sich unsere Webshop-Connectoren an →