Manuelles Eingeben von Bestellungen kostet Sie 20 Stunden pro Woche, und das muss nicht sein

Es ist Montagmorgen, und dein Posteingang ist schon voll

Du öffnest Exact Online. Daneben deinen Webshop. Und dann beginnt die Kopierarbeit. Auftragsnummer, Kundenname, Adressdaten, Artikelcodes, Mengen und Mehrwertsteuerbeträge Feld für Feld von einem Bildschirm in den anderen übertragen.

Mitten in Auftrag 23 klingelt das Telefon. Ein Kunde ruft wegen einer falschen Lieferung an. Du notierst es auf einem Post-it und machst mit der Eingabe weiter. Zur Mittagszeit bist du bei Auftrag 47. Die Hälfte.

Kommt dir bekannt vor? Dann bist du nicht allein. Aber du zahlst dafür einen Preis, den du wahrscheinlich noch nie ausgerechnet hast.

Rechne kurz mit

Machen wir es konkret mit Zahlen, die uns täglich bei E-Commerce-Unternehmen in den Niederlanden begegnen.

Nimm einen Webshop mit 200 Aufträgen pro Tag. Nicht extrem, sondern ein gesunder mittelgroßer Shop. Pro Auftrag verlierst du im Schnitt 3 Minuten mit der manuellen Eingabe in deine Buchhaltung. Das klingt nach wenig.

200 Aufträge x 3 Minuten = 600 Minuten. Zehn Stunden pro Tag.

Bei einer Fünftagewoche sind das 50 Stunden. Mehr als eine Vollzeitarbeitswoche, nur für die Auftragseingabe. Selbst wenn du es effizienter angehst und inklusive Kontrolle bei 4-5 Minuten liegst, kommst du bei 100-150 Aufträgen pro Tag leicht auf 20 Stunden pro Woche.

Das sind keine aus der Luft gegriffenen Schätzungen. Eine Untersuchung von Conexiom zeigt, dass Unternehmen, die 15.000 Aufträge pro Jahr manuell verarbeiten, dafür 200.000 bis 350.000 Dollar an Arbeitskosten ausgeben. Umgerechnet auf niederländische Verhältnisse: zehntausende Euro pro Jahr, rein für Tipparbeit.

Die versteckten Kosten von Fehlern

Zeit ist nicht einmal das größte Problem. Fehler sind es.

Bei manueller Eingabe liegt die Fehlerquote zwischen 1 % und 5 %. Das klingt akzeptabel, bis du es durchrechnest. Bei 200 Aufträgen pro Tag bedeuten 2 % Fehler: vier falsche Buchungen. Jeden Tag.

Was kostet so ein Fehler? Durchschnittlich 50 bis 75 Euro pro Vorfall, wenn du Glück hast. Das sind Kosten für Gutschriften, Rücksendungen, Kundenservicezeit und Korrekturbuchungen in deiner Verwaltung. Manche Fehler entdeckst du erst bei der Mehrwertsteuererklärung. Oder schlimmer: bei einer Prüfung.

Auf Jahresbasis reden wir dann über hunderte Fehler und tausende Euro an Reparaturkosten. Und da haben wir noch nicht über die Kunden gesprochen, die du verlierst, weil sie ein falsches Produkt bekamen oder eine doppelte Rechnung.

Was macht Automatisierung genau anders?

Aufträge automatisch zu verarbeiten bedeutet, dass deine Webshop-Aufträge ohne menschliches Zutun in Exact Online landen. Keine Kopierarbeit, kein Übertragen, keine Post-its.

So funktioniert es in der Praxis:

• Kunde gibt Bestellung auf in deinem WooCommerce-, Shopify-, Magento- oder Lightspeed-Webshop
• Der Connector greift den Auftrag ab: iWebDevelopment-Connectoren tun das alle 5 Minuten
• Automatischer Abgleich: Artikelcodes, Kundendaten, Mehrwertsteuersätze und Zahlungsbedingungen werden den richtigen Datensätzen in Exact Online zugeordnet
• Verkaufsauftrag oder Rechnung wird erstellt: in deiner Buchhaltung, vollständig und korrekt
• Der Bestand wird aktualisiert: damit dein Webshop die aktuelle Verfügbarkeit anzeigt

Der ganze Prozess dauert Sekunden. Ohne dass jemand darauf achten muss.

Die Zahlen nach der Automatisierung

Das Institute of Finance and Management beziffert die Zeitersparnis bei automatisierter Auftragsverarbeitung auf 70 %. Das ist keine Marketingbehauptung, sondern ein Durchschnitt über tausende Implementierungen.

Zurück zu unserem Rechenbeispiel. Diese 20 Stunden pro Woche? Nach der Automatisierung bleiben davon 6 Stunden übrig. Vierzehn Stunden pro Woche zurück. Pro Monat sind das fast 60 Stunden, anderthalb Arbeitswochen.

Und die Genauigkeit? Automatisierte Systeme erreichen laut einer Untersuchung von DocuClipper 99,96 %. Das bedeutet bei 200 Aufträgen pro Tag nicht vier Fehler, sondern höchstens einen einzelnen pro Woche.

Weniger Fehler = weniger Gutschriften = weniger Kundenservicezeit = niedrigere Betriebskosten. Es wirkt wie eine Kaskade.

Was würdest du mit 14 zusätzlichen Stunden anfangen?

Das ist die Frage, die wirklich zählt. Denn diese Stunden sind da. Sie stecken jetzt versteckt in der Kopierarbeit.

Vierzehn Stunden pro Woche reichen aus, um:

• Dein Sortiment zu erweitern mit neuen Produktlinien
• Marketingkampagnen aufzusetzen die deinen Umsatz steigern
• Den Kundenservice zu verbessern mit persönlicher Nachverfolgung
• Deine Margen zu analysieren und nachzusteuern, wo es nötig ist
• Einen neuen Verkaufskanal zu eröffnen: Bol.com oder Amazon dazu, ohne zusätzliche Handarbeit

Diese Verschiebung von administrativer Arbeit hin zu wertvoller Arbeit ist genau das, worum es bei Automatisierung geht. Es ist kein Luxus für große Unternehmen. Es ist Grundlogik für jeden Unternehmer, der wächst oder wachsen will.

Aber passt das zu meiner Situation?

Eine berechtigte Frage. Nicht jeder Connector ist gleich, und nicht jeder Webshop hat dieselben Anforderungen.

Worauf du bei der Wahl einer Lösung achten solltest, um Aufträge automatisch zu verarbeiten:

Welche Plattformen werden unterstützt? Du willst, dass dein aktueller Webshop, aber auch eventuelle Marktplätze wie Bol.com und Amazon, reibungslos an Exact Online angebunden werden.

Wie schnell synchronisiert der Connector? Einmal pro Tag ist zu langsam, wenn du über mehrere Kanäle vom Bestand verkaufst. Alle 5 Minuten ist eine gesunde Frequenz.

Was passiert bei Ausnahmen? Denk an Aufträge mit unbekannten Artikeln, Kunden ohne Umsatzsteuernummer oder Bestellungen in Fremdwährungen. Ein guter Connector meldet dies und lässt dich es abwickeln, ohne dass der Rest stillsteht.

Ist es sicher? Du überträgst Finanzdaten über die Leitung. Eine ISO-27001-Zertifizierung ist kein überflüssiger Luxus.

Willst du tiefer in die Auswahlkriterien eintauchen? Dann lies unseren Artikel darüber, wie du den richtigen Webshop-Connector wählst.

Eine Kosten-Nutzen-Analyse

Runden wir die Rechnung ab.

Die Kosten manueller Arbeit:

• 20 Stunden/Woche x 35 € brutto Arbeitgeberkosten = 700 €/Woche = 36.400 €/Jahr
• Fehlerkosten: 4 Fehler/Tag x 60 € im Schnitt x 250 Arbeitstage = 60.000 €/Jahr
• Gesamt: fast 100.000 Euro pro Jahr an direkten und indirekten Kosten

Die Kosten der Automatisierung:

• Ein Connector bei iWebDevelopment beginnt bei 9,95 € pro Monat
• Die Installation dauert 10 Minuten, kein wochenlanger Implementierungsprozess
• 30 Tage kostenlos ausprobieren, du siehst das Ergebnis also, bevor du zahlst

Der Unterschied ist so groß, dass sich die Amortisationszeit in Tagen messen lässt, nicht in Monaten.

Der erste Schritt

Du musst nicht alles auf einmal umkrempeln. Fang mit einem Connector für deinen wichtigsten Verkaufskanal an. Schau, wie es läuft. Füge danach deine anderen Kanäle hinzu.

Mehr darüber wissen, wie der Connector zwischen deinem Webshop und Exact Online technisch funktioniert? Dann lies, wie der Exact-Online-Webshop-Connector in der Praxis funktioniert.

Rechne es selbst nach. Sieh dir unsere Webshop-Connectoren an →