Jaarwerk voorbereiden met AI: samensteldossier eerder rond

Oktober. Het nieuwe jaarwerk-seizoen komt op gang: de planning voor het voorjaar staat, de eerste dossiers zijn aangemaakt en de uitvraag naar klanten gaat binnenkort de deur uit. Wie nu het voorwerk strak zet, merkt dat straks als alles tegelijk moet.

Jaarwerk voorbereiden met AI begint niet bij de jaarrekening zelf, maar bij het deel eronder. Een samensteldossier bestaat voor een flink stuk uit opzoek- en aansluitwerk, en precies dat werk kan een AI-assistent met directe toegang tot de administratie voor je klaarzetten. Welke stappen dat zijn, volgt rechtstreeks uit wat er volgens de standaard in het dossier hoort.

Wat hoort er volgens Standaard 4410 in het dossier?

NBA-Standaard 4410 is voor samenstellingsopdrachten duidelijk over de dossierinhoud. Er moet een aansluiting in zitten van de samengestelde jaarrekening op de onderliggende vastleggingen, in de praktijk: de aansluiting van de jaarrekening op de saldibalans. Significante aangelegenheden horen erin, met hoe je ermee bent omgegaan. Denk aan schattingsposten, grondslagkeuzes en informatie die onvolledig of onjuist bleek. En het dossier sluit af met de definitieve jaarrekening waarvoor het management verantwoordelijkheid heeft erkend, plus de samenstellingsverklaring.

Daaromheen zit het werk dat aan het samenstellen voorafgaat. In de NBA-rapportage over Standaard 4410 wordt verondersteld dat een samenstellingsopdracht minimaal start met een saldibalans waarin de basisvastleggingen zijn verwerkt. Voordat die er ligt, loopt de uitvraag bij de klant: bankafschriften, specificaties van debiteuren en crediteuren, gegevens over vaste activa en leningen.

Zet je die stappen op een rij, dan valt op hoeveel ervan opzoekwerk is. De aansluiting controleren, tussenrekeningen nalopen, afwijkingen ten opzichte van vorig jaar verklaren, uitzoeken welke stukken nog ontbreken. Vakinhoudelijk niet spannend, wel tijdrovend. Daar zit de winst.

Laat AI het aansluitwerk klaarzetten

Met AI Connect koppel je je eigen AI-assistent, bijvoorbeeld Claude of ChatGPT, via MCP (Model Context Protocol) rechtstreeks aan de administratie van de klant. Je stelt je controlevragen in gewoon Nederlands en krijgt antwoord uit de echte cijfers, met de boekingen erbij.

Voor het dossier ziet dat er zo uit. Je opent de administratie en vraagt welke tussenrekeningen nog een saldo hebben. Je laat de vraagpostenrekening tonen, met omschrijving en bedrag. Je vraagt welke grootboekrekeningen meer dan 25 procent afwijken van vorig jaar, zodat je afwijkingenanalyse niet begint bij een lege pagina maar bij een lijst opvallende posten. De ouderdomsanalyse van debiteuren en crediteuren staat er in één vraag naast.

Elk antwoord blijft controleerbaar: je vraagt door naar de onderliggende boekingen tot je het vertrouwt. Dat doorvragen kost seconden, geen nieuwe export.

Kantoren met klanten op meerdere pakketten hoeven niet te kiezen. Dezelfde werkwijze bestaat voor Exact Online, Twinfield en AFAS. Je selecteert per klant de administratie en herhaalt dezelfde controles; de AI ziet alleen wat de gekoppelde gebruiker mag zien.

Stel de uitvraag voor de klant gerichter op

De uitvraag is voor veel kantoren het stroperigste deel van het seizoen. Stukken komen versnipperd binnen, half compleet, of pas na een paar herinneringen. Een deel daarvan los je niet op met software, maar een gerichte vraag helpt wel: klanten leveren sneller aan als de lijst over hun situatie gaat.

Laat de AI daarom eerst de openstaande punten verzamelen: vraagposten, tussenrekeningen met saldo, afwijkingen die om een verklaring vragen, oude debiteuren waarvan je wilt weten of ze nog inbaar zijn. Vraag daarna om een conceptvragenlijst voor de klant op basis van die bevindingen. Zo vervang je de standaard-PBC-lijst (prepared by client, de stukkenlijst die de klant aanlevert) door een uitvraag die over déze klant gaat.

De AI verstuurt niets zelf. De vragenlijst is een concept dat jij beoordeelt, aanvult en zelf naar de klant stuurt. Klantcommunicatie blijft waar die hoort.

Samenstellen blijft jouw oordeel

Standaard 4410 legt de kern van de opdracht bij jou: de samengestelde informatie lezen tegen je inzicht in de entiteit, significante oordeelsvormingen bespreken met het management en aanvullende informatie vragen als iets niet klopt. Die oordeelsvorming besteed je niet uit aan een taalmodel. Wat je wel uitbesteedt, is het voorwerk ernaartoe:

• Aansluitingen en specificaties klaargezet voordat het dossier echt opengaat
• Afwijkingen ten opzichte van vorig jaar als startpunt voor je cijferbeoordeling
• Een concept-uitvraag per klant, gebaseerd op wat er werkelijk openstaat
• Dezelfde controlevragen herhaalbaar over elke klantadministratie

Leg je AI-gebruik wel vast. De NBA en NOREA vragen in hun AI-leidraad om vereisten aan AI-gebruik op te nemen in het kwaliteitssysteem, en om in het dossier vast te leggen welke prompts je gebruikte, hoe je de uitkomsten hebt geverifieerd en wat je conclusie was. AI-output alleen geldt nooit als voldoende onderbouwing; jij verifieert en jij concludeert. Meer over die grens lees je in wat AI niet vervangt in je boekhouding.

Over veiligheid: AI Connect is ISO 27001 gecertificeerd en onafhankelijk gepentest. Bij Essentials slaan we geen financiële data op; elke vraag gaat rechtstreeks naar het boekhoudpakket. Bij Analytics draaien de grote analyses op een beveiligde kopie van de administratie binnen de EU, die we verwijderen zodra de klant stopt. Voor jaarwerk kun je de koppeling bovendien op alleen-lezen zetten: de AI kan dan niets in de administratie wijzigen.

Voorbeeldprompts voor het eerste dossier

Kopieer deze vragen in je gekoppelde AI-assistent zodra de administratie van de klant openstaat:

Welke tussenrekeningen hebben nog een saldo? Toon per rekening het bedrag.

Welke grootboekrekeningen wijken dit jaar meer dan 25 procent af van vorig jaar?

Staan er boekingen op de vraagpostenrekening? Toon ze met omschrijving en bedrag.

Zet de aansluitcontroles voor het dossier op een rij: btw-rubrieken, tussenrekeningen, debiteuren- en crediteurenouderdom.

Stel op basis van deze openstaande punten een conceptvragenlijst voor de klant op.

Wil je het zelf proberen? Start gratis met Exact AI Connect →