Envoyer des factures d'achat par e-mail vers Exact Online : voici comment ça marche

La plupart des factures d'achat arrivent dans votre boîte mail au format pdf. C'est là que commence le travail manuel : enregistrer, ouvrir, retaper. Le module Factures d'achat supprime cette première étape en faisant de la boîte mail elle-même le point d'entrée. Dans cet article, vous découvrez précisément comment fonctionne cette réception : quelle adresse vous recevez, ce qui est pris en charge ou non, ce qui se passe après réception et où les choses tournent mal en pratique.

Chaque administration reçoit sa propre adresse mail

Dès que vous activez le module pour une administration, vous recevez une adresse mail unique. Cette adresse appartient à cette administration : ce qui y arrive est traité dans cette administration. Si vous avez trois sociétés, vous avez trois adresses. Ainsi, personne n'a besoin de déterminer après coup où une facture doit aller, et c'est précisément la question qui génère le plus d'erreurs avec une boîte mail comptable partagée.

Vous pouvez utiliser l'adresse de deux façons. Transférer vous-même, depuis votre propre boîte mail, est le démarrage le plus rapide. Plus structuré, vous donnez l'adresse à vos fournisseurs, ou vous créez dans votre programme de messagerie une règle qui transfère automatiquement tout ce qui contient "facture" dans l'objet. Vous n'avez alors plus à vous en occuper.

Ce qui est pris en charge, et ce qui ne l'est pas

Le module ne regarde que les pièces jointes qui peuvent être une facture : les fichiers pdf et les factures électroniques structurées en UBL (le format derrière Peppol). Un mail sans ce type de pièce jointe ne fait rien. Une image de signature, un logo ou une lettre Word jointe sont ignorés. Si la facture se trouve dans le texte du mail lui-même au lieu d'être en pièce jointe, elle n'est pas reconnue ; demandez alors un pdf au fournisseur.

Avec un fichier UBL, rien n'a besoin d'être lu : les données y figurent déjà de façon structurée. Avec un pdf, l'IA lit la facture comme le ferait un comptable : fournisseur, numéro, dates, lignes, TVA et total.

Ce qui se passe après réception

En quelques minutes après son arrivée, la facture est lue et passe par les contrôles : le calcul est-il correct, a-t-elle déjà été traitée, le fournisseur figure-t-il dans Exact, le code TVA est-il correct, le numéro de compte a-t-il changé. Ensuite, la proposition d'écriture est prête dans le centre de contrôle, et la personne qui code les factures reçoit une notification. Si vous préférez un aperçu quotidien plutôt qu'un mail par facture, vous le réglez ainsi.

Ce que vous n'avez jamais à faire : ranger la boîte mail vous-même. Après traitement, la facture se trouve dans le module et, après approbation, elle est jointe à l'écriture dans Exact Online.

Quatre pièges lors du transfert

Pièces jointes en double. Certains programmes de messagerie ajoutent la pièce jointe deux fois lors du transfert. Ce n'est pas dramatique : un pdf déjà traité est reconnu à son contenu et bloqué comme doublon. Mais cela génère quand même une notification que vous devez écarter. Transférer en pièce jointe, plutôt qu'en ligne, évite généralement le problème.

Un mail, plusieurs factures. Si un fournisseur envoie cinq factures dans un seul mail, cela donne cinq factures distinctes dans le module. C'est le but. Faites seulement attention aux mails qui contiennent aussi un détail ou un bon de livraison en pdf : il est lu comme une facture et revient avec la question de savoir quoi en faire.

Une facture d'un fournisseur inconnu. Elle n'est pas créée en silence dans Exact. Le module recherche par nom, numéro de TVA, numéro de KVK et IBAN ; s'il n'y a pas de correspondance, il vous présente les candidats. Une fois connecté, il reconnaît ce fournisseur la fois suivante.

Une facture mal scannée. Une photo de travers ou un pdf large de trois pixels, l'IA ne les lit pas mieux que vous. Dans ce cas, la facture revient avec la demande d'un exemplaire de meilleure qualité, plutôt qu'une supposition qui a l'air soignée. Nous pensons que c'est le bon choix, même si cela coûte un e-mail de plus.

Aussi via votre assistant IA

Si une facture se trouve déjà sur votre bureau, vous n'avez pas besoin de l'envoyer par e-mail d'abord. "Traite cette facture dans la comptabilité de l' sprl X" avec le fichier joint fait la même chose, et vous recevez la proposition d'écriture dans la conversation.

Comment commencer

Activez le module sous Modules dans votre compte, choisissez la comptabilité et copiez l'adresse e-mail. Envoyez-y les trois dernières factures qu'il vous restait quand même à comptabiliser. Après quelques minutes, vous voyez ce que le module en fait, et vous en savez assez.

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