5 administrative Aufgaben, die Sie schon heute mit KI in Exact Online automatisieren können

Viele Unternehmer kennen das: Sie loggen sich ein, klicken sich durch verschiedene Menüs, stellen Filter ein, exportieren Berichte nach Excel und verarbeiten die Daten erneut. Für jede administrative Frage durchlaufen Sie dieselben Schritte.

Für sich genommen wirken das kleine Handgriffe, doch zusammen kosten sie schnell Stunden pro Monat.

Im Jahr 2026 ändert sich das rasch. Dank neuer KI-Standards können KI-Assistenten direkt mit Software wie Exact Online kommunizieren. Statt durch Menüs zu navigieren, stellen Sie einfach eine Frage in ganz normalem Deutsch und erhalten sofort die Antwort oder die Aktion, die Sie benötigen.

In diesem Artikel zeigen wir häufig vorkommende administrative Aufgaben, die Sie schon heute mit einem KI-Assistenten automatisieren können, der mit Ihrer Buchhaltung verbunden ist.

Noch nicht mit dieser Entwicklung vertraut? Lesen Sie zuerst unseren Überblick über KI in der Buchhaltung für den Mittelstand.

1. Offene Rechnungen abrufen

Viele Unternehmer prüfen regelmäßig, welche Rechnungen noch offen sind.

Vorher:

• Sie loggen sich bei Exact Online ein
• Öffnen die Finanzübersicht 
• Stellen Filter ein 
• Exportieren einen Bericht nach Excel

Mit KI: Sie stellen einfach die Frage: "Welche Rechnungen sind länger als 30 Tage offen?"

Innerhalb weniger Sekunden erhalten Sie eine Übersicht mit Kundenname, Rechnungsnummer, offenem Betrag und der Anzahl der Tage, die die Rechnung offen ist, inklusive Gesamtbetrag. Ohne zu klicken oder Berichte zu exportieren.

Zeitersparnis:  Etwa 5 Minuten pro Mal
Häufigkeit: mehrmals pro Woche

2. Umsatzübersichten erstellen

Berichte zu erstellen gehört oft zu den zeitaufwendigsten Aufgaben in Verwaltung und Finance.

Vorher:

• Bericht in Exact ausführen
• Nach Excel exportieren
• Pivot-Tabelle erstellen
• Daten aufbereiten und analysieren

Mit KI: Sie stellen zum Beispiel die Frage: "Wie hoch ist der Umsatz pro Kunde in diesem Monat?" oder: "Welche sind die Top 10 Kunden nach Umsatz im Vergleich zum letzten Quartal?"

Die KI analysiert die Daten direkt und präsentiert eine Übersicht mit Trends, Vergleichen und Summen, ganz ohne Zwischenschritte. Möchten Sie sehen, wie sich das im Vergleich zur klassischen Berichterstellung verhält? Werfen Sie einen Blick auf unseren Vergleich manuelle vs. KI-Berichterstellung.

Zeitersparnis:  ~ 15–30 Minuten pro Bericht

3. Kundendaten suchen und aktualisieren

Auch einfache Aufgaben wie das Suchen oder Anpassen von Kundendaten kosten oft mehr Zeit als nötig.

Vorher: Sie öffnen das CRM oder die Verwaltung, suchen den Kunden, passen die Daten an und speichern die Änderung.

Mit KI: Sie fragen zum Beispiel: "Wie lautet die Telefonnummer von Jansen Logistics?" Oder für Änderungen: "Aktualisiere die E-Mail-Adresse von Bakker BV auf info@bakker.nl".

Die KI zeigt zuerst eine Übersicht der Änderung. Erst nachdem Sie bestätigen, wird die Anpassung tatsächlich durchgeführt. So bleibt die Kontrolle immer bei Ihnen.

Zeitersparnis:  Etwa  2 Minuten pro Abfrage
Häufigkeit: mehrmals pro Woche.

4. Umsatzsteuervoranmeldung vorbereiten

Die Vorbereitung einer Umsatzsteuervoranmeldung besteht oft aus mehreren manuellen Schritten.

Vorher:

• Umsatzsteuerbericht ausführen
• Beträge prüfen
• Daten in die Voranmeldung übernehmen

Mit KI: Sie fragen zum Beispiel: "Bereite die Umsatzsteuervoranmeldung für dieses Quartal vor"

Die KI erstellt eine Übersicht mit Umsatzsteuerbeträgen pro Code und den Summen, die für die Voranmeldung nötig sind. Mögliche Abweichungen gegenüber früheren Perioden werden automatisch angezeigt. So sehen Sie sofort, wo Sie genauer prüfen müssen.

Zeitersparnis:  Etwa 30–60 Minuten pro Quartal

5. Rechnungen erstellen

Auch das Erstellen von Rechnungen kann deutlich schneller gehen.

Vorher:

• Neues Rechnungsfenster öffnen
• Kunde auswählen
• Zeilen hinzufügen
• Beträge prüfen
• Rechnung buchen

Mit KI: Sie können zum Beispiel sagen: "Erstelle eine Verkaufsrechnung für De Vries Trading: 10x Produkt A zu €49,95"

Die KI zeigt zuerst eine Vorschau mit allen Daten, wie Kunde, Beträge und Umsatzsteuer. Erst nach Ihrer Bestätigung wird die Rechnung erstellt. Auf diese Weise behalten Sie die Kontrolle, während der Prozess schneller abläuft.

Zeitersparnis:  Etwa 5 Minuten pro Rechnung

Was bringt das?

Wenn Sie diese Aufgaben zusammenzählen, entsteht ein klares Bild.

Aufgaben wie das Prüfen offener Rechnungen, das Erstellen von Berichten, das Suchen von Kundendaten und das Erstellen von Rechnungen kosten zusammen schnell mehrere Stunden pro Monat. Mit einem KI-Assistenten werden diese Handgriffe nahezu sofort ausgeführt.

Das bedeutet, dass Sie mehr als einen halben Arbeitstag pro Monat zurückgewinnen. Zeit, die Sie für Ihre Kunden, das Wachstum Ihres Unternehmens und strategische Entscheidungen nutzen können statt für administrative Routinearbeit.

Ist KI sicher für Ihre Buchhaltung?

Eine häufig gestellte Frage ist, ob es sicher ist, der KI Zugriff auf Ihre Buchhaltung zu geben. Bei einem gut eingerichteten Connector spielt die Sicherheit eine wichtige Rolle. Viele Organisationen entscheiden sich deshalb für eine Lösung, die ISO 27001-zertifiziert und unabhängig auf ihre Sicherheit geprüft ist.

Eine professionelle Integration arbeitet nach drei Prinzipien:

• Ihre Daten bleiben geschützt Das KI-Modell speichert keine Daten zwischen den Sitzungen. Bei fortgeschrittenen Analysen werden Ihre Buchhaltungsdaten gesichert und verschlüsselt gespeichert. Sie können die Verbindung jederzeit widerrufen.
• Gesicherte Verbindung mit Exact Online Die gesamte Kommunikation läuft über die offizielle und verschlüsselte API von Exact Online.
• Volle Kontrolle über den Zugriff Sie bestimmen selbst, welche Verwaltungen verbunden werden, und können den Zugriff jederzeit widerrufen.

Was brauchen Sie?

Um diese Automatisierung zu nutzen, brauchen Sie nur drei Dinge:

1. Eine Exact Online Verwaltung
Exact Online unterstützt sichere API-Connectoren mit KI-Tools.

2. Einen KI-Assistenten
Die am häufigsten genutzten Optionen sind derzeit ChatGPT und Claude.

3. Ein KI-Connector mit Exact Online
Diese Verbindung richten Sie einmalig ein. Das dauert meist weniger als 2 Minuten.

Lesen Sie hier Schritt für Schritt, wie Sie den Connector einrichten.

Die Gesamtrechnung

Das bedeutet, dass Sie jeden Monat mehr als einen halben Arbeitstag sparen. Zeit, die Sie sonst mit wiederkehrender administrativer Arbeit verbringen. Diese Zeit können Sie dann für andere Dinge nutzen, etwa für Ihre Kunden oder die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens. Wenn Sie wissen möchten, woher diese Zeitersparnis genau kommt, können Sie sich das Rechenbeispiel zur Zeitersparnis ansehen.

Mit KI in Exact Online können Sie eine Reihe von Routineaufgaben automatisieren und schneller Einblick in Ihre Zahlen bekommen, wodurch Sie monatlich weniger Zeit für die Verwaltung aufwenden.

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