Warum dein Webshop und deine Buchhaltung nicht denselben Bestand anzeigen

"Entschuldigung, dieses Produkt ist doch nicht lieferbar"

Montagmorgen, 09:12 Uhr. Eine Kundin ruft an. Sie hat am Freitagabend ein Gartenset bestellt, bezahlt und die alten Stühle schon zum Sperrmüll gestellt. Doch die Nachricht, die sie gerade bekommen hat, sagt: nicht auf Lager. Sie schauen in Exact Online: null Stück. In Ihrem Webshop standen noch drei. Diese drei waren am Freitagnachmittag bereits über Bol.com verkauft, aber diese Buchung hatten Sie noch nicht verarbeitet.

Jetzt haben Sie eine verärgerte Kundin, eine Rückerstattung und eine 1-Sterne-Bewertung, die Ihren Ruf trifft. Nicht weil Ihr Produkt schlecht ist. Sondern weil zwei Systeme eine unterschiedliche Geschichte über Ihren Bestand erzählten.

Das ist es, was Overselling anrichtet. Und es passiert häufiger, als Sie denken.

Wie Bestandsunterschiede entstehen

Probleme bei der Bestandssynchronisation entstehen selten aus dem Nichts. Sie haben drei erkennbare Ursachen, und diese verstärken sich gegenseitig.

Zeitverzögerung zwischen Systemen

Ihr Webshop und Ihre Buchhaltung leben in getrennten Welten. Ein Verkauf in WooCommerce wird erst in Exact Online sichtbar, wenn ihn jemand manuell eingibt. Oder wenn ein Import läuft, manchmal nur einmal pro Tag, manchmal sogar nur einmal pro Woche.

In der Zwischenzeit verkauft Ihr Webshop weiter auf Basis veralteter Zahlen. Derselbe Artikel kann über Shopify, Bol.com und Amazon gleichzeitig als "auf Lager" angezeigt werden, während in Ihrem Lager nur noch zwei Stück liegen. Drei Bestellungen später haben Sie drei Kunden enttäuscht.

Manuelle Eingabe

Jedes Mal, wenn jemand eine Bestandsänderung manuell eingibt, einen Wareneingang, eine Korrektur, eine Verschiebung zwischen Lagern, besteht die Möglichkeit von Fehlern. Automatisierte Systeme erreichen eine Genauigkeit von 99,96% bis 99,99%. Bei manueller Eingabe liegt die Fehlerquote zwischen 1% und 5%, laut einer Untersuchung von DocuClipper.

Das klingt gering. Aber bei einem Sortiment von 500 Artikeln mit regelmäßigen Buchungen sprechen Sie schnell über Dutzende Bestandsfehler pro Monat. Fehler, die erst auffallen, wenn ein Kunde etwas bestellt, das nicht da ist.

Retouren als blinder Fleck

Retouren sind der stille Saboteur Ihrer Bestandsverwaltung. Ein Kunde schickt ein Produkt zurück. Das Paket kommt an, wird geprüft und muss wieder auf Lager gesetzt werden, in Ihrem Lager, in Exact Online und in all Ihren Verkaufskanälen.

In der Praxis vergeht dabei Zeit. Manchmal Stunden, manchmal Tage. Der Artikel steht nicht zum Verkauf, obwohl er verfügbar ist, wodurch Ihnen Umsatz entgeht. Oder schlimmer: Die Retoure wird zwar in einem System verarbeitet, aber nicht im anderen, wodurch die Zahlen auseinanderlaufen.

Was Overselling Sie wirklich kostet

Die Folgen von Bestandsunterschieden gehen über eine stornierte Bestellung hinaus. Weltweit kosten Stockouts und Overselling Unternehmen 1 Billion Dollar pro Jahr, berechnete Strabo Partners. Das ist eine astronomische Zahl, aber auch im Maßstab eines einzelnen Webshops summiert es sich.

Direkte Kosten pro Vorfall

Jedes Overselling kostet Sie 6 bis 10 Euro an direkten Kosten. Denken Sie an die Zeit für den Kundenservice, die Verarbeitung der Rückerstattung, die Transaktionskosten, die Sie nicht zurückbekommen, und eventuelle Versandkosten für ein Ersatzprodukt.

Bei fünf Oversells pro Woche, was für einen Webshop mit mehreren Verkaufskanälen nicht ungewöhnlich ist, verlieren Sie 120 bis 200 Euro pro Monat. Rein zur Schadensbegrenzung.

Stornierungen und Rückerstattungen

75 % der Kunden, die erfahren, dass ein bestelltes Produkt doch nicht lieferbar ist, stornieren die Bestellung und verlangen eine Rückerstattung. Sie bestellen keine Alternative. Sie gehen.

Das ist Umsatz, den Sie bereits hatten. Der in Ihren Berichten stand. Den Sie nun zurückbuchen dürfen, samt allem bürokratischen Aufwand, der damit einhergeht.

Kunden, die nicht wiederkommen

Das ist der versteckte Schaden. Nach einem Oversell-Erlebnis tätigt rund 15 % der Kunden keinen erneuten Kauf mehr. Sie kommen einfach nicht zurück. Keine Beschwerde, keine Bewertung, sie verschwinden still und leise aus Ihrem Kundenstamm.

Bei einem durchschnittlichen Kundenwert von 150 € pro Jahr und zehn Oversell-Vorfällen pro Monat verlieren Sie potenziell 2.700 € an jährlichem Wiederholungsumsatz. Mit jedem Monat, in dem das Problem anhält, wächst dieser Betrag.

Mehrere Kanäle, größeres Chaos

Verkaufen Sie nur über Ihren eigenen Webshop? Dann ist das Problem beherrschbar. Verkaufen Sie daneben über Bol.com, Amazon oder ein stationäres Geschäft? Dann vervielfachen sich die Risiken.

Jeder Kanal hat seine eigene Bestandserfassung. Ein Verkauf auf Bol.com muss nicht nur in Exact Online verarbeitet werden, sondern auch den Bestand in Ihrem Shopify-Shop anpassen. Und im Amazon-Listing. Und umgekehrt.

Ohne zentrale Bestandssynchronisation ist es nur eine Frage der Zeit. Nicht ob etwas schiefgeht, sondern wann und wie oft.

Die Lösung liegt in der Frequenz

Das Kernproblem ist nicht, dass Ihre Systeme fehlerhaft sind. Das Problem ist, dass sie nicht schnell genug miteinander kommunizieren.

Ein täglicher Export löst Probleme bei der Bestandssynchronisation nicht. Selbst ein stündlicher Export reicht in umsatzstarken Verkaufsphasen nicht aus. Was Sie brauchen, ist eine Connector, die alle fünf Minuten synchronisiert, in beide Richtungen.

Verkauf in Ihrem Webshop? Der Bestand in Exact Online wird automatisch reduziert. Wareneingang in Exact Online gebucht? Ihr Webshop zeigt innerhalb von Minuten die richtigen Mengen an. Retoure verarbeitet? Alle Kanäle werden aktualisiert.

Das ist der Unterschied zwischen 1 bis 5 % Fehlern bei manueller Eingabe und der Genauigkeit von 99,96 %+ bei automatisierter Synchronisation. Nicht ein bisschen besser, sondern eine völlig andere Größenordnung.

Was das für Ihren Webshop bedeutet

Bestandsunterschiede sind kein administratives Ärgernis. Sie kosten Sie Kunden, Umsatz und Ansehen. Und das Problem wird größer, je schneller Sie wachsen und je mehr Bestellungen Sie über mehr Kanäle verarbeiten, weil zu viel mehr Zeitpunkten Bestandsunterschiede auftreten können. Mit allen Folgen, die das mit sich bringt.

Die Technologie, um dies zu lösen, gibt es. Eine Connector zwischen Ihrem Webshop und Exact Online, die Bestand, Bestellungen und Artikel kontinuierlich synchronisiert. Keine manuelle Tipparbeit, keine veralteten Mengen, keine verärgerten Kunden am Montagmorgen.

Der Unterschied zwischen einem Webshop, der Oversells als "normal" betrachtet, und einem Webshop, der sie strukturell verhindert? Fünf Minuten. So lange dauert ein Synchronisationszyklus. So wenig ist nötig, um das Problem zu beseitigen.

Möchten Sie Bestandsunterschiede vermeiden? Sehen Sie sich unsere Webshop-Connectoren an →