Offertes automatisch omzetten naar verkoopfacturen: zo werkt het

Je kent het proces. Sales sluit een deal in het CRM. Stuurt een e-mail naar finance. Finance opent Exact Online, zoekt de klant op, maakt een factuur aan, typt de producten over, controleert het btw-tarief en klikt op verzenden. Twintig minuten werk, voor elke deal opnieuw.

Nu de versie met een koppeling. Sales sluit een deal. De factuur staat in Exact Online. Verzonden. Klaar. Geen e-mail, geen overtypen, geen vertraging. Het verschil is een offerte naar factuur automatisch laten lopen via een koppeling tussen je CRM en Exact Online. En hoe dat technisch werkt (zonder dat je zelf code hoeft te schrijven) leggen we hier stap voor stap uit.

De zeven stappen van offerte naar factuur

Onder de motorkap doorloopt een automatische koppeling zeven stappen. Elk van die stappen vervangt iets wat nu handmatig gebeurt.

1. Sales maakt een deal aan in het CRM

Je salesmedewerker vult de deal in zoals altijd. Klantnaam, producten, aantallen, prijzen. In HubSpot zijn dat line items, in Salesforce Products met PricebookEntries, in Pipedrive dealvelden met producten. De data die je nodig hebt voor een factuur bestaat al op dit moment.

2. De deal wordt gewonnen

De salesmedewerker verschuift de deal naar de gewonnen-fase. In HubSpot verander je de pipeline stage, in Salesforce zet je de Opportunity op Closed Won, in Pipedrive sleep je de deal naar de won-kolom. Dit ene moment, de stage change, is het startschot.

3. De koppeling detecteert de wijziging

Zodra de dealstatus verandert, pikt de koppeling dit op. Bij HubSpot en Salesforce via een polling-mechanisme of webhook, bij Pipedrive via een real-time webhook. De koppeling weet: deze deal is gewonnen, er moet een factuur komen.

4. Relatie checken of aanmaken in Exact Online

Voordat er een factuur aangemaakt kan worden, moet de klant bestaan in Exact Online. De koppeling zoekt op basis van bedrijfsnaam, KvK-nummer of e-mailadres of de relatie al bestaat. Zo ja: koppelen. Zo nee: automatisch aanmaken met de gegevens uit het CRM. Denk aan naam, adres, btw-nummer en betalingsconditie.

5. Verkoopfactuur aanmaken

Dit is de kern. De koppeling maakt een verkoopfactuur aan in Exact Online met de juiste klant, producten, aantallen en bedragen. Elke line item uit je CRM wordt een factuurregel. De factuur is binnen seconden klaar, compleet met het juiste btw-tarief en de afgesproken betalingsconditie.

6. Factuur verzenden

Afhankelijk van je instellingen in Exact Online wordt de factuur automatisch per e-mail verstuurd naar de klant. Geen handmatige actie nodig.

7. Betaalstatus terug naar het CRM

Als de klant betaalt, registreert Exact Online de betaling. De koppeling stuurt die status terug naar je CRM. Sales ziet direct in de deal of de factuur betaald is, zonder finance te hoeven bellen.

Per CRM: hoe werkt de koppeling?

De basisflow is hetzelfde, maar de details verschillen per platform.

HubSpot

HubSpot werkt met deals, pipeline stages en line items. Commerce Hub CPQ genereert offertes met producten en prijzen, maar de stap naar Exact Online ontbreekt in HubSpot zelf.

Met een koppeling verloopt het zo: de deal verplaatst naar de gewonnen-stage, de koppeling leest de line items (product, aantal, prijs), checkt of de relatie in Exact bestaat en maakt een verkoopfactuur aan. Productcodes worden gematcht tussen HubSpot en Exact Online, zodat het juiste artikel op de factuur staat.

HubSpot's Breeze AI en de "Run Agent" workflow-actie maken het steeds makkelijker om acties binnen HubSpot te automatiseren. Maar zodra data naar je boekhouding moet, heb je een koppeling nodig.

Salesforce

Salesforce werkt met Opportunities, Products en PricebookEntries. Wanneer een Opportunity op Closed Won komt, leest de koppeling de gekoppelde producten met prijzen uit. De relatie wordt gezocht of aangemaakt in Exact, en de factuur volgt automatisch.

Met Agentforce en Data 360 wordt Salesforce steeds slimmer in het kwalificeren en opvolgen van leads. Maar de brug naar Exact Online, daar zorgt de koppeling voor.

Pipedrive

Pipedrive stuurt bij een stage change een real-time webhook. Dat betekent: geen vertraging. Zodra de deal op gewonnen staat, pikt de koppeling het direct op. Producten en bedragen worden uitgelezen en vertaald naar factuurregels in Exact Online.

Pipedrive heeft een eigen Invoicing App Extension, maar die facturen leven in het Pipedrive-ecosysteem. Ze komen niet in je boekhouding. Met een koppeling naar Exact Online wel.

Vier technische uitdagingen en hoe ze worden opgelost

De flow klinkt simpel, maar achter de schermen worden er vier dingen opgelost die je anders handmatig zou moeten doen.

Product bestaat niet in Exact Online

Wat als sales een product op een deal zet dat nog niet bestaat in Exact Online? De koppeling kan het product automatisch aanmaken op basis van de CRM-gegevens: naam, prijs, productcode. Of je kiest ervoor dat de koppeling een melding geeft zodat je het product eerst zelf aanmaakt. Welke aanpak past, hangt af van hoe strak je je artikelstamdata wilt beheren.

Btw: CRM weet het niet, Exact Online wel

HubSpot, Salesforce en Pipedrive hebben geen btw-logica. Ze werken met bedragen, niet met btw-codes. Exact Online daarentegen moet voor elke factuurregel weten welk btw-tarief van toepassing is: 0%, 9% of 21%.

De koppeling lost dit op door btw-codes te mappen op basis van productgroep, klanttype of land van de afnemer. Een binnenlandse verkoop krijgt automatisch het standaardtarief. Een EU-levering krijgt de juiste ICP-code. Dat voorkomt fouten die je anders pas bij de btw-aangifte ontdekt.

Betalingscondities

In je CRM staat "Net 30" of "betalen binnen 14 dagen". Exact Online werkt met interne betalingsconditiecodes. De koppeling vertaalt de CRM-conditie naar de juiste code in Exact. Zo krijgt elke factuur de afgesproken betalingstermijn, zonder dat finance het handmatig hoeft in te stellen.

Valuta bij internationale deals

Werk je internationaal, dan komen deals in verschillende valuta's binnen. Exact Online maakt onderscheid tussen het factuurbedrag in de originele valuta en het bedrag omgerekend naar je administratievaluta. De koppeling zorgt dat beide bedragen correct worden ingevuld, zodat je boekhouding klopt ongeacht of de deal in euro's, dollars of ponden is afgesloten.

Hoeveel tijd bespaar je?

De rekensom is simpel. Bij 50 deals per maand besteedt finance gemiddeld 10 tot 15 minuten per factuur aan het overzetten van gegevens. Dat is 8 tot 12 uur per maand aan puur administratief werk.

Met een koppeling valt dat weg. Maar het gaat niet alleen om uren. Het gaat om snelheid. Een factuur die dezelfde dag verstuurd wordt in plaats van drie tot vijf werkdagen later, verkort je effectieve betalingstermijn. Bij 50 facturen per maand scheelt dat 150 tot 250 wachtdagen. Dat is cashflow die je eerder op je rekening hebt.

En dan zijn er de fouten die je niet meer maakt. Verkeerd bedrag overgetypt? Komt niet meer voor. Btw-tarief vergeten aan te passen? De koppeling doet het automatisch. Factuur naar het oude adres gestuurd? De gegevens komen realtime uit je CRM.

Wat is er nodig om dit in te richten?

Je hebt geen ontwikkelaar nodig. De koppelingen van iWebDevelopment zijn no-code, je configureert ze via een dashboard. De stappen:

1. Koppel je CRM (HubSpot, Salesforce of Pipedrive) en Exact Online
2. Stel in welke pipeline stage de facturatie triggert
3. Map je producten en btw-codes
4. Test met een proeffactuur
5. Zet de koppeling live

De koppelingen zijn maandelijks opzegbaar, dus je kunt het zonder risico proberen.

Van handmatig naar automatisch

De stap van offerte naar factuur is de meest repetitieve handeling in de samenwerking tussen sales en finance. En het is precies het type werk dat je niet handmatig wilt blijven doen. De data bestaat al. De koppeling zorgt dat die data op het juiste moment op de juiste plek terechtkomt.

Wie de hele klantcyclus wil automatiseren (van eerste contact tot betaling) begint hier. Bij het moment dat de deal gewonnen is en de factuur zichzelf maakt.

Meer weten over de beveiliging van je gegevens? De koppelingen van iWebDevelopment zijn ISO 27001-gecertificeerd en onafhankelijk gepentest. Maandelijks opzegbaar.

Wil je het zelf proberen? Bekijk de HubSpot-koppeling →

Liever een ander CRM? Salesforce-koppeling → | Pipedrive-koppeling →