Offertes automatisch omzetten naar verkoopfacturen

Je kent het proces: Sales sluit een deal in het CRM en stuurt een e-mail naar finance. Finance opent Exact Online, zoekt de klant op, maakt een factuur aan, voert de producten in en neemt de prijsafspraken over. Nog een check op het btw-tarief en vervolgens wordt de factuur verzonden. Twintig minuten werk, voor elke deal opnieuw.

Nu de versie met een koppeling tussen je CRM systeem en je boekhouding: Sales sluit een deal, de factuur wordt klaargezet in Exact Online en automatisch verzonden. Klaar is Kees. Geen e-mail, gegevens overtypen of vertraging. Het verschil is een offerte naar factuur automatisch laten lopen via een koppeling tussen je CRM en Exact Online. En hoe dat technisch werkt leggen we in dit artikel stap voor stap uit.

De zeven stappen van offerte naar factuur

Onder de motorkap doorloopt een automatische koppeling zeven stappen. Elk van die stappen vervangt iets wat nu handmatig gebeurt.

1. Sales maakt een deal aan in het CRM

Je salesmedewerker vult de deal in zoals altijd. Klantnaam, producten, aantallen, prijzen. In HubSpot zijn dat line items, in Salesforce Products met PricebookEntries, in Pipedrive dealvelden met producten. De data die je nodig hebt voor een factuur bestaat al op dit moment.

2. De deal wordt gewonnen

De salesmedewerker verschuift de deal naar de gewonnen-fase. In HubSpot verander je de pipeline stage, in Salesforce zet je de Opportunity op Closed Won, in Pipedrive sleep je de deal naar de won-kolom. Dit moment, deze statusverandering, is het startschot.

3. De koppeling detecteert de wijziging

Zodra de dealstatus verandert, pikt de koppeling dit op. Bij HubSpot en Salesforce via een polling-mechanisme of webhook, bij Pipedrive via een real-time webhook. De koppeling weet: deze deal is gewonnen, er moet een factuur komen.

4. Relatie checken of aanmaken in Exact Online

Voordat er een factuur aangemaakt kan worden, moet de klant bestaan in Exact Online. De koppeling zoekt op basis van bedrijfsnaam, KvK-nummer of e-mailadres of de relatie al bestaat. Zo ja, dan wordt de deal aan de bestaande klantrelatie gekoppeld.. Zo nee, wordt de nieuwe klantrelatie automatisch aangemaakt met de gegevens uit het CRM. Denk aan naam, adres, btw-nummer en betalingsconditie.

5. Verkoopfactuur aanmaken

Als de klantrelatie bestaat en de deal is gekoppeld, maakt de koppeling een verkoopfactuur aan in Exact Online met de juiste producten, aantallen en bedragen. Elke line item uit je CRM wordt een factuurregel. De factuur is hiermee binnen seconden klaar, compleet met het juiste btw-tarief en de afgesproken betalingsconditie.

6. Factuur verzenden

Afhankelijk van je instellingen in Exact Online wordt de factuur automatisch per e-mail verstuurd naar de klant. Er is geen handmatige actie meer nodig.

7. Betaalstatus terug naar het CRM

Als de klant heeft betaald, registreert Exact Online de betaling. De koppeling stuurt die status terug naar je CRM. Sales ziet direct in de deal dat de factuur is betaald, zonder finance te hoeven bellen.

Per CRM: hoe werkt de koppeling?

De basisproces is hetzelfde, maar de details verschillen per platform.

HubSpot

HubSpot werkt met deals, pipeline stages en line items. Commerce Hub CPQ genereert offertes met producten en prijzen, maar de stap naar Exact Online ontbreekt in HubSpot zelf.

Met een koppeling verloopt het zo: de deal verplaatst naar de gewonnen-stage, de koppeling leest de line items (product, aantal, prijs), checkt of de relatie in Exact bestaat en maakt een verkoopfactuur aan. Productcodes worden gematcht tussen HubSpot en Exact Online, zodat het juiste artikel op de factuur staat.

Salesforce

Salesforce werkt met Opportunities, Products en PricebookEntries. Wanneer een Opportunity op Closed Won komt, leest de koppeling de gekoppelde producten met prijzen uit. De relatie wordt gezocht of aangemaakt in Exact, en de factuur volgt automatisch.

Pipedrive

Pipedrive stuurt bij een stage change een real-time webhook. Dat betekent: geen vertraging. Zodra de deal op gewonnen staat, pikt de koppeling het direct op. Producten en bedragen worden uitgelezen en vertaald naar factuurregels in Exact Online.

Pipedrive heeft een eigen Invoicing App Extension, maar die facturen leven in het Pipedrive-ecosysteem, ze komen niet in je boekhouding, een koppeling naar Exact Online regelt dit wel.

Vier technische uitdagingen en hoe ze worden opgelost

De flow klinkt simpel, maar achter de schermen worden er vier dingen opgelost die je anders handmatig zou moeten doen.

Product bestaat niet in Exact Online

Wat als sales een product op een deal zet dat nog niet bestaat in Exact Online? De koppeling kan het product automatisch aanmaken op basis van de CRM-gegevens: naam, prijs, productcode. Of je kiest ervoor dat de koppeling een melding geeft zodat je het product eerst zelf aanmaakt. Welke aanpak past, hangt af van hoe strak je je artikelstamdata wilt beheren.

Btw-tarief: CRM weet dit niet, Exact Online wel

HubSpot, Salesforce en Pipedrive hebben geen btw-logica. Ze werken met bedragen, niet met btw-codes. Exact Online daarentegen moet voor elke factuurregel weten welk btw-tarief van toepassing is: 0%, 9% of 21%.

De koppeling lost dit op door btw-codes te mappen op basis van productgroep, klanttype of land van de afnemer. Een binnenlandse verkoop krijgt automatisch het standaardtarief. Een EU-levering krijgt de juiste ICP-code. Dat voorkomt fouten die je anders pas bij de btw-aangifte ontdekt.

Betalingscondities

In je CRM staat "Net 30" of "betalen binnen 14 dagen". Exact Online werkt met interne betalingsconditiecodes. De koppeling vertaalt de CRM-conditie naar de juiste code in Exact. Zo krijgt elke factuur de afgesproken betalingstermijn, zonder dat finance het handmatig hoeft in te stellen.

Valuta bij internationale deals

Werk je internationaal, dan komen deals in verschillende valuta's binnen. Exact Online maakt onderscheid tussen het factuurbedrag in de originele valuta en het bedrag omgerekend naar je administratievaluta. De koppeling zorgt dat beide bedragen correct worden ingevuld, zodat je boekhouding klopt ongeacht of de deal in euro's, dollars of ponden is afgesloten.

Tijdsbesparing

Een koppeling tussen je CRM en Exact Online levert een flinke tijdsbesparing op. Laten we uitgaan van 50 deals per maand en een gemiddelde tijdsbesteding van finance van 10 tot 15 minuten per factuur aan het overzetten van gegevens. Dat komt neer op 8 tot 12 uur per maand aan puur administratief werk. Met een koppeling valt dat helemaal weg.

Uiteraard gaat het niet alleen om uren, het gaat om snelheid. Een factuur die dezelfde dag verstuurd wordt in plaats van drie tot vijf werkdagen later, verkort je effectieve betalingstermijn. Dat scheelt 150 tot 250 wachtdagen bij 50 facturen per maand, dat verbetert direct je cashflow.

Daar naast bespaar je natuurlijk tijd op de fouten die niet meer worden gemaakt bij het overnemen van de gegevens. Verkeerde bedragen of een onjuist btw-tarief behoren tot de verleden tijd. De koppeling regelt het automatisch op basis van realtime gegevens uit je CRM gecombineerd met financiële kennis uit Exact Online.

Wat is er nodig om dit in te richten?

Je hebt geen ontwikkelaar nodig. De koppelingen van iWebDevelopment zijn no-code, je configureert ze via een dashboard. De stappen:

1. Koppel je CRM (HubSpot, Salesforce of Pipedrive) en Exact Online
2. Stel in welke pipeline stage de facturatie triggert
3. Map je producten en btw-codes
4. Test met een proeffactuur
5. Zet de koppeling live

De koppelingen zijn maandelijks opzegbaar, dus je kunt het zonder risico uitproberen.

Van handmatig naar automatisch

De stap van offerte naar factuur is de meest repetitieve handeling in de samenwerking tussen sales en finance. En het is precies het type werk dat je niet dubbel wilt blijven doen, de data bestaat al, de koppeling zorgt dat deze data op het juiste moment op de juiste plek terechtkomt.

Wie de hele klantcyclus wil automatiseren (van eerste contact tot betaling) begint hier. Bij het moment dat de deal gewonnen is en de factuur zichzelf maakt.

Meer weten over de beveiliging van je gegevens? De koppelingen van iWebDevelopment zijn ISO 27001-gecertificeerd en onafhankelijk gepentest.

Wil je het zelf proberen? Bekijk de HubSpot-koppeling →

Gebruik je een ander CRM? Salesforce-koppeling → | Pipedrive-koppeling →